Configurar correctamente las localizaciones múltiples de equipo es vital para su correcto funcionamiento. Este artículo te ayudará a configurar las localizaciones de inventario, migrar tu inventario y empezar a utilizar las localizaciones múltiples de equipo en tu espacio de trabajo Rentman.

Nota: las localizaciones de almacenamiento se encuentran disponibles con las licencias de Planificación de equipo Pro, o la combinación de Planificación de equipo Estándar + el complemento de Seguimiento de equipo.

El complemento Almacén adicional es necesario para disponer de una localización de almacén adicional desde la que planificar.

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Localizaciones de inventario

Puedes encontrar una vista de tus localizaciones de inventario como un submódulo llamado Localizaciones de inventario en el módulo category Equipo.

Configurar localizaciones de inventario

Existen dos tipos de localizaciones de inventario; almacenes y localizaciones de almacenamiento. Encontrarás más información sobre la diferencia entre ambos en la sección sobre localizaciones de almacenamiento y almacenes.  

Cuando se configuran por primera vez las localizaciones de inventario, todo el equipo se encontrará en una localización de inventario llamada Localización de inventario predeterminada. Recomendamos que cambies el nombre a la ubicación que tengo la mayor parte del equipo. Para cambiarle el nombre a esta, o a otra localización de inventario:

1. Selecciona la localización de inventario . 
2. Haz clic en edit Editar.
3. Escribe un nombre nuevo en el campo «Nombre».
4. Guardar

Una vez se le ha cambiado el nombre a la Localización de inventario predeterminada, puedes añadir una localización de inventario mediante la opción
+ Añadir localización de inventario

Puedes configurar un permiso para un rol de usuario y, así, limitar el acceso al módulo Localización de inventario.

Desactivar localizaciones de inventario

Las localizaciones de inventario pueden desactivarse, pero no borrarse. Cuando una localización de inventario se desactiva, esta ya no aparecerá en Rentman, por ejemplo, cuando se planifican proyectos o se reserva equipo. Una localización de inventario solo debe desactivarse cuando:

• Todo el equipo se ha transferido a otra localización de inventario.
• No se ha planificado ni se planificará ningún proyecto o desde esta localización de inventario.
• Todo el equipo se ha devuelto al módulo Almacén.

Para desactivar una localización de inventario:

1. Selecciona la localización de inventario . 
2. Haz clic en edit Editar.
3. Configura el campo «Activo» a «No».
4. Guardar

Archivar localizaciones de inventario

Las localizaciones de inventario también pueden archivarse. Una localización de inventario solo debe archivarse cuando:

• Todo el equipo se ha transferido a otra localización de inventario.
• No se ha planificado ni se planificará ningún proyecto o desde esta localización de inventario.
• Todo el equipo se ha devuelto al módulo Almacén.
• Todo el equipo se ha reparado en el módulo Mantenimiento.

Para archivar una localización de inventario:

1. Selecciona la localización de inventario . 
2. Haz clic en el botón Más acciones more_vert.
3. Selecciona «Archivar».

Asignar equipo a una localización de inventario

Una vez configuradas las localizaciones de inventario, el equipo puede asignarse a una de ellas. Esto funciona de dos maneras, según el método de cálculo de inventario del equipo.

Equipo masivo

La asignación de equipo masivo a una localización de inventario se realiza mediante movimientos de inventario. Cada movimiento de inventario puede tener asignada una localización de inventario. La cantidad de inventario en una localización de inventario determinada puede modificarse moviendo el equipo a otra localización o corrigiendo el inventario actual en la localización determinada. No es posible modificar la localización de inventario de movimientos anteriores.

Equipo individual (serializado)

Cada número de serie tiene asignada una localización de inventario. La localización de inventario de un número de serie puede modificarse seleccionando otra localización en el campo Localización de inventario.

La localización de inventario de varios números de serie se puede cambiar al mismo tiempo seleccionando los números de serie y haciendo clic en edit Editar.

Tipos de localizaciones de inventario

En Rentman, puedes elegir entre dos tipos de localizaciones de inventario, el almacén y la localización de almacenamiento.

Localizaciones de almacenamiento

Imagina: tienes dos almacenes; uno en Ámsterdam y otro en Róterdam. Además, también tienes algún equipo guardado en pequeñas localizaciones de almacenamiento (por ejemplo, cajas en garaje) que rara vez necesitas, solo para proyectos específicos.

No es necesario que planifiques proyectos desde estas localizaciones de almacenamiento, sin embargo, sí que quieres tener una idea de dónde está almacenado este equipo, qué equipo está exactamente disponible, y organizar el transporte interno a tu almacén principal cuando sea necesario.

En esta situación o similar, te aconsejamos que hagas uso de una localización de almacenamiento en lugar de añadir un nuevo almacén a tu cuenta. En relación con las localizaciones de almacenamiento, es importante saber lo siguiente: 

• Las localizaciones de almacenamiento son gratuitas y puedes crear tantas como quieras; sin embargo, necesitas utilizar nuestro complemento Seguimiento de equipo que está disponible en combinación con la licencia Planificación de equipo Pro y
• No puedes planificar un proyecto desde una localización de almacenamiento; primero hay que transferir el equipo a un almacén. 

Configurar una localización de almacenamiento

1. Dirígete al módulo category Equipo y selecciona el submódulo «Localizaciones de inventario».
2. + Añadir localización de inventario 
3. Introduce el nombre + detalles de la dirección de la localización de almacenamiento. 
4. En Tipo, selecciona «Localización de almacenamiento».
5. Activo: sí. 

Almacén

Si quieres planificar tus proyectos directamente desde una localización de inventario específica, puedes hacerlo creando una localización de almacén adicional en tu cuenta. Para ello, sigue estos pasos: 

1. Dirígete al módulo category Equipo y selecciona el submódulo «Localizaciones de inventario».
2. + Añadir localización de inventario 
3. Introduce el nombre + detalles de la dirección de la localización del almacén. 
4. En Tipo, selecciona «Almacén».
5. Activo: sí. 

Migrar inventario a las localizaciones

Una vez configuradas las localizaciones de inventario, es necesario asignar una localización de inventario a todas las cantidades y equipo. Hay tres formas de asignar equipo (en masa) a la localización de inventario adecuada.

Mover artículos masivos y/o serializados a través de la importación de actualizaciones

Para mover artículos a través de una importación de actualización:

1. Exporta el equipo a una hoja XLSX.
2. Edita la hoja para que los números del equipo sean precisos para una localización de inventario.
3. Importa de nuevo la hoja XLSX a Rentman, seleccionando la localización de inventario adecuada.

Mover equipo masivo mediante recuento de inventario

Un recuento de inventario puede utilizarse para migrar artículos masivos a varias localizaciones de inventario. Esto se hace eligiendo la localización de inventario adecuada antes de comenzar el recuento de inventario.

Mover manualmente combinaciones físicas individuales (serializadas)

Las combinaciones físicas individuales (serializadas) pueden asignarse manualmente en las localizaciones de inventario, tal y como se describe en Asignación de equipo a una localización de inventario.

Nota: los números de serie no pueden moverse cuando el número de serie está en reparación, se ha perdido o forma parte de la combinación física. En estas situaciones, la reparación debe marcarse como completa, el equipo debe marcarse como encontrado o la localización de inventario de la combinación física asignada debe cambiar.

Mover manualmente combinaciones físicas masivas

Las combinaciones físicas masivas pueden asignarse manualmente a las localizaciones de inventario del siguiente modo:

1. Selecciona la combinación física deseada .
2. Dirígete a la pestaña Inventario.
3. Haz clic en el botón «Mover inventario».
4. Introduce la cantidad que quieres mover.
5. Selecciona las localizaciones de inventario en los campos «Desde» y «A».
6. Confirmar

Nivel y disponibilidad de inventario del equipo

Para ver solo el equipo existente en una localización de inventario en el módulo category Equipo, selecciona la localización de inventario deseada en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Esto proporciona una lista con el equipo que tiene una cantidad superior a cero en esa localización de inventario, así como el equipo con una cantidad igual a cero en cualquier localización de inventario.

Las columnas Cantidad (por ejemplo, Cantidad actual, Cantidad actual excl. combinaciones físicas, Cantidad en combinaciones físicas, etc.) en la tabla de equipo se refieren a la cantidad total en todas las localizaciones de inventario.

La disponibilidad de equipo de cada localización de inventario se puede consultar en la línea de tiempo del equipo. Esta muestra la disponibilidad total. Al hacer clic en la flecha junto al nombre del equipo, se desplegará la disponibilidad de existencias por localización de inventario.

The equipment timeline can be filtered on one location by using the stock location filter located next to the Date selector.

Se puede obtener una visión general del nivel de existencias de cada localización de inventario para un equipo determinado, haciendo doble clic en el equipo. Esta se puede consultar en la sección «Inventario» de la pestaña Datos del equipo.

Planificar proyectos

En la pestaña General de un (sub)proyecto, hay el campo: «Localización de inventario». Este te permite tener un proyecto en múltiples localizaciones de inventario mediante la asignación de localizaciones de inventario a diferentes subproyectos.

Al planificar el equipo en un proyecto, TODO el equipo en TODAS las localizaciones aparecerá en la lista que incluye tu inventario planificable.

Si se planifica equipo que no está disponible en la localización de inventario seleccionada para el proyecto, el equipo se resaltará en rojo, indicando una escasez.

En la línea de tiempo del proyecto, puedes seleccionar si quieres ver la disponibilidad de una localización de inventario o de todas. 

Resolver escaseces

Cuando falte material en un proyecto, la escasez puede solucionarse subalquilándolo a un proveedor. Al utilizar la función de localizaciones múltiples de equipo, es necesario indicar la localización de inventario del trabajo de subalquiler.

Para un proyectos con varias localizaciones de inventario (a nivel de subproyecto), debe crearse un subalquiler para cada localización de inventario. Si seleccionas un equipo que dispone de dos o más localizaciones de inventario, debes elegir para qué localización de inventario quieres subalquilar el equipo. A continuación, se creará un subalquiler para las escasecez de equipo en esa localización.

Resolver escaseces con un subalquiler interno

Puedes añadir un subalquiler interno para solucionar las escaseces de equipo en otras ubicaciones de tu empresa. Es posible añadir un subalquiler interno como uno normal, pero se debe seleccionar interno en lugar de externo y decidir las ubicaciones de origen y destino. Se creará un nuevo proyecto en tu módulo table_chart Proyectos que te permitirá realizar un seguimiento del subalquiler interno.

Localizaciones de inventario en el módulo Almacén

Filtro de localizaciones de inventario

Los (sub)proyectos se pueden filtrar en el almacén por localización de inventario.

Este solo filtra (sub)proyectos. El transporte programado y el personal que aparecen en el módulo Almacén no se filtran por localización de inventario.

Detalles de la localización de inventario en la tarjeta del (sub)proyecto

Cada tarjeta incluye la localización de inventario del (sub)proyecto

Reservar equipo individual (serializado) en el almacén

Al escanear equipo individual (serializado) fuera o dentro del almacén, Rentman comprueba que la localización de inventario del equipo que se está escenando coincide con la localización de inventario del (sub)proyecto. 

Escaneado de devoluciones

Al utilizar la función de escaneado de devoluciones, el software solicita una localización de inventario para garantizar que solo se pueda volver a escanear equipo de (sub)proyectos con esa localización de inventario.

Mantenimiento

Las reparaciones, el equipo perdido y los recuentos de inventario ahora tienen en cuenta la localización de inventario para realizar cálculos correctos de disponibilidad de equipo (por localización de inventario).

Reparaciones

Las reparaciones (en masa) deben tener asignada una localización de inventario. Con el equipo individual (serializado), la localización de inventario se obtiene automáticamente de la localización de inventario del número de serie. 

Nota: la localización de inventario del trabajo de reparación y el número de serie no pueden editarse una vez creado el trabajo de reparación. Una reparación abierta debe marcarse como finalizada para cambiar la localización de inventario del número de serie.

Equipo perdido

Para el equipo perdido, la localización de inventario del equipo se obtiene automáticamente a partir de la localización de inventario del proyecto.

Recuento de inventario

Rentman te pedirá que selecciones una localización de inventario antes de iniciar un recuento de inventario.

Preguntas frecuentes

¿Puedo ver y exportar los niveles de inventario/cantidades de equipo por localizaciones de inventario específicas en Rentman?

Sí, puedes hacerlo al añadir una columna a tu vista en el módulo category Equipo llamada «Inventario total por localización de inventario». Esta columna suma las cantidades de equipo en todas las localizaciones de inventario seleccionadas y puede exportarse para facilitar la gestión de las existencias. Sin embargo, no puede añadirse a las plantillas de documentos.