Creación y uso de múltiples localizaciones de existencias

Establecer correctamente la localización de los equipos es vital para su buen funcionamiento. Este artículo te ayudará a configurar las localizaciones de existencias, a migrar tu inventario y a empezar a utilizar múltiples localizaciones de equipos en tu espacio de trabajo de Rentman.

Por favor, ten en cuenta Actualmente, esta función sólo está disponible como complemento en nuestra nueva estructura de licencias. Para más información, visita nuestra página de precios. 

Localizaciones de existencias

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Puedes encontrar una vista de tus localizaciones de existencias como un submódulo llamado localizaciones de existencias en el category  Módulo de equipos.

Configuración de las localizaciones de existencias

Hay dos tipos de localizaciones de existencias: almacenes y localizaciones de existencias. Encontrarás más información sobre la diferencia entre ambos en almacenes y localizaciones de existencias.  

Al configurar las localizaciones de existencias por primera vez, todos los equipos estarán en una localización de existencias denominada localización de existencias por defecto. Se recomienda cambiar el nombre a la localización que contenga más equipos. Para cambiar el nombre a esta, o cualquier otra localización de existencias:

  1. Selecciona  select_1.png  la localización de existencias. 
  2. Haz clic en edit Editar
  3. Escribe un nuevo nombre en el campo "Nombre"
  4. Guardar

Una vez la localización de existencias por defecto ha sido renombrada, puedes añadir una localización de existencias haciendo clic en
+ Añadir localización de existencias

Puedes establecer un permiso para un rol de usuario para limitar el acceso al módulo de localización de existencias..

Desactivación de localizaciones de existencias

Las localizaciones de existencias pueden desactivarse, pero no borrarse. Cuando una localización de existencias se hace inactiva, la localización de existenciasya no aparecerá en Rentman, por ejemplo, cuando se planifican proyectos o se reservan equipos. Una localización de existencias sólo debe quedar inactiva cuando:

  • Todo el equipo ha sido trasladado a otra localización de existencias
  • No hay ni habrá proyectos futuros a partir de esta localización de existencias
  • Todo el equipo ha sido devuelto en el Módulo del almacén

Para desactivar una localización de existencias:

  1. Selecciona  select_1.png  la localización de existencias. 
  2. Haz clic en edit Editar
  3. Ajusta el campo "Activo" a "No"
  4. Guardar

Archivar las localizaciones de existencias

Las localizaciones de existencias también pueden ser archivadas. Una localización de existencia sólo debe archivarse cuando:

  • Todo el equipo ha sido trasladado a otra localización de existencia
  • No hay ni habrá proyectos futuros a partir de esta localización de existencia
  • Todo el equipo ha sido devuelto en el Módulo de almacén
  • Todos los equipos han sido reparados en el Módulo de mantenimiento

Para archivar una localización de existencias:

  1. Selecciona  select_1.png  la localización de existencias
  2. Haz clic en el botón Más acciones more_vert.
  3. Selecciona "Archivar".

Asignar equipos a una localización de existencias

Una vez que se han configurado las localizaciones de existencias, los equipos pueden asignarse a una localización de existencias. Esto funciona de dos maneras, dependiendo del método de cálculo de existencias del equipo.

Equipos en masa

La asignación de equipos masivamente a una localización de existencias se realiza mediante movimientos de inventario. Cada movimiento de inventario puede tener asignada una localización de existencias. La cantidad de existencias en una localización de existencias determinada puede modificarse trasladando los equipos a otra localización de existencias o corrigiendo las existencias actuales en dicha localización de existencias. Las localizaciones de existencias de los movimientos de inventarios pasados no pueden modificarse.

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Equipo individual (serializado)

Cada movimiento de inventario puede tener asignada una localización de existencias. La localización de existencias de un número de serie puede cambiarse seleccionando otra localización en el campo localización de existencias.

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La localización de existencias de varios números de serie puede cambiarse al mismo tiempo select_1.pngseleccionando los números de serie y haciendo clic en edit Editar.

Tipos de localización de existencias

En Rentman, puedes elegir entre dos tipos de localización de existencias, los almacenes y las localizaciones de existencias.

Localizaciones de existencias

Imagínate: Tienes dos almacenes: uno en Ámsterdam y otro en Rotterdam. Además, también tienes algunos equipos almacenados en algunas pequeñas localizaciones (por ejemplo, cajas de garaje) que rara vez necesitas, sólo para proyectos específicos.

No es necesario que planifiques los proyectos desde estas localizaciones de existencias, sin embargo, sí quieres saber dónde se almacena este equipo, qué equipo está exactamente disponible y organizar el transporte interno a tu almacén principal cuando sea necesario.

En esta situación o similar, te aconsejamos que has uso de una localización de existencias en lugar de añadir un nuevo almacén a tu cuenta. En cuanto a la localizaciones de existencias, es importante saber lo siguiente: 

  • Las localizaciones son gratuitas, y puede crear tantas como desees; sin embargo, necesitas hacer uso de nuestro complemento: Sistema de inventarios QR que está disponible en combinación con la licencia Sistema de inventarios QR Pro y 
  • No puedes planificar un proyecto desde una localización de existencias; primero tienes que trasladar los equipos a un almacén. 

Establecer una localización de existencias 

  1. + Añadir localización de existencias 
  2. Indique el nombre y la dirección de esta localización 
  3. Para el tipo, selecciona "Localización del almacén".
  4. Activa: Sí 

Almacén

Si deseas planificar tus proyectos directamente desde una localización de existencias específica, puedes hacerlo creando una localización de almacén adicional en tu cuenta. Puedes hacerlo siguiendo los siguientes pasos: 

  1. + Añadir localización de inventario 
  2. Indica el nombre y la dirección de esta localización 
  3. Para el tipo, selecciona "almacén".
  4. Activa: Sí 

Migra el existencias a las localizaciones de existencias

Una vez establecidas las localizaciones de existencias, es necesario asignar una localización de existencias a todas las cantidades y equipos. Hay tres maneras de asignar equipos (masivamente) a la localización de existencias adecuado.

Tipo de equipo

Serializado

Masivamente

Artículo

Actualización de la importación

Actualización de la importación/ Recuento de inventario

Case

Movimiento manual

Movimiento manual

Kit

No se requiere ninguna acción ya que la cantidad del kit se basa en el contenido

Mover los artículos masivamente y/o serializados a través de la importación de actualizaciones

Para mover artículos a través de una actualización de importación:

  1. Exporta los equipos a una hoja XLSX
  2. Edita la hoja para que los números de los equipos sean precisos para una localización de existencias
  3. Importa de nuevo la hoja XLSX en Rentman, eligiendo la localización de existencias adecuado

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Traslada el equipo masivamente, mediante el recuento de inventario

Un recuento de inventario se puede utilizar para migrar artículos masivamente a varias localizaciones de existencias. Esto se hace eligiendo la localización de existencias adecuado antes de comenzar el recuento de inventario.

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Mueve manualmente los cases individuales (serializados)

Los cases individuales (serializados) pueden asignarse a las localizaciones de existencias manualmente, como se describe en Asignación de equipos a una localización de existencias.

Nota: Los números de serie no pueden ser trasladados cuando el número de serie está en reparación, se pierde o se asigna a un case. En estas situaciones, la reparación debe marcarse como completa, el equipo debe marcarse como encontrado, o la localización de existencias del caso asignado debe cambiar.

Mover manualmente los cases masivos.

Los cases masivos pueden ser asignados a las localizaciones de existencias manualmente como sigue:

  1. Selecciona select_1.png el case deseado
  2. Dirígete a la pestaña de existencias
  3. Haz clic en el botón "Mover existencias".
  4. Introduce la cantidad a desplazar
  5. Selecciona las localizaciones de existencias en los campos "De" y "A"
  6. Confirma

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Consejo: Lee ¿Por qué hay que mover manualmente el contenido de algunos cases? para obtener más información sobre la migración de cases.

Nivel de existencias y disponibilidad de los equipos

Para ver sólo los equipos presentes en una localización de existencias en el Módulo de equipos, selecciona la localización de existencias deseada en la esquina superior derecha de la pantalla.

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Esto proporciona una lista con los equipos que tienen una cantidad superior a cero en esa localización de existencias, así como los equipos con una cantidad de cero en cualquier localización de existencias.

Las columnas de cantidad (por ejemplo, Cantidad actual, Cantidad actual sin cases, Cantidad en cases) en la cuadrícula de equipos se refieren a la cantidad total en todas las localizaciones de existencias.

La disponibilidad de equipos de cada localización de existencias se puede ver desde la línea de tiempo del equipo. La línea de tiempo del equipo muestra la disponibilidad total. Al hacer clic en la flecha situada junto al nombre del equipo, se ampliará la disponibilidad de existencias por localización de existencias.

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La línea de tiempo de los equipos puede filtrarse en una localización utilizando el filtro de localización de existencias situado junto al selector de fecha.

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Una vista general del nivel de existencias de cada localización de existencias de un equipo determinado puede encontrarse haciendo doble clic en el equipo. Esto se puede ver en la sección "existencias" de la pestaña Data de un equipo.

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Proyectos planificados

En la pestaña General de un (sub)project, hay un campo: "Localización de existencias". Esto te permite tener un proyecto con múltiples localizaciones de existencias asignando las localizaciones de inventario a diferentes subproyectos.

 

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Al planificar los equipos en un proyecto, TODOS los equipos de TODAS las localizaciones aparecerán en la lista que contiene stu inventario planificable.

 

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Si se planifica un equipo que no está disponible en la localización de existencias seleccionada para el proyecto, el equipo se resaltará en rojo, indicando una escasez.

En la línea de tiempo del proyecto, puede seleccionar si deseas ver la disponibilidad de una localización de existencias o de todas las localizaciones de existencias. 

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Resolver la escasez

Cuando hay escasez en un proyecto, la escasez puede resolverse subalquilando de un proveedor. Cuando se utiliza la función de múltiples localizaciones de equipos , es necesario indicar la localización de existencias del trabajo de subalquiler.

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Para un proyecto con múltiples localizaciones de existencias (a nivel de subproyecto), debe crearse un subalquiler para cada localización de existencias. Si seleccionas un equipo que tiene 2 o más localizaciones de existencias, debes elegir para qué localización de existencias quieres subalquilar el equipo. A continuación, se creará un subalquiler para la escasez de equipos en esa localización de existencias.

Resolver la escasez con un subalquiler interno

¿Y si se resuelven las escaseces en un proyecto con equipos de otra localización de existencias? Actualmente no hay una solución óptima para esto y estamos trabajando para mejorar este flujo de trabajo. Si tienes alguna pregunta o sugerencia no dudes en contactarnos

Hasta que esto se desarrolle, por ahora es posible crear un subalquiler y seleccionarte a sí mismo como proveedor. Acepta esta solicitud de alquiler, (de ti mismo) y en el proyecto resultante, selecciona la otra localización de existencias en la pestaña General.

Localización de existencias en el almacén

Filtro de localización de existencias

Los (sub)proyectos pueden filtrarse en el almacén por localización de existencias.

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Esto filtra sólo los (sub)proyectos. Los transportes programados y el personal mostrados en el módulo de almacén no se filtran por localización de existencias.

Detalles de localización de existencias en la tarjeta del (sub)proyecto

Cada tarjeta contiene la localización de existencias del (sub)proyecto

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Reservar individualmente (equipo serializado) en el almacén

Al escanear equipos individuales (serializados) fuera o dentro del almacén, Rentman comprueba que la localización de existencias de los equipos que se escanean coincide con la localización de existencias del (sub)proyecto. Si no coincide, la localización de existencias del equipo individual (serializado) se actualizará automáticamente para que coincida con la localización de existencias del (sub)proyecto.

Escaneo de retorno

Cuando se utiliza la función de escaneo de retorno, el software solicita una localización de existencias para garantizar que sólo se puedan devolver los equipos de los (sub)proyectos con esa localización de existencias.

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Reparación / Mantenimiento

Las reparaciones, los equipos perdidos y los recuentos de inventario ahora tienen en cuenta la localización de existencias para realizar cálculos correctos de disponibilidad de equipos (por localización de existencias).

Reparaciones

Las reparaciones (masivas) deben tener ahora una localización de existencias asignada. En el caso de los equipos individuales (serializados), la localización de existencias se toma automáticamente de la localización de existencias del número de serie. 

Nota: La localización de existencias del trabajo de reparación y el número de serie no pueden editarse una vez creado el trabajo de reparación. Para cambiar la localización de existencias del número de serie, una reparación abierta debe marcarse como completa

Equipos perdidos

Para equipos perdidos, la localización de existencias del equipo se toma automáticamente de la localización de existencias del proyecto.

Recuento de inventario

Rentman le pedirá que seleccione una localización de existencias antes de iniciar el recuento.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no es posible filtrar la lista de proyectos por localización de existencias?
La localización de existencias es una propiedad del subproyecto y no del proyecto. Esto hace que sea complicado filtrar la lista de proyectos en función de la localización de existencias del subproyecto. Con base a los comentarios de los clientes, esto podría implementarse en el futuro.
¿Qué ocurre cuando se archiva una localización de existencias?
Las localizaciones de existencias pueden ser archivadas, después de que todos los artículos conectados hayan sido eliminado de la localización de existencias (por ejemplo, equipos, reparaciones y proyectos).
Entonces la localización de existencias ya no será visible en ninguna parte del sistema, además del módulo de "localizaciones de existencias archivadas". Desde aquí, todas las localizaciones archivadas se pueden ver , si es necesario, se puede restablecer como localización de existencias normal. localización.
Las localizaciones de existebcuas archivadas no se incluirán en el cálculo de la licencia.

 

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