Dans cet article, nous vous guiderons tout au long du processus de création et de gestion des Bons de commande - ressources humaines (RH) sur la plateforme.

Qu'est-ce qu'un bon de commande RH ?

Un Bon de commande - ressources humaines établit un accord entre une entreprise et un freelance pour un projet spécifique. Le bon de commande permet de garantir une autorisation et un contrôle budgétaire adéquats avant le lancement du projet, fournit un registre clair à des fins comptables et d'audit, et définit clairement la portée et les attentes tant pour le client que pour le prestataire de services.

Cas pratiques

Embauche de techniciens temporaires pour un événement

Une entreprise de production a besoin de trois techniciens du son pour un événement de deux jours. Comme les techniciens sont recrutés par l'intermédiaire d'une agence de recrutement externe, l'entreprise crée un bon de commande RH précisant :

Nombre de techniciens
Dates et horaires de l'événement
Tarif horaire
Coût total estimé

Vérification des factures des freelances par le service financier.

À l'issue d'un festival de musique de trois jours, l'équipe financière reçoit les factures de plusieurs sous-traitants audiovisuels, tels que des techniciens lumière, des ingénieurs du son et des machinistes. Elle examine chaque facture par rapport aux bons de commande approuvés afin de s'assurer que les heures travaillées, les rôles, les frais et les tarifs sont exacts. Toute facture présentant des indemnités journalières inhabituelles est mise en attente pour vérification et une fois tous les détails confirmés, le paiement est traité.

Comment vous lancer dans l'utilisation des Bons de commande RH

Pour utiliser les Bons de commande RH, vous devez d'abord :

Configurer les autorisations de vos rôles utilisateurs.
Paramétrer les frais du personnel.
Paramétrer les tarifs du personnel.

Autorisations de vos rôles utilisateurs

Pour autoriser un utilisateur ou une utilisatrice à générer et à gérer des Bons de commande du personnel, vous devez attributer des autorisations à leurs rôles utilisateurs dans le settings module Configuration.

Autorisations

Autorisations	Action requise	Pourquoi
PowerUser	Vous devez être PowerUser	Les autorisations suivantes qui apparaissent suivies d'une ne sont accessibles que pour les PowerUsers.
Planificateur d'équipes	Activé	Nécessaire pour avoir accès à l'autorisation de "Modifier le planning".
Planificateur d'équipes > Modifier le planning	Sélectionné	Nécessaire pour avoir accès à l'onglet Planification du personnel de vos projets. C'est ici que vous générez les bons de commande RH.
Bons de commande	Activé	Nécessaire pour avoir accès à la fonctionnalité Bons de commande.
Bons de commande > Bons de commande visibles	"Tous les bons de commande"	Nécessaire pour avoir accès à "Ajouter des activités de personnel aux bons de commande".
Bons de commande > Créer et modifier les bons de commande	"Tous les bons de commande"	Nécessaire pour ajouter des données à des bons de commande RH existants, même ceux que vous n'avez pas créés.
Bons de commande > Approuver les bons de commande	Sélectionné	Nécessaire pour approuver soi-même les bons de commande.
Bons de commande > Annuler les bons de commande	Sélectionné	Nécessaire pour annuler les bons de commande.
Bons de commande > Compléter les bons de commande	Sélectionné	Nécessaire pour marquer les bons de commande comme "Terminés".
Bons de commande > Ajouter des activités de personnel aux bons de commande	Sélectionné	Nécessaire pour créer un bon de commande RH.

Paramétrer les frais du personnel

Les frais du personnel sont des frais accessoires, en plus des tarifs horaires standard, qui peuvent être indiqués sur les bons de commande RH que vous générez dans Rentman. Sur la plateforme, ils sont regroupés en quatre catégories : restauration, déplacement, hébergement et autres. Pour vous assurer qu'ils soient correctement pris en compte, vous devez les ajouter aux fonctions.

Paramétrer les tarifs du personnel

Les tarifs du personnel sont les coûts assignés à chaque membre du personnel ou à chaque fonction (rôle) pour le travail fourni. Ces tarifs représentent les coûts de main d'œuvre par heure, par jour ou par événement pour chaque type de personnel.

Les tarifs du personnel peuvent être configurés avant d'être assignés à des fonctions spécifiques ou à des membres du personnel individuels.

Vous pouvez également attribuer un tarif individuel à des membres du personnel spécifiques, si vous avez des accords particuliers avec eux.

Frais du personnel

En plus des tarifs horaires habituels, vous pouvez inclure à vos devis des Frais du personnel, tels que les repas ou les déplacements. Ces frais sont regroupés dans Rentman en quatre catégories : restauration, déplacements, hébergement et autres.

Créer un bon de commande RH

Accédez au projet de votre choix depuis le module table_chart Projets
Rendez-vous dans l'onglet Planification du personnel;
Passez votre curseur sur le nom du membre du personnel pour lequel vous souhaitez créer un bon de commande RH.
Cliquez sur l'icône more_vert à côté de menu_openDétails
Sélectionnez Ajouter au bon de commande;
Dans la fenêtre Ajouter au bon de commande Confirmez
ne fois le bon de commande affiché, saisissez toutes les informations nécessaires.
Sauvegardez

Dans l'onglet Planification du personnel de votre projet, utilisez le filtre Membres du personnel pour afficher toutes les tâches attribuées à une personne spécifique.

Créer des bons de commandes RH de manière groupée

Accédez au projet de votre choix depuis le table_chart module Projets.
Rendez-vous dans l'onglet Planification du personnel.
Sélectionnez les membres du personnel planifiés pour lesquels vous souhaitez créer des bons de commande RH.
Au niveau de la barre bleue qui apparaît en haut, cliquez sur more_vert
Sélectionnez Ajouter au bon de commande
Dans la fenêtre pop-up, cliquez sur Confirmer
Utilisez les boutons chevron_left et chevron_right dans le coin supérieur droit de votre écran pour passer d'un bon de commande RH à l'autre.
Une fois que le formulaire du bon de commande s'affiche, entrez-y toutes les informations essentielles.
Sauvegardez

Ajouter au bon de commande

La fenêtre pop-up Ajouter au bon de commande apparaît lorsque vous créez un ou plusieurs bons de commande. Elle offre un résumé de la ou des actions que vous vous apprêtez à effectuer.

Si aucun bon de commande RH n'existe pour le moment pour le(s) membre(s) du personnel sélectionné(s) dans ce (sous-)projet ou si un bon de commande est sous le statut Terminé ou Annulé, un nouveau bon de commande RH sera créé pour chaque membre du personnel sélectionné.
Si un bon de commande RH existe déjà sous un statut autre que Terminé ou Annulé, les membres du personnel sélectionnés seront ajoutés à à leur(s) bon(s) de commande RH respectif(s).

Comparaison des coûts

Si vous souhaitez vérifier que le montant approuvé pour votre bon de commande RH correspond au coût total final, vous pouvez utiliser la ligne Comparaison des coûts. Pour plus d'informations, veuillez consulter cet article.

Statuts et historique des bons de commande RH

Au fil des étapes, le bon de commande RH passera d'un statut à l'autre. Vous pouvez également consulter l'historique complet du statut de tout bon de commande spécifique dans la section Historique des bons de commande. Pour comprendre le fonctionnement de cette section et de chaque fonction de statut, veuillez vous reporter à cet article.

Les statuts disponibles pour les bons de commande RH sont les mêmes que ceux disponibles pour les bons de commande classiques. Cependant, les processus pour chaque fonctionnalité peuvent différer. Vous n'aurez donc peut-être pas besoin de tous les statuts pour gérer vos bons de commande RH. Par exemple, l'étape d'approbation n'est pas forcément nécessaire pour les bons de commande RH, mais le statut "Approuvé" existe toujours et chaque bon de commande RH doit être déplacé vers ce statut avant de pouvoir être envoyé.

Créer un document

Une fois le bon de commande RH approuvé, vous pouvez générer le document et l'envoyer au membre du personnel concerné.

Dans l'onglet Bons de commande de votre projet, sélectionnez le bon de commande pour lequel vous souhaitez créer un document.
Au niveau de la barre bleue qui s'affiche en haut, cliquez sur Éditer
Sélectionnez Créer document
Dans la fenêtre pop-up, choisissez le modèle de document et l'en-tête que vous souhaitez utiliser.
Cliquez sur Générer

Modèle de document

Par défaut, le même modèle de document est utilisé pour les bons de commande RH et les bons de commande standard. Vous pouvez choisir d'ajouter un module d'informations, appelé "Répartition des coûts du personnel" au modèle afin d'afficher les détails de ces frais. Ce module apparaîtra lors de la génération d'un bon de commande R, mais il ne sera pas affiché sur les bons de commande standard.

Rendez-vous dans le settings module Configuration > Communication > Modèles de documents.
Sélectionnez le modèle de document Bon de commande.
Au niveau de la barre bleue qui s'affiche en haut, cliquez sur Éditer
Dupliquez le modèle en cliquant sur Cliquez ici pour dupliquer le modèle tout en haut.
Dans le menu de droite, cliquez sur add_circle .
Faites glisser et déposez le module Répartition des coûts du personnel depuis le côté droit vers la section du document de votre choix.
Sauvegardez. Astuce Rentman : autrement, vous pouvez utiliser deux modèles distincts. Conservez le modèle original pour les bons de commande standard et créez une copie dédiée aux bons de commande RH, à laquelle vous incluez le module d'informations sur les frais du personnel "Répartition des coûts du personnel".

Questions fréquentes

Pourquoi mes bons de commande RH annulés disparaissent du projet ?

Lorsqu'un bon de commande RH est annulé, celui-ci est supprimé de l'onglet Bons de commande du projet. Vous pouvez toujours y accéder dans le sous-module Bons de commande.

Pourquoi les totaux figurant sur mon bon de commande RH ne correspondent-ils pas au budget du projet ?

Cela se produit lorsque les frais du personnel sont mis à jour après que le bon de commande a déjà été approuvé. La ligne de comparaison des coûts indique les différences occasionnées par ces changements.

Pourquoi le membre du personnel apparaît-il comme "Fournisseur" sur le bon de commande RH ?

Les bons du commandes RH suivent la même structure que les bons de commandes standard. En conséquence, le membre du personnel pour lequel le bon de commande RH a été créé est affiché comme fournisseur.
Si le champ Nom de l'entreprise de la section Détails de l'entreprise de l'onglet Administratif du membre du personnel est complété, ce même nom apparaîtra en tant que fournisseur du bon de commande RH. Si ce champ est laissé vide, les nom et prénom du membre du personnel seront utilisés à la place.

Mon bon de commande RH peut-il inclure des sous-locations ?

Non. Seuls les bons de commande classiques peuvent inclure des sous-locations.

Comment afficher le nom et le numéro du projet sur mon bon de commande RH ?

Vous pouvez afficher le nom et le numéro du projet sur votre document en ajoutant les variables correspondantes au modèle de document du bon de commande RH. Pour obtenir des instructions détaillées sur la modification des modèles de document, consultez cet article.

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