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Avant de commencer à générer vos documents financiers pour vos clients, vous devez vous assurer que certains paramètres soient correctement appliqués. Dans cet article, nous allons passer en revue les différents paramètres de devise, de conditions supplémentaires, de grands livres et bien plus encore !
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La devise
La première étape consiste à vous assurer d'être sur la même longueur d'onde avec votre client en ce qui concerne le prix que vous lui communiquez. Vous devez avant tout indiquer la devise, surtout si vous traitez avec des clients internationaux.
1 - Allez dans settings Configuration > Finance > Finance et ajoutez le signe de la devise que vous utiliserez pour la plupart, ou l'ensemble, de vos transactions.
Les conditions générales
Il existe deux types de conditions :
- Les conditions générales que vous envoyez en pièce jointe avec l'ensemble de vos devis.
- Les conditions supplémentaires, texte brut que vous pouvez ajouter à vos documents si vous le souhaitez.
2 - En suivant les instructions de l'article sur la configuration de vos conditions générales, vous pourrez créer un type de condition ou l'autre.
Les coefficients sur plusieurs jours
Comment configurer les coefficients de prix des équipements (remise sur plusieurs jours)
Vous louez souvent votre matériel pour des périodes plus longues et souhaitez ajuster le prix en fonction de cette période afin de proposer à vos clients un prix plus attractif ? C’est ainsi que fonctionnent les coefficients.
3 - Allez dans settings Configuration > Finance > Coefficients et créez une liste de coefficients que vous utiliserez probablement dans un futur projet.
Gestion des grands livres
Comment gérer les comptes du grand livre dans Rentman
Les grands livres sont utilisés en comptabilité pour diviser le prix de la facture en différentes catégories. Ils sont essentiels lors de l'exportation de vos factures. Nous vous conseillons de vérifier auprès de votre comptable pour vous assurer de créer les bons registres.
4 - Allez dans settings Configuration > Finance > Grands Livres et vérifiez les registres existants par défaut dans Rentman. Modifiez-les ou ajoutez-en des nouveaux si nécessaire.
Astuce : si vous avez le module Équipements dans votre compte Rentman, vous pouvez configurer un grand livre par défaut pour chaque article si vous le souhaitez. La plupart du temps, vous avez un grand livre pour les articles de location et un pour les articles de vente.
Configuration du système d'imposition
Comment configurer la fiscalité (TVA et TPS)
5 - Allez dans settings Configuration > Finance > Régimes de TVA / classe de TVA. Vérifiez les systèmes et assurez-vous que les tarifs que vous utilisez pour appliquer les taxes à vos clients soient bien indiqués là. Sinon, créez un nouveau régime fiscal et appliquez les taux appropriés.
Selon la catégorie d'un article ou d'un service, le taux d'imposition peut varier. C’est ce que nous appelons les classes. Les taux peuvent changer selon le régime associé. Attention, certains régimes n'ont qu'un taux fixe. En cas d'application à un projet, cela écrasera la classe de taxe de l'équipement par exemple.
Les classes peuvent notamment être paramétrées par défaut pour des équipements ou des fonctions. Cela améliore la rapidité et l'efficacité de calcul du prix d'un événement. Nous reviendrons plus en détail sur ce point plus tard.
S'assurer que les clients paient à temps
Comment configurer votre processus de facturation
Nous n'avons pas encore créé de projet et nous voulons déjà savoir quand nous devons facturer le client et quand il doit payer. C'est là qu'interviennent les moments de la facturation et les dates d'échéance.
Lorsque vous créez un projet, les moments de facturation vous indiquent quand vous devez créer la facture et si celle-ci doit être complète ou partielle. S'il s'agit d'une facture partielle, Rentman vous indiquera également quand vous devez établir le reste de la facture. Selon votre configuration, vous saurez quelle partie du total sera facturée après la signature, avant le premier jour du projet ou après la fin de l'événement.
6 - Allez dans settings Configuration > Finance > Moments de facturation. Créez une facture avec un moment de facturation définissant un paiement de 30% avant l'événement et de 70% à la fin de l'événement.
Une fois la facture créée, vous devez lui donner une date d'expiration. Vous pouvez aussi configurer cela à l’avance et l'appliquer en cas de besoin. Le délai de paiement détermine le temps dont dispose le client après la création/l'envoi de la facture.
7 - Allez dans settings Configuration > Finance > Modalités de paiement.
Êtes-vous prêt·e à parler à votre comptable des principes financiers fondamentaux ? Testez vos connaissances ci-dessous. Vous pourrez ensuite passer à l'étape suivante et configurer vos modèles de documents et d'e-mails.
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