Configurer et utiliser plusieurs emplacements de stock

La configuration correcte de plusieurs emplacements de stock est essentielle à leur bon fonctionnement. Cet article vous aidera à configurer les emplacements de stock, à migrer votre inventaire et à commencer à utiliser les emplacements de stock multiples dans votre espace de travail Rentman.

Note: les emplacements de stock sont disponibles pour les licences Gestion & réservation du matériel Pro, ou la combinaison Gestion & réservation du matériel Standard + extension Gestion & suivi du matériel.

L'extension complémentaire d'entrepôt supplémentaire est nécessaire pour disposer d'un entrepôt en plus à partir duquel planifier du matériel.

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Emplacements de stock

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Vous pouvez consulter un aperçu de vos stocks dans un sous-module appelé Emplacements de stock dans le module category  Équipements.

Paramétrer des emplacements de stock

Il existe deux types d'emplacements de stock : les entrepôts et les lieux de stockage. Pour comprendre la différence entre les deux, veuillez consulter le paragraphe sur les lieux de stockage et entrepôts.  

Lors de la première configuration des emplacements de stock, tous les équipements se trouvent dans un emplacement de stock appelé Emplacement de stock par défaut. Nous vous recommandons changer ce nom pour qu'il corresponde à l'emplacement contenant le plus d'équipements. Pour renommer cet emplacement ou tout autre emplacement de stock :

  1. Sélectionnez  select_1.png  l'emplacement de stock 
  2. Cliquez sur edit Éditer
  3. Saisissez un nouveau nom dans le champ "Nom"
  4. Sauvegardez

Une fois l'emplacement de stock par défaut renommé, vous pouvez ajouter un emplacement de stock en cliquant sur
+Ajouter emplacement de stock

Vous pouvez définir des autorisations afin de limiter l'accès au module Emplacement de stock à certains rôles utilisateurs.

Désactiver les emplacements de stock

Les emplacements de stock peuvent être désactivés, mais pas supprimés. Lorsqu'un emplacement est rendu inactif, il n'apparaît plus dans Rentman, par exemple, lors de la planification de projets ou de la réservation d'équipement. Un emplacement de stock ne doit être désactivé que dans les cas suivants :

  • Tous les équipements ont été transférés vers un autre emplacement de stock
  • Aucun projet futur n'est ou ne sera planifié à partir de cet emplacement de stock
  • Tout le matériel a été retourné dans le module Entrepôt

Pour désactiver un emplacement de stock :

  1. Sélectionnez  select_1.png  l'emplacement de stock 
  2. Cliquez sur edit Éditer
  3. Réglez le champ "Actif" sur "Non"
  4. Sauvegardez

Archiver les emplacements de stock

Les emplacements de stock peuvent aussi être archivés. Un emplacement de stock ne doit être archivé que dans les cas suivants :

  • Tous les équipements ont été transférés vers un autre emplacement de stock
  • Aucun projet futur n'est ou ne sera planifié à partir de cet emplacement de stock
  • Tout le matériel a été retourné dans le module Entrepôt
  • Tout le matériel a été réparé dans le module Maintenance

Pour archiver un emplacement de stock :

  1. Sélectionnez  select_1.png  l'emplacement de stock 
  2. Cliquez sur le bouton Plus d'actions more_vert .
  3. Sélectionnez "Archiver".

Affecter du matériel à un emplacement de stock

Une fois les emplacements de stock configurés, le matériel peut être affecté à un emplacement de stock. Cela peut se faire de deux manières différentes, selon la méthode de calcul des stocks.

Équipements en vrac

L'affectation du matériel en vrac à un emplacement de stock se fait via les mouvements de stock. Chaque mouvement de stock peut se voir attribuer un emplacement de stock. La quantité de stock à un emplacement donné peut être modifiée en déplaçant l'équipement vers un autre emplacement ou en corrigeant le stock actuel à l'emplacement donné. Les emplacements de stock des mouvements passés ne peuvent pas être modifiés.

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Équipement individuel (sérialisé)

Chaque numéro de série peut se voir attribuer un emplacement de stock. L'emplacement de stock d'un numéro de série peut être modifié en sélectionnant un autre emplacement dans le champ Emplacement de stock.

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L'emplacement de stock de plusieurs numéros de série peut être modifié simultanément en select_1.png sélectionnant les numéros de série et en cliquant sur edit Éditer.

Types d'emplacements de stock

Dans Rentman, vous pouvez choisir entre deux types d'emplacements de stock : les entrepôts et les lieux de stockage.

Les lieux de stockage

Imaginez que vous disposez de deux entrepôts : un à Paris et un autre à Lille. En plus de cela, vous possédez également certains équipements dans de petits emplacements de stockage (par exemple des garages). Vous en avez rarement besoin, principalement pour des projets bien spécifiques.

Vous n'avez pas besoin de planifier des projets à partir de ces lieux de stockage, mais vous devez savoir où est stocké votre matériel, quels équipements sont disponibles et comment organiser le transport interne vers votre entrepôt principal en cas de besoin.

Dans ce cas de figure ou dans une situation similaire, nous vous conseillons d'utiliser un lieu de stockage plutôt que d'ajouter un nouvel entrepôt à votre compte. Il est important de savoir ce qui suit en ce qui concerne les lieux de stockage : 

  • Les lieux de stockage sont gratuits et vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez ; vous devez toutefois utiliser notre module complémentaire : Gestion & suivi du matériel, qui est disponible en combinaison avec la licence Gestion & réservation du matériel Pro 
  • Vous ne pouvez pas planifier un projet à partir d'un lieu de stockage ; l'équipement doit d'abord être transféré dans un entrepôt. 

Configurer un lieu de stockage 

  1. + Ajoutez un emplacement de stock 
  2. Complétez le nom et l'adresse de ce lieu de stockage 
  3. Pour le type d'emplacement, sélectionnez "Lieu de stockage"
  4. Actif : Oui 

Entrepôt

Si vous souhaitez planifier vos projets directement à partir d'un entrepôt spécifique, vous pouvez le faire en créant un entrepôt supplémentaire dans votre compte. Il vous suffit de suivre les étapes suivantes : 

  1. + Ajoutez un emplacement de stock 
  2. Complétez le nom et l'adresse de ce lieu de stockage 
  3. Pour le type d'emplacement, sélectionnez "Entrepôt"
  4. Actif : Oui 

Migrer l'inventaire vers les lieux de stockage

Une fois les emplacements de stock configurés, toutes les quantités et tous les équipements doivent être affectés à un emplacement de stock. Il existe trois façons d'affecter un équipement (en vrac) au bon emplacement de stock.

Type d'équipement

Sérialisé

En vrac

Article

Mettre à jour l'importation

Mettre à jour l'importation/ l'inventaire

Case

Mouvement manuel

Mouvement manuel

Kit

Aucune action requise car la quantité du kit est basée sur le contenu

Déplacer des articles en vrac et/ou sérialisés par le biais d'une importation de mise à jour

Pour déplacer des articles via une importation de mise à jour :

  1. Exportez le matériel dans une feuille XLSX
  2. Modifiez la feuille afin que les numéros d'équipement correspondent à un emplacement de stock
  3. Réimporter la feuille XLSX dans Rentman, en choisissant l'emplacement du stock approprié

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Déplacer des équipements en vrac par le biais d'un inventaire

Il est possible d'effectuer un inventaire pour migrer des articles en vrac vers différents emplacements de stock. Pour ce faire, il convient de choisir le bon emplacement de stock avant de commencer l'inventaire.

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Déplacer manuellement des cases individuels (sérialisés)

Les cases individuels (sérialisés) peuvent être attribués manuellement à des emplacements de stock, comme décrit dans Affecter du matériel à un emplacement de stock.

Remarque : les numéros de série ne peuvent pas être déplacés lorsqu'ils sont en réparation, perdus ou inclus dans une combinaison physique. Dans ces situations, la réparation doit être marquée comme terminée, l'équipement perdu marqué comme retrouvé ou l'emplacement de stock du case modifié.

Déplacer manuellement des cases en vrac

Les cases en vrac peuvent être affectés manuellement aux emplacements de stock de la manière suivante :

  1. Sélectionnez  select_1.png  le case souhaité
  2. Rendez-vous dans l'onglet Stock 
  3. Cliquez sur bouton "Déplacer le stock"
  4. Entrez la quantité à déplacer
  5. Sélectionnez les emplacements de stock dans les champs "De" et "À"
  6. Confirmez

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Niveau de stock et disponibilité des équipements

Pour ne visualiser que les équipements présents dans un emplacement de stock dans le module category Équipments, sélectionnez l'emplacement de stock souhaité dans le coin supérieur gauche de l'écran.

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Vous obtiendrez ainsi une liste des équipements dont la quantité est supérieure à zéro dans l'emplacement de stock choisi, ainsi que des équipements dont la quantité est égale à zéro dans tous les emplacements de stock.

Les colonnes de quantité (par ex. : quantité actuelle, quantité actuelle hors cases, quantités en cases) de la grille d'équipements fait référence à la quantité totale de tous les emplacements de stocks.

Les disponibilités d'équipements de chaque emplacement de stock peuvent être consultées sur la chronologie de l'équipement en question. La chronologie de l'équipement indique la disponibilité totale. En cliquant sur la flèche située à côté du nom de l'équipement, la disponibilité du stock par emplacement de stock s'étend.

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La chronologie de l'équipement peut être filtrée sur un emplacement en utilisant le filtre de l'emplacement de stock situé à côté du sélecteur de date.

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Un aperçu du niveau de stock de chaque emplacement de stock pour un équipement donné peut être obtenu en double-cliquant sur l'équipement. Cet aperçu peut être consulté dans la section "Stock" de l'onglet Données de l'équipement.

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Planifier des projets

Dans l'onglet Général d'un (sous-)projet, il y a le champ : "Emplacement de stock". Cela vous permet d'avoir un projet avec plusieurs emplacements de stock en assignant des emplacements de stock à différents sous-projets.

 

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Lors de la planification d'un équipement dans un projet, TOUS les équipements de TOUS les emplacements apparaîtront dans la liste contenant votre inventaire planifiable.

 

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Si un équipement planifié n'est pas disponible dans l'emplacement de stock sélectionné pour le projet, l'équipement sera surligné en rouge, indiquant une pénurie.

Dans la chronologie du projet, vous pouvez choisir de voir la disponibilité d'un seul emplacement de stock ou de tous les emplacements. 

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Résoudre les pénuries

Lorsqu'il y a une pénurie dans un projet, celle-ci peut être résolue en sous-louant du matériel auprès d'un fournisseur. Si vous utilisez la fonctionnalité d'emplacements de stock multiples, vous devez indiquer l'emplacement de stock de la sous-location.

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Pour un projet comportant plusieurs emplacements de stock (au niveau du sous-projet), une sous-location doit être créée pour chaque emplacement. Si vous sélectionnez un équipement qui a 2 emplacements de stock ou plus, vous devez choisir l'emplacement de stock depuis lequel vous voulez sous-louer l'équipement. Une sous-location sera alors créée pour les pénuries de matériel sur cet emplacement de stock.

Résoudre les pénuries avec une sous-location interne

Vous pouvez ajouter une sous-location interne pour résoudre les pénuries provenant d’autres emplacements de stock de votre entreprise. Vous pouvez ajouter une sous-location interne tout comme une sous-location ordinaire, mais en sélectionnant interne au lieu d'externe et en déterminant les emplacements de départ et d'arrivée. Un nouveau projet sera créé dans votre table_chart moduleProjects, ce qui vous permettra de suivre la sous-location interne.

Emplacements des stocks dans l'entrepôt

Filtre d'emplacement de stock

Les (sous-)projets peuvent être filtrés dans l'entrepôt par emplacement de stock.

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Cela filtre uniquement les (sous-)projets. Le transport et le personnel programmés affichés dans le module Entrepôt ne sont pas filtrés par emplacement de stock.

Détails de l'emplacement de stock sur la carte du (sous-)projet

Chaque carte contient l'emplacement de stock du (sous-)projet

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Enregistrer des équipements individuels (sérialisés) dans l'entrepôt

Lors de la numérisation d'équipements individuels (sérialisés) depuis ou vers l'entrepôt, Rentman vérifie que l'emplacement de stock de l'équipement en cours de numérisation correspond à l'emplacement de stock du (sous-)projet. 

Numérisation des retours

Lors de l'utilisation de la fonctionnalité numérisation retour , le logiciel demande un emplacement de stock pour garantir que seuls les équipements des (sous-)projets avec cet emplacement de stock puissent être scannés.

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Maintenance

Les réparations, les pertes d'équipement et les inventaires prennent désormais en compte l'emplacement de stock afin d'effectuer des calculs corrects de disponibilité des équipements (par emplacement de stock).

Réparations

Les réparations (en vrac) doivent désormais être affectées à un emplacement de stock. Dans le cas d'un équipement individuel (sérialisé), l'emplacement de stock est automatiquement repris de celui du numéro de série. 

Remarque : l'emplacement de stock de la réparation et le numéro de série ne peuvent pas être modifiés une fois la réparation créée. Une réparation en suspens doit être marquée comme terminée pour pouvoir changer l'emplacement de stock du numéro de série

Équipement perdu

Pour les équipements perdus, l'emplacement de stock est automatiquement repris du projet.

Inventaire

Rentman vous demandera de sélectionner un emplacement de stock avant de commencer un inventaire.

Questions fréquentes

Pourquoi n'est-il pas possible de filtrer la liste de projets par emplacement de stock ?
L'emplacement de stock est une propriété du sous-projet et non du projet. Il est donc difficile de filtrer la liste de projets en fonction de l'emplacement de stock du sous-projet. En fonction des retours de nos clients, cette option pourrait être mise en œuvre à l'avenir.
Que se passe-t-il lorsqu'un emplacement de stock est archivé ?
Les emplacements de stock peuvent être archivés une fois que tous les éléments connectés ont été retirés de l'emplacement en question (par exemple : le matériel, les réparations et les projets).
Dans ce cas, l'emplacement de stock ne sera plus visible nulle part dans le système, à part dans le module "Emplacements de stock archivés". À partir de là, tous les emplacements de stock archivés peuvent être visualisés et, si nécessaire, restaurés en tant qu'emplacements de stock classiques.
Les stocks archivés ne sont pas pris en compte dans le calcul des licences.

 

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