Configurer et utiliser plusieurs emplacements de stock

Pour assurer une utilisation optimale des différents emplacements de stock, une bonne configuration de ces derniers est indispensable. Cette article vous aidera à configurer les emplacements de stock, migrer votre inventaire et commencer à utiliser les différents emplacements dans votre espace de travail Rentman.

Veuillez noter : à l'heure actuelle, cette fonction n'est disponible que sous forme d'extension dans notre nouvelle structure de licence. Pour plus d'informations, rendez-vous sur notre page de tarifs.

Emplacements de stock

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Un aperçu de vos emplacements de stock est disponible dans la sous-catégorie Emplacement de stock du module category  Equipment

Configurer les emplacements de stock

Il existe deux types d'emplacements de stock : les entrepôts et les lieux de stockage. Vous trouverez plus de détails sur ces derniers dans les sections de cet article qui y sont consacrées. 

Lorsque vous configurez des emplacements de stock pour la première fois, l'ensemble de votre matériel se trouve à un seul et même endroit, appelé Emplacement de stock par défaut. Nous vous conseillons de modifier le nom de l'emplacement où se trouve la majorité de vos équipements. Pour renommer celui-ci ou tout autre emplacement de stockage :

  1. Sélectionnez  select_1.png  l'emplacement de stock 
  2. Cliquez sur edit Modifier
  3. Tapez le nom de l'emplacement dans le champ prévu à cet effet
  4. Sauvegardez

Une fois que vous avez renommé votre Emplacement de stock par défaut, vous pouvez ajouter un emplacement de stock en cliquant sur
+ Ajouter emplacement de stock

Vous pouvez paramétrer les autorisations en fonction des rôles utilisateurs afin de limiter l'accès au module d'emplacement de stock.

Désactiver les emplacements de stock

Les emplacements de stock peuvent être désactivés, mais pas supprimés. Lorsqu'un emplacement est rendu inactif, celui-ci n'apparaît plus dans Rentman pour planifier un projet ou réserver du matériel par exemple. Un emplacement de stock devrait seulement être désactivé si :

  • Tous les équipements ont été transférés vers un autre emplacement de stock
  • Aucun projet futur n'est ou ne sera planifié depuis cet emplacement de stock
  • Tous les équipements ont été retournés dans le module Entrepôt

Pour désactiver un emplacement de stock :

  1. Sélectionnez select_1.png  l'emplacement de stock en question
  2. Cliquez sur edit Modifier
  3. Dans le champs "Actif", choisissez "Non"
  4. Sauvegardez

Archiver les emplacements de stock

Les emplacements de stock peuvent également être archivés. Cette action ne doit être effectuée que dans les cas suivants :

  • Tous les équipements ont été transférés vers un autre emplacement de stock
  • Aucun projet futur n'est ou ne sera planifié depuis cet emplacement de stock
  • Tous les équipements ont été retournés dans le module Entrepôt 
  • Tous les équipements ont été réparés dans le module Maintenance

Pour archiver un emplacement de stock :

  1. Selectionnez  select_1.png  l'emplacement de stock souhaité
  2. Cliquez sur le bouton Actions supplémentaires more_vert.
  3. Choisissez "Archiver".

Attribuer du matériel à un emplacement de stock 

Une fois que les emplacements de stock sont configurés, le matériel peut y être attribué. Cela peut s'effectuer de deux manières différentes, selon la méthode de calcul du stock choisie pour l'équipement.

Articles en lots

L'attribution d'un emplacement de stock à plusieurs articles s'effectue via la gestion des mouvements du stock. Chaque mouvement peut avoir un lieu de stockage qui lui est attribué. La quantité stockée à un endroit donné peut être ajustée en déplaçant du matériel vers un autre emplacement de stock ou en corrigeant le niveau de stock de l'emplacement en question.

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Articles individuels (sérialisés)

Chaque numéro de série dispose d'un emplacement de stock qui lui est assigné. L'emplacement de stock d'un numéro de série peut être modifié en sélectionnant un autre emplacement dans le champ Emplacement de stock.

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L'emplacement de stock de plusieurs numéros de série peut être changé en même temps en sélectionnant select_1.png les numéros de série et en cliquant sur edit Modifier.

Types d'emplacements de stock

Dans Rentman, vous pouvez choisir entre deux types d'emplacements de stock : l'entrepôt ou le lieu de stockage.

Lieu de stockage

Imaginez : vous avez deux entrepôts, l'un à Paris, l'autre à Lyon. En plus de cela, vous avez du matériel dans un plus petit emplacement (un garage ou un box, par exemple), que vous utilisez peu ou uniquement pour des projets bien spécifiques.

Vous n'avez pas besoin de planifier des projets depuis ces emplacement, mais vous souhaitez garder un aperçu des endroits où sont stockés vos équipements, des disponibilités de ces derniers et de la possibilité d'organiser le transport en interne vers votre entrepôt principal en cas de nécessité.

Dans ces cas de figures et dans les situations semblables, nous recommandons d'utiliser un lieu de stockage plutôt que d'ajouter un nouvel entrepôt à votre compte. Lorsqu'il est question de lieux de stockage, le points suivants sont importants :  

  • Les lieux de stockage sont gratuits et vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez ; vous avez cependant besoin de notre extension Gestion & Suivi du matériel, qui est disponible avec la licence Gestion & Réservation du matériel Pro, et
  • Vous ne pouvez pas planifier de projet depuis un lieu de stockage : le matériel doit d'abord être transféré vers un entrepôt.

Configurer un lieu de stockage 

  1. + Ajouter lieu de stockage 
  2. Ajoutez les détails liés aux nom + adresse du lieu de stockage 
  3. Sélectionnez "Lieu de stockage" comme type d'emplacement
  4. Actif : Oui 

Entrepôt

Si vous souhaitez planifier vos projets depuis un emplacement de stock spécifique, vous pouvez créer un entrepôt supplémentaire dans votre compte. Pour ce faire, veuillez suivre les étapes suivantes :

  1. + Ajouter lieu de stockage 
  2. Ajoutez les détails liés aux nom + adresse du lieu de stockage 
  3. Sélectionnez "Entrepôt" comme type d'emplacement
  4. Actif : Oui 

Migrer l'inventaire vers des emplacements de stock

Une fois la configuration de vos emplacements de stock terminée, tous les stocks et les équipements doivent être attribués à un emplacement donné. Vous disposez de trois options pour attribuer (en lot) le bon emplacement de stock à votre matériel.

Type d'équipement

Sérialisé

Lot

Article

Importation de mise à jour

Importation de mise à jour/ Compte d'inventaire

Case

Mouvement manuel

Mouvement manuel

Kit Aucune action requise, car la quantité du kit se base sur son contenu
  1. Exportez le matériel dans un fichier XLSX
  2. Modifiez le document afin que le nombre d'articles corresponde à la quantité disponible dans l'emplacement de stock
  3. Importez le fichier XLSX dans Rentman et sélectionnez le bon emplacement de stock

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Déplacer des articles en lot avec le compte d'inventaire

Compter l'inventaire peut permettre de migrer des volumes d'articles vers différents emplacements de stock. Cette action est réalisée en sélectionnant le bon emplacement de stock avant le début du compte d'inventaire.

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Déplacer des cases uniques (sérialisé.e.s) manuellement

Les cases individuel.le.s (sérialisé.e.s) peuvent être assigné.e.s manuellement à un emplacement de stock, comme le décrit la section Attribuer du matériel à un emplacement de stock.

Note : les numéros de série ne peuvent pas être déplacés lorsqu'ils sont en réparations, perdus ou attribués à un.e cas. Dans ces cas de figure, la réparation doit être indiquée comme achevée, l'équipement marqué comme retrouvé ou l'emplacement de stock auquel est attribué.e le/la case doit être modifié. 

Déplacer manuellemement plusieurs cases 

Pour attributer manuellement plusieurs cases à un emplacement de stock, il vous suffit de procéder comme suit :

  1. Sélectionnez select_1.png les cases souhaité.e.s
  2. Allez dans l'onglet Stock
  3. Cliquez sur le bouton "Déplacer stock"
  4. Saisissez la quantité que vous souhaitez déplacer
  5. Sélectionnez les emplacements de stock des champs "De" et "Vers"
  6. Confirmez

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Astuce : consultez l'article (pour le moment en anglais) Pourquoi le contenu de certain.e.s cases doit être déplacé manuellement ? pour plus d'informations sur les procédés de migration de cases.

Niveau de stock et disponibilité du matériel

Pour afficher uniquement les équipements présents à un emplacement de stock dans le module category Équipments, sélectionnez l'emplacement souhaité dans le coin en haut à gauche de votre écran.

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Vous obtiendrez ainsi une liste des équipements dont la quantité est supérieure à zéro dans cet emplacement de stock, ainsi que des équipements dont la quantité est de zéro dans n'importe quel emplacement.

Les colonnes "quantité" (par ex. : quantité actuelle, quantité actuelle hors cases, quantité en cases) de la grille d'équipements font référence à la quantité totale dans tous les emplacements de stock. 

La disponibilité des équipements pour chaque emplacement de stock peut être consultée depuis l'aperçu chronologique des équipements. Celui-ci affiche la quantité totale disponible. En cliquant sur la flèche située à côté du nom de l'équipement, vous obtiendrez les disponibilités pour chaque emplacement de stock.

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L'aperçu chronologique de l'équipement peut être filtré pour n'afficher qu'un emplacement de stock. Pour ce faire, utilisez le filtre d'emplacement qui se trouve à côté de la sélection de dates.

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Pour consulter l'aperçu du niveau de stock pour un équipement donné, double-cliquez sur l'équipement en question. Cette information se trouve dans la section "Stock" de l'onglet Données de l'équipement.

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Planifier des projets

Dans l'onglet Général d'un (sous-)projet, il existe un champ "Emplacement de stock". Celui-ci vous permet d'avoir un projet avec plusieurs emplacements de stock en attribuant différents emplacements à différents sous-projets.

 

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Lorsque vous planifiez des équipements dans un projet, TOUS les équipements de TOUS les emplacements sont affichés dans la liste contenant votre inventaire planifiable.

 

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Si l'équipement planifié n'est pas disponible dans l'emplacement de stock sélectionné pour le projet, il sera surligné en rouge, indiquant une pénurie.

Dans la chronologie du projet, vous pouvez choisir si vous souhaitez voir les disponibilités d'un ou de tous les emplacements de stock.


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Résoudre les pénuries

Lorsque vous faites face à une pénurie dans un projet, cette dernière peut-être résolue en sous-louant le matériel à un fournisseur. Si vous utilisez la fonction d'emplacements de stock multiples, vous devez indiquer l'emplacement de stock de la sous-location.

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Pour un projet avec plusieurs emplacements de stock (au niveau du sous-projet), une sous-location doit être créée pour chaque emplacement de stock. Si vous sélectionnez un équipement disposant de 2 emplacements de stock ou plus, vous devez choisir l'emplacement depuis lequel vous souhaitez sous-louer le matériel. Une sous-location est alors créée pour les pénuries de cet emplacement de stock.

Résoudre les pénuries à l'aide de sous-locations internes

Pourquoi ne pas résoudre les pénuries d'un projet grâce au matériel se trouvant dans un autre emplacement de stock ? Il n'existe pour le moment pas de solution idéale pour réaliser cette actio, mais nous mettons tout en œuvre pour améliorer ce processus. Si vous avez des commentaires sur cet élément, n'hésitez pas à nous contacter.

En attendant que cette fonction soit plus au point, il est à l'heure actuelle possible de créer une sous-location et de vous sélectionner vous-même comme fournisseur. Acceptez la demande de location (de vous-même) et dans le projet qui en résulte, sélectionnez l'autre emplacement de stock dans l'onglet Général.

Emplacements de stock dans l'entrepôt

Filtre d'emplacement de stock

Les (sous-)projets peuvent être filtrés dans l'entrepôt en fonction de l'emplacement de stock.

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Ce filtre fonctionne uniquement pour les (sous-)projets. Le transport et le personnel planifiés affichés dans le module Entrepôt ne sont pas filtrés par emplacement de stock.

Détails de l'emplacement de stock sur la carte du (sous-)projet 

Chaque carte contient l'emplacement de stock du (sous-)projet

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Réservation individuelle (matériel sérialisé) dans l'entrepôt

Lorsque vous scannez un équipement individuel (sérialisé) entrant ou sortant de l'entrepôt, Rentman vérifie que l'emplacement de stock de l'équipement en question corresponde à celui du (sous-)projet. Si ce n'est pas le cas, l'emplacement de stock de l'équipement individuel (sérialisé) sera automatiquement mis à jour pour correspondre à l'emplacement du (sous-)projet.

Scanner le retour

Lorsque vous utilisez la fonctionnalité "scanner retour", le logiciel demande un emplacement de stock pour s'assurer que seul le matériel du (sous-)projet de cet emplacement soit scanné comme retourné.

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Maintenance

Les réparations, articles perdus et comptes de l'inventaire prennent désormais en compte l'emplacement de stock, afin de permettre un calcul correct des disponibilités du matériel (par emplacement de stock).

Réparations

Les réparations (multiples) nécessitent désormais une attribution à un emplacement de stock. Pour les équipements individuels (sérialisés), l'emplacement de stock est automatiquement repris en fonction de celui associé au numéro de série. 

Note : l'emplacement de stock d'un mandat de réparation et le numéro de série ne peuvent plus être modifiés une fois le mandat de réparation créé. Un mandat en cours doit être marqué comme achevé pour permettre de modifier à nouveau l'emplacement de stock du numéro de série.

Matériel perdu

Pour tout équipement perdu, l'emplacement de stock est automatiquement repris à partir de l'emplacement de stock du projet. 

Compte de l'inventaire

Rentman vous demande de sélectionner l'emplacement de stock avant de commencer le compte de votre inventaire.

FAQs

Pourquoi n'est-il pas possible de filtrer la liste de projets par emplacement de stock ?
L'emplacement de stock appartient aux sous-projets et non aux projets. Cela rend donc difficile de filtrer la liste de projets en fonction de l'emplacement de stock des sous-projets. Selon les retours de nos client.e.s, nous mettrons peut-être en place cette fonction à l'avenir.
Que se passe-t-il lorsqu'un emplacement de stock est archivé ?
Les emplacements de stock peuvent être archivés une fois que tous les éléments qui y sont liés ont été retirés de l'emplacement en question (par ex. : équipements, réparations et projets). L'emplacement de stock archivé ne sera plus visible nulle part dans le système, à part, bien sûr, dans le module "emplacements de stock archivés". Là, vous avez la possibilité de voir tous les emplacements de stock archivés et, si nécessaire, de restaurer ces derniers comme emplacements de stock classiques.
Les emplacements de stock archivés ne seront pas inclus dans les calculs de la licence.

 

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