A cosa servono gli inviti?
Puoi invitare i membri del personale a inserire la loro disponibilità, oppure invitarli direttamente a lavorare a un´attività specifica. In questo articolo ti spieghiamo come inviare un invito e i diversi tipi di invito che puoi mandare al personale.
I membri del personale ricevono gli inviti via e-mail e tramite l'app Rentman Mobile, in modo che Rentman registri direttamente le loro risposte nel modulo Pianificazione risorse.
Gli inviti su Rentman possono essere inviati da:
- Il modulo account_circlePianificazione risorse.
- La scheda Pianificazione personale di un progetto
Invitare il personale a un´attività tramite il Click-to-invite
Il Click-to-invite è un modo più veloce per invitare i membri del personale e offre una panoramica più rapida della loro disponibilità. Inoltre, puoi invitare i membri del personale a più attività contemporaneamente.
- vai al modulo account_circle Pianificazione risorse;
- nel calendario delle disponibilità, clicca sulla lente di ingrandimento e seleziona i membri del personale che vuoi invitare;
- seleziona il periodo di tempo appropriato nella parte superiore della pagina per trovare e aprire il progetto;
- seleziona un´attività;
-
nel calendario delle disponibilità, seleziona l'icona della busta per invitare i membri del personale;
- clicca sulla sezione evidenziata nel calendario delle disponibilità e invita il personale scelto a lavorare sull´attività;
- invia gli inviti.
In alternativa, puoi invitare un membro del personale a un´attività senza utilizzare il metodo Click-to-invite.
- seleziona la o le attività;
- dall'elenco dei membri del personale e dei veicoli a sinistra, seleziona
i membri del personale Se l'elenco non viene visualizzato, puoi aprirlo trascinandolo a destra;
- clicca su 'Invita';
- seleziona il tipo di invito;
- (facoltativo) imposta una data di scadenza e un promemoria, aggiungi un messaggio oppure personalizza saluti e formule di apertura. Per messaggi, saluti e formule di apertura, puoi anche creare o applicare un modello;
- (facoltativo) clicca su Personalizza e-mail per modificare le informazioni visualizzate negli inviti. Puoi anche modificare i modelli di invito predefiniti nel modulo settings Configurazione;
- Invita.
- seleziona
una o più attività e
- clicca su "Invita";
- seleziona il tipo di invito;
- (facoltativo) imposta una data di scadenza e un promemoria, aggiungi un messaggio oppure personalizza saluti e formule di apertura. Per messaggi, saluti e formule di apertura, puoi anche creare o applicare un modello;
- (facoltativo) clicca su Personalizza e-mail per modificare le informazioni visualizzate negli inviti. Puoi anche modificare i modelli di invito predefiniti nel modulo settings Configurazione;
- Invita;
Invitare i membri del personale per un determinato periodo di tempo
Se non vuoi invitare i membri del personale per un´attività specifica ma per un periodo di tempo, utilizza il calendario delle disponibilità.
- vai al modulo account_circle Pianificazione risorse;
-
nel calendario delle disponibilità, clicca sulla lente di ingrandimento e seleziona i membri del personale che vuoi invitare;
Non riesci a vedere la timeline delle disponibilità?Trascinala per aprirla. - trascina il periodo di tempo in cui vuoi invitare i membri del personale nel calendario delle disponibilità;
- nel pop-up che appare, seleziona "Invita";
- seleziona il tipo di invito: Disponibilità o Prenotazione;
- (facoltativo) imposta una data di scadenza e un promemoria, aggiungi un messaggio oppure personalizza saluti e formule di apertura. Per messaggi, saluti e formule di apertura, puoi anche creare o applicare un modello;
- (facoltativo) clicca su Personalizza e-mail per modificare le informazioni visualizzate negli inviti. Puoi anche modificare i modelli di invito predefiniti nel modulo settings Configurazione;
- Invita.
Tipi di invito
Gli inviti per lavorare a un'attività possono essere mandati in tre modi:
Il membro del personale riceverà un'e-mail con il testo predefinito "Sei disponibile per questo periodo?". Se sceglie "Sì", viene mostrato come disponibile, se invece sceglie "No" come non disponibile. In questo caso non vengono mostrati i dettagli del progetto o dell'attività. Puoi cambiare il testo predefinito nel modulo settings Configurazione.
Il membro del personale riceverà un'e-mail con il testo predefinito "Sei disponibile per questa attività?". Se sceglie "Sì", viene immediatamente pianificato per l'attività (pianificazione definitiva). Una volta che un numero sufficiente di persone (pari al numero di persone inizialmente pianificate per l'attività) risponde "Sì", l'invito scade. Se un membro del personale risponde "Sì" dopo la data di scadenza, riceverà un messaggio con scritto "Non puoi più accettare l'invito. Questa attività è stata già pianificata". Puoi cambiare il testo predefinito nel modulo settings Configurazione.
Il membro del personale riceverà un'e-mail con il testo predefinito "Sei disponibile per questa attività?". Se sceglie "Sì", viene pianificato in modo invisibile (bozza della pianificazione) per l'attività. Se un numero di membri del personale superiore al necessario accetta l'invito, il responsabile della pianificazione può scegliere tra i membri del personale che hanno risposto "Sì" all'invito. Puoi cambiare il testo predefinito nel modulo settings Configurazione.
Il personale riceverà un'e-mail con scritto: “Sei invitato a fornire la tua disponibilità per le seguenti date. Quando accetterai l'invito, verrai pianificato per queste date”. Se il membro del personale sceglie “Sì”, sarà contrassegnato come prenotato per gli orari dell´attività o per gli orari specificati. Non vengono condivisi i dettagli dell'attività o del progetto. Puoi cambiare il testo predefinito nel modulo settings Configurazione.
Domande frequenti
Un invito singolo verrà inviato entro 15 minuti. Se vuoi mandare più inviti, saranno raggruppati in un'unica e-mail con più opzioni e invitati entro 15 minuti.
Puoi ricevere e rispondere agli inviti anche nell'app Rentman Mobile nella sezione "Inviti", dove potrai vedere una panoramica di tutti gli inviti in sospeso.
Le notifiche push possono essere inviate all'app per i nuovi inviti. Assicurati che Rentman Mobile abbia il diritto di inviare notifiche push nelle impostazioni dell'app e che le notifiche nella versione web siano state impostate correttamente.