Un ordine di acquisto è un documento commerciale emesso da un acquirente a un venditore, che indica tipologie, quantità e prezzi concordati per i prodotti o servizi che il venditore fornirà all'acquirente. È una richiesta formale fatta dall'acquirente al venditore, che essenzialmente funge da contratto tra le due parti.
A cosa servono gli ordini di acquisto?
- Ti permettono di controllare i costi in modo più efficace, sia all'interno che all'esterno dei progetti
- Offrono un'integrazione senza soluzione di continuità tra le spese del progetto e la contabilità
- Migliorano e ottimizzano la comunicazione con i fornitori
- Riducono errori manuali e inefficienze
- Creazione di un ordine di acquisto quando hai una spesa aggiuntiva, come ad esempio un soggiorno in hotel per il personale, durante un progetto.
- Generazione di un ordine di acquisto (PO) per i costi di subnoleggio: quando desideri subnoleggiare materiale da un fornitore e hai bisogno che venga generato un PO che riporti tutti gli articoli subnoleggiati e il costo complessivo.
- Generazione di un ordine di acquisto per acquisti singoli (es. carrelli elevatori) non correlati a un progetto o a noleggi giornalieri.
Nota: gli ordini di acquisto non possono essere eliminati su Rentman perché sono considerati documenti finanziari. Filtra per stato in monetization_on Contabilità > Ordini di acquisto per nascondere eventuali ordini di acquisto cancellati.
Creare un ordine di acquisto da un progetto
- Entra nel progetto che preferisci dal modulo table_chart Progetti;
- puoi accedere a tutti gli ordini di acquisto all'interno di un progetto specifico selezionando la scheda ordini di acquisto, oppure crearne uno nuovo nella
- scheda Costi aggiuntivi
- scheda Subnoleggio
- lo stesso Documento di subnoleggio
- nella scheda selezionata,
il costo che desideri includere in un ordine di acquisto;
- seleziona Crea ordine di acquisto;
- ora hai l'opzione di creare un nuovo ordine di acquisto o includere il costo in un ordine esistente;
- se è nuovo, seleziona Crea nuovo ordine di acquisto
- compila i campi necessari nella scheda Dati del tuo ordine di acquisto;
- controlla la scheda Costi e i dettagli per assicurarti che i costi siano corretti;
- Richiedi approvazione
Se il tuo ordine di acquisto include un costo di subnoleggio, il fornitore nel tuo ordine di acquisto deve corrispondere al fornitore nel Subnoleggio. Puoi aggiungere più Subnoleggi a un solo ordine di acquisto solo se il fornitore è lo stesso.
Creare un ordine di acquisto senza un progetto
- Vai al modulo monetization_on Contabilità > Ordini di acquisto;
- seleziona + Aggiungi ordine di acquisto
- una volta comparso il modulo dell'ordine di acquisto, inserisci tutte le informazioni necessarie;
- seleziona la scheda Costi > + Aggiungi costi generali
- inserisci il nome, il costo, la quantità e l'aliquota fiscale > Conferma
- quando sei pronto, puoi procedere e Richiedere l'approvazione
Puoi aggiungere nuovi costi solo agli ordini di acquisto esistenti con uno stato "Bozza" o "In attesa di approvazione". Non è possibile aggiungere nuovi costi una volta che l'ordine di acquisto è stato approvato. Dai un'occhiata a questo articolo per capire cosa significa ciascuno stato.
Dopo aver selezionato Richiedi, comparirà un pop-up che ti offrirà la possibilità di notificare un power user specifico. Questo non impedisce agli altri power user di approvare. Tutti gli power user con i ruoli utente corretti potranno approvare gli ordini di acquisto.
Approva, rifiuta o annulla l'ordine di acquisto
Una volta richiesta la bozza dell'ordine di acquisto, solo gli utenti avanzati con le autorizzazioni corrette possono autorizzarla.
| Approvare un ordine di acquisto | Come power user, sei soddisfatto del costo dell'ordine di acquisto e desideri procedere. Seleziona Approva |
|
Rifiutare l'autorizzazione |
Rifiuta l'ordine di acquisto e riprova se questo ordine di acquisto richiede aggiustamenti o modifiche. |
| Annullare l'ordine di acquisto | Annulla il tuo ordine di acquisto in qualsiasi momento. Questa opzione è per quando desideri annullare definitivamente l'ordine di acquisto e non desideri proseguire ulteriormente. Quest'azione è irreversibile. |
Gestire, confrontare e completare ordini di acquisto
Ora che l'ordine di acquisto è stato inviato per l'approvazione, gli utenti avanzati possono confrontare i costi e generare documenti finanziari. Dai un'occhiata a questo articolo su come gestire ulteriormente e completare il tuo ordine di acquisto dopo averlo inviato per l'autorizzazione.