Documenti del personale

In qualsiasi attività che comporti la gestione di un team, la gestione della documentazione è inevitabile. Le aziende devono assicurarsi infatti di avere la documentazione adeguata per rispettare le normative e verificare le qualifiche del proprio personale. Questo include spesso certificazioni di competenze, patenti di guida o altri documenti identificativi, tutti elementi fondamentali per garantire che il personale giusto sia assegnato ai compiti appropriati.

La funzione Documenti del personale su Rentman consente agli utenti di caricare, organizzare e gestire tutti i documenti importanti relativi al personale in un’unica posizione centrale: la scheda Documenti. I documenti sono raggruppati in categorie chiare, rendendo più semplice la consultazione e la gestione efficiente delle informazioni del personale.

Questa funzione introduce anche un nuovo modo per generare contratti, con la possibilità di firma digitale, aiutando gli utenti a rimanere conformi ai requisiti legali.

In questo articolo imparerai come caricare i documenti dei membri del personale, come gestire i loro contratti, visualizzare le date di inizio e fine incarico, e dove e come generare un nuovo accordo.

Situazioni reali

Ecco alcuni esempi pratici di come può essere utilizzata questa funzionalità:

Come utilizzare Documenti del personale

Per iniziare a utilizzare il modulo Documenti del personale, è necessario prima configurare i permessi relativi ai ruoli utente.

Permessi relativi ai ruoli utente

I membri del personale responsabili della gestione dei documenti del personale devono disporre dei corretti diritti di accesso e autorizzazioni. Per cominciare, occorre abilitare l’accesso ai documenti del personale nel modulo settingsConfigurazione. Per maggiori informazioni sui permessi relativi ai documenti del personale, ti invitiamo a consultare questo articolo.

Scheda Documenti

Una volta impostati i permessi corretti, troverai la nuova scheda Documenti aprendo il profilo di un membro del personale.

Tipologie di documenti

Qui troverai tutti i documenti del personale, organizzati in cartelle secondo cinque categorie:

• Contratto: contratti di lavoro o collaborazioni freelance tra il membro del personale e la tua azienda.
• Licenze: licenze ufficiali richieste per ruoli o attività specifiche, come l’uso di macchinari o veicoli.
• Certificato: certificati di formazione o qualifiche che attestano le competenze o la conformità del personale.
• Assicurazione: prove di copertura assicurativa, come assicurazioni sulla responsabilità civile o sulla salute, rilevanti per il lavoro.
• Documento d'identità: documenti legali utilizzati per verificare l’identità del personale, come passaporto o carta d’identità.

La panoramica è composta da diverse colonne che puoi personalizzare secondo le tue preferenze.

Stato della firma

Quando viene aggiunto un nuovo documento, la colonna Stato firma mostrerà uno dei seguenti stati:

• Richiesto: indica che il documento è stato generato in Rentman con l’opzione di firma digitale attivata, ma non è ancora stato firmato.
• Non richiesto: assegnato a qualsiasi documento caricato manualmente.
• Firmato: indica che il documento è stato firmato utilizzando la funzionalità di firma digitale di Rentman.

Caricare un nuovo documento del personale

Puoi caricare i documenti del tuo personale (contratti esterni, documenti d’identità, assicurazioni, ecc.) nella scheda Documenti, così da averli tutti raccolti in un unico spazio organizzato.

Per caricare un documento:

1. Vai al modulo groupPersonale e fai doppio clic su un membro del team;
2. accedi alla scheda Documenti;
3. clicca su CARICA DOCUMENTO;
4. trascina il file su cloud_upload   Trascina il file o clicca per caricarlo  o clicca per selezionarlo manualmente;
   Suggerimento: un documento del personale può essere suddiviso in più file, ma verrà caricato come un unico documento. Questo è utile ad esempio quando si hanno immagini separate per fronte e retro di una carta d’identità.
5. configura le opzioni;
   
   Opzioni

   Nome del documento: assegna un nome al documento (campo obbligatorio).
   Tipo di documento: seleziona la tipologia.
   Data di inizio: data di inizio validità.
   Data di fine: data di fine validità.
6. Salva

Dal modulo Personale

1. Vai al modulo groupPersonale;
2. seleziona un membro del personale;
3. dal menu in alto clicca su CARICA DOCUMENTO
4.  seleziona il pulsante cloud_upload   Trascina il file o clicca per caricalo o trascina il file nell'area apposita; Suggerimento: un documento del personale può essere suddiviso in più file, che verranno caricati come un unico documento. Questo è utile quando un documento è composto da più parti, ad esempio se hai immagini separate per fronte e retro di una carta d’identità.

5. configura le opzioni;

   Opzioni

   Nome del documento: seleziona un nome per il documento. Questo campo è obbligatorio per poterlo generare.
   Tipo di documento: scegli quello più adatto.
   Data d'inizio: data di inizio del documento.
   Data di fine: data di fine del documento.
6. Salva

Nota: Rentman non elimina automaticamente i documenti caricati. Per rispettare le normative locali e il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), si consiglia di gestire ed eventualmente eliminare questi documenti manualmente.

Domande frequenti

Ho già caricato alcuni file per i miei collaboratori. Devo ricaricarli per farli comparire nella scheda Documenti?

No, puoi spostarli manualmente. Ecco come:

1. Vai alla sezione File del membro del personale;
2. clicca su Altre opzionimore_vert
3. seleziona descriptionCopia nei documenti del personale;
4. configura le opzioni;
5. Salva

Posso verificare se il mio personale ha contratti attivi?

Sì. Puoi aggiungere le colonne Contratto attivo e Data di fine contratto attuale alla panoramica del modulo Personale. Scopri come aggiungere colonne qui.