Documenti del personale

In qualsiasi attività che comporti la gestione di un team, la gestione della documentazione è inevitabile. Le aziende devono assicurarsi infatti di avere la documentazione adeguata per rispettare le normative e verificare le qualifiche del proprio personale. Questo include spesso certificazioni di competenze, patenti di guida o altri documenti identificativi, tutti elementi fondamentali per garantire che il personale giusto sia assegnato ai compiti appropriati.

La funzione Documenti del personale su Rentman consente agli utenti di caricare, organizzare e gestire tutti i documenti importanti relativi al personale in un’unica posizione centrale: la scheda Documenti. I documenti sono raggruppati in categorie chiare, rendendo più semplice la consultazione e la gestione efficiente delle informazioni del personale.

Questa funzione introduce anche un nuovo modo per generare contratti, con la possibilità di firma digitale, aiutando gli utenti a rimanere conformi ai requisiti legali.

In questo articolo imparerai come caricare i documenti dei membri del personale, come gestire i loro contratti, visualizzare le date di inizio e fine incarico, e dove e come generare un nuovo accordo.

Situazioni reali

Ecco alcuni esempi pratici di come può essere utilizzata questa funzionalità:

Come utilizzare Documenti del personale

Per iniziare a utilizzare il modulo Documenti del personale, è necessario prima configurare i permessi relativi ai ruoli utente.

Permessi relativi ai ruoli utente

I membri del personale responsabili della gestione dei documenti del personale devono disporre dei corretti diritti di accesso e autorizzazioni. Per cominciare, occorre abilitare l’accesso ai documenti del personale nel modulo settingsConfigurazione. Per maggiori informazioni sui permessi relativi ai documenti del personale, ti invitiamo a consultare questo articolo.

Scheda Documenti

Una volta impostati i permessi corretti, troverai la nuova scheda Documenti aprendo il profilo di un membro del personale.

Tipologie di documenti

Qui troverai tutti i documenti del personale, organizzati in cartelle secondo cinque categorie:

• Contratto: contratti di lavoro o collaborazioni freelance tra il membro del personale e la tua azienda.
• Licenze: licenze ufficiali richieste per ruoli o attività specifiche, come l’uso di macchinari o veicoli.
• Certificato: certificati di formazione o qualifiche che attestano le competenze o la conformità del personale.
• Assicurazione: prove di copertura assicurativa, come assicurazioni sulla responsabilità civile o sulla salute, rilevanti per il lavoro.
• Documento d'identità: documenti legali utilizzati per verificare l’identità del personale, come passaporto o carta d’identità.

La panoramica è composta da diverse colonne che puoi personalizzare secondo le tue preferenze.

Stato della firma

Quando viene aggiunto un nuovo documento, la colonna Stato firma mostrerà uno dei seguenti stati:

• Richiesto: indica che il documento è stato generato in Rentman con l’opzione di firma digitale attivata, ma non è ancora stato firmato.
• Non richiesto: assegnato a qualsiasi documento caricato manualmente.
• Firmato: indica che il documento è stato firmato utilizzando la funzionalità di firma digitale di Rentman.

Caricare un nuovo documento del personale

Puoi caricare i documenti del tuo personale (contratti esterni, documenti d’identità, assicurazioni, ecc.) nella scheda Documenti, così da averli tutti raccolti in un unico spazio organizzato.

Per caricare un documento:

1. Vai al modulo groupPersonale e fai doppio clic su un membro del team;
2. accedi alla scheda Documenti;
3. clicca su CARICA DOCUMENTO
4. trascina il file su cloud_upload   Trascina il file o clicca per caricarlo  o clicca per selezionarlo manualmente;
   Suggerimento: un documento del personale può essere suddiviso in più file, ma verrà caricato come un unico documento. Questo è utile ad esempio quando si hanno immagini separate per fronte e retro di una carta d’identità.
5. configura le opzioni;
   
   Opzioni

   Nome del documento: assegna un nome al documento (campo obbligatorio).
   Tipo di documento: seleziona la tipologia.
   Data di inizio: data di inizio validità.
   Data di fine: data di fine validità.
6. Salva

Nota: Rentman non elimina automaticamente i documenti caricati. Per rispettare le normative locali e il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), si consiglia di gestire ed eventualmente eliminare questi documenti manualmente.

Contratto quadro

È importante per datori di lavoro e freelance definire chiaramente diritti e doveri al momento dell’assunzione. Per questo motivo, Rentman consente di creare contratti quadro.
Il contratto quadro è un tipo di accordo che copre un determinato periodo di tempo, ma non è legato a uno specifico progetto. È stato creato un nuovo modello di documento per supportare la creazione di contratti quadro.

Nota: il modello di contratto quadro è attualmente disponibile solo negli spazi di lavoro in lingua olandese, ma sarà presto disponibile anche in altre lingue.

Il modello è generico e presenta campi vuoti che il datore di lavoro deve compilare, ad esempio per indicare il tipo di lavoro concordato e la retribuzione.

Clicca per vedere un esempio di campi vuoti.

Suggerimento: i contratti quadro possono essere inviati e firmati digitalmente. Per maggiori informazioni sulla firma digitale, consulta questo articolo. 

Puoi trovare il modello del contratto quadro nella raccolta dei modelli e aggiungerlo al tuo spazio di lavoro. Dopo averlo duplicato, puoi personalizzarlo con blocchi, moduli e variabili. Per visualizzare correttamente l’anteprima di un documento nel template editor, assicurati di aver generato almeno un documento di test: ciò permetterà al sistema di utilizzare quel contenuto come esempio durante la personalizzazione.

Suggerimento: leggi questo articolo per suggerimenti avanzati sulla personalizzazione dei template.

Creare un contratto quadro dalla scheda Documenti

Per creare un nuovo contratto quadro per un membro del personale:

1. Vai al modulo groupPersonale e fai doppio clic su un membro;
2. accedi alla scheda Documenti;
3. clicca suprintCrea documento
4. configura le seguenti opzioni:
   
   Opzioni

   Layout Modello: scegli il modello da utilizzare.
   Nome documento: assegna un nome (obbligatorio).
   Tipo di documento: seleziona la tipologia.
   Data di inizio: data di inizio validità.
   Data di fine: inserisci le date di validità.
   Membri del personale selezionati: indica a chi si applica il documento.
   
   Testo Aggiungi un testo personalizzato o applica un modello di testo salvato.
   
   Avanzate Nome file: specifica il nome del file.
   Sfondo con intestazione:scegli se includerlo.
   Oggetto: aggiungi un oggetto. 
5. Genera
6. (Facoltativo) clicca su saveSalva per aggiungere il documento al profilo del membro del personale.

Creare un contratto quadro dal modulo Personale

1. Vai al modulo groupPersonale e seleziona uno o più membri;
2. clicca suprintCREA DOCUMENTO DEL PERSONALE
3. configura le stesse opzioni indicate sopra;
   
4. Genera
5. (Facoltativo) Clicca su saveSalva per aggiungere il documento al profilo del membro del personale.

Domande frequenti

Ho già caricato alcuni file per i miei collaboratori. Devo ricaricarli per farli comparire nella scheda Documenti?

No, puoi spostarli manualmente. Ecco come:

1. Vai alla sezione File del membro del personale;
2. clicca su Altre opzionimore_vert
3. seleziona descriptionCopia nei documenti del personale;
4. configura le opzioni;
5. Salva

Posso verificare se il mio personale ha contratti attivi?

Sì. Puoi aggiungere le colonne Contratto attivo e Data di fine contratto attuale alla panoramica del modulo Personale. Scopri come aggiungere colonne qui.