Esporta fatture automaticamente a Quickbooks Online

Connettendo Quickbooks Online a Rentman puoi fare in modo che Rentman esporti automaticamente le tue fatture su Quickbooks. Ciò è più facile e veloce che esportare ad un foglio Excel dal modulo Contabilità.

Puoi connettere Rentman solamente a Quickbooks Online, non a Quickbooks Desktop.

Importante: Fatture che in Rentman sono a privati (anzichè aziende) non possono essere esportate automaticamente su Quickbooks. Una soluzione a questa restrizione è di cambiare il tipo di contatto da privato ad azienda

I contatti sono sempre importati come un nuovo contatto in Quickbooks. Contatti con lo stesso nome sono aggiunti su Quickbooks con il numero del contatto Rentman tra parentesi dopo il nome. 

Disponibile per: Lite Classic Pro

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Quali dati vengono esportati?

N.B.: Solo i libri mastri vengono esportati su Quickbooks. Quindi, nelle fatture esportate su Quickbooks non troverai ogni articolo o attività che hai pianificato. 

  • Informazioni finanziarie
    Le fatture contengono tutte le informazioni finanziarie che aggiungi in Rentman, e che sono necessarie per una panoramica completa e per un corretto funzionamento nel tuo software di contabilità. Queste informazioni includono il tasso IVA, le condizioni di pagamento, le date di fatturazione ed i numeri delle fatture. 

  • Informazioni dei contatti pertinenti 
    Le informazioni dei contatti pertinenti vengono anche esportate. Queste includono, per esempio, il nome dell'azienda, il nome del contatto di riferimento ed il numero del contatto. 
    I contatti in Rentman non possono essere associati a contatti già esistenti in Quickbooks. Contatti con lo stesso nome sono aggiunti su Quickbooks con il numero del contatto Rentman tra parentesi dopo il nome.  

Attenzione: I dati del progetto non possono essere esportate automaticamente su Quickbooks. Ciò significa che informazioni quali il nome, numero, e costo di un progetto, oltre ad ulteriori informazioni riguardo i progetti non possono essere automaticamente inviate a Quickbooks. Ciò è invece possibile esportanto fatture manualmente dal modulo Contabilità

Crea Prodotti e Servizi in Quickbooks

Per esportare i libri mastri delle tue fatture Rentman devi connetterli ai Prodotti & Servizi su Quickbooks. Per creare prodotti e servizi in Quickbooks: 

  1. Vai al modulo Fatturazione.
  2. Seleziona la scheda Prodotti e servizi.
  3. Clicca "Nuovo" in alto a destra per aggiungere un prodotto.

Consigliamo di creare un prodotto per ogni libro mastro da esportare: noleggio, vendita, personale, trasporto, assicurazione, altro, predefinito. 

Connettere Quickbooks

Per connettere Quickbooks devi inserire i dati del tuo account Quickbooks dall'interno di Rentman. Poi devi configurare le tue impostazioni per l'esportazione automatica. 

Connessione

  1. Vai al modulo Configurazione > Account > Integrazioni.
  2. Nella sezione Integrazioni esterne, vai a Quickbooks e clicca il pulsante Connetti.
    Assicurati che il tuo browser accetti finestre pop-up.
  3. Fai il log in con i dati del tuo account nella finestra pop-up.
  4. Dopo aver fatto l'accesso puoi procedere con l'impostazione dell'esportazione automatica.

Impostare l'esportazione automatica

  1. Vai al modulo Configurazione > Account > Integrazioni.
  2. Per l'opzione Esporta automaticamente scegli una delle seguenti opzioni:

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    Se scegli Inizia manualmente devi cliccare sul pulsante Comincia esportazione per inviare le tue nuove fatture a Quickbooks. N.B.: quando non ci sono nuove fatture questo pulsante non è disponibile.

    Se scegli Nei seguenti giorni, Rentman può automaticamente inviare le nuove fatture a Quickbooks. Sarai tu a decidere quando vuoi che questo succeda. Le nuove fatture sono sempre esportate alle 02:00 AM dei giorni che hai indicato.
  3. Poi devi uniformare i tuoi libri mastritassi IVA, e software di contabilità in Rentman con quelli in Quickbooks. Clicca su uno dei pulsanti per effettuare questa procedura, che è necessaria perchè i loro nomi potrebbero essere leggermente diversi. 
  4. Salva i cambiamenti una volta uniformati tutti i campi.
    Se non puoi cliccare Salva, probabilmente i campi non sono stati uniformati correttamente. Ripeti questo passaggio.

Puoi controllare lo stato delle tue fatture nel modulo Contabilità (leggi la prossima sezione).

Controlla lo stato delle tue fatture

Quando le tue fatture sono state esportate su Quickbooks, puoi controllare in Rentman se la procedura è stata completata correttamente. Per farlo: 

  1. Vai al modulo Contabilità.
  2. Aggiungi la colonna Stato esportazione alla panoramica.
    Puoi leggere come aggiungere una colonna in questo articolo.
  3. In questa nuova colonna puoi vedere lo stato delle tue fatture.

Risoluzione di problemi

La mia fattura è stata esportata ma non appare in Quickbooks.
Può succedere che una fattura non possa essere esportata al tuo software di contabilità. In alcuni casi possiamo individuare perchè ciò succede. Puoi controllare nel seguente modo: 

  1. Vai al modulo Contabilità.
  2. Aggiungi la colonna Commento esportazione alla panoramica.
    Puoi leggere come aggiungere una colonna in questo articolo.
  3. In questa nuova colonna puoi vedere lo stato delle tue fatture.

Purtroppo non siamo sempre in grado di individuare il motivo per cui fatture esportate non appaiono in Quickbooks. Qui sotto puoi trovare una lista di errori noti durante la generazione delle fatture. 

Errori noti

  • Non c'è nessun cliente associato alla fattura.

Domande frequenti

Non uso Quickbooks. Posso connettere il mio software di contabilità?
Offriamo la connessione ad un numero limitato di software di contabilità perchè mantenere e aggiornare la connessione richiede molto tempo. In futuro è possibile che supporteremo un numero maggiore di software, ma ciò dipende completamente dal numero di clienti che usa un software in particolare e la facilità di connessione dello stesso con Rentman. Contattaci per sapere se stiamo già lavorando su un'integrazione con il tuo software di contabilità. Puoi anche aggiungere un suggerimento alla nostra Wishlist sui forum Community se vorresti che aggiungessimo o supportassimo una connessione al tuo software di contabilità. 
Posso sincronizzare le informazioni tra Rentman ed il mio software di contabilità?
No, questo non è possibile. Esportare fatture è un processo a senso unico. Ciò significa che è possibile solo inviare informazioni da Rentman a Quickbooks, ma non viceversa.
Quando vengono esportate le mie fatture?
Le nuove fatture vengono automaticamente esportate alle 2 AM ora locale nei giorni di tua scelta. Puoi comunque sempre fare una esportazione manuale. Leggi la sezione Connettere Quickbooks per maggiori informazioni. 
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