In alcuni Paesi, la fatturazione elettronica deve essere utilizzata al posto di quella tradizionale per tutte le transazioni. In altri, è obbligatoria soltanto per le transazioni con gli enti pubblici.

Rentman supporta sia l’esportazione manuale sia la generazione automatica di file di fatturazione elettronica in diversi formati.

Le fatture elettroniche devono utilizzare un formato di dati strutturato, generalmente XML basato su standard come UBL, per soddisfare i requisiti normativi e di interoperabilità. I formati non strutturati, come i documenti PDF o Word, non sono considerati fatture elettroniche valide, a meno che non contengano dati strutturati, come nel caso dei formati ZUGFeRD o Factur-X.

Questo articolo illustra le impostazioni di base necessarie per configurare la fatturazione elettronica e spiega come aggiungere alla fattura un riferimento dell’acquirente e un riferimento all’ordine di acquisto.

Formati supportati

In Rentman puoi esportare ogni fattura in un formato di fatturazione elettronica.

Oltre al formato UBL 2.3 già disponibile, abbiamo reintrodotto anche il supporto per UBL 2.1. In questo modo puoi selezionare il formato appropriato per i registri contabili e l’esportazione, in base ai requisiti locali.

Abbiamo aggiunto il supporto per il formato ZUGFeRD come alternativa a XRechnung, in conformità con le normative tedesche sulla fatturazione elettronica. Poiché ZUGFeRD è completamente compatibile con lo standard Factur-X, può essere utilizzato anche per la fatturazione elettronica in Francia. Il PDF esportato è ora conforme allo standard PDF/A-3b richiesto dalle piattaforme di fatturazione elettronica come Chorus Pro.

XRechnung: lo standard tedesco per la fatturazione elettronica, utilizzato per le fatture destinate agli enti pubblici tedeschi e ad altri clienti che richiedono una fattura elettronica strutturata. Assicurati di aver configurato il numero e lo schema di identificazione affinché la fattura includa il tuo indirizzo elettronico. XRechnung richiede inoltre un Riferimento dell’acquirente nella fattura e i tuoi recapiti come venditore.

Abbiamo inoltre aggiunto il supporto per il formato di esportazione Isacompta per la contabilità francese. Questo formato organizza i dati delle fatture per registro contabile e i totali delle fatture corrispondono ai valori presenti in Rentman.

Informazioni importanti per l’utilizzo di Isacompta

Affinché l’esportazione funzioni correttamente, devi compilare il campo “Numéro de comptabilité” nei dettagli del contatto, nella prima scheda. Inserisci nel campo il codice completo esattamente nel formato richiesto. Se il campo è vuoto, verrà utilizzato il valore del campo “Numero database”.

Nota: senza questi codici, l’esportazione non funzionerà correttamente, poiché il sistema li utilizza per registrare correttamente le entrate e le uscite associate ai numeri di conto.

Questo formato ibrido incorpora i dati XML strutturati direttamente nel file PDF, quindi non è necessario generare o inviare un file XML separato. Quando il formato è abilitato per l’invio automatico, il file XML è sempre incluso nel PDF, consentendoti di inviare tramite e-mail o scaricare un unico file conforme per i tuoi clienti.

Per i clienti italiani è disponibile anche la Fattura in formato XML.

Configurare il regime IVA

Vai al settings modulo Configurazione > Contabilità > Regimi IVA;
fai doppio clic su un Regime IVA per aprirlo;
inserisci la Categoria fiscale corretta per ogni aliquota. Puoi consultare le diverse categorie qui: codice EDIFACT (norma 5305);
clicca su Conferma;
ripeti la procedura per ogni regime IVA.

Esempio basato sul regime IVA e sulla categoria fiscale dei Paesi Bassi

Configurare le impostazioni della fatturazione elettronica

Vai al settings modulo Configurazione > Contabilità > Fatturazione elettronica e compila i campi descritti nella tabella seguente.

Formati XML disponibili	Consulta i formati supportati qui.
Allega automaticamente il file XML	Puoi generare e inviare automaticamente fatture elettroniche UBL in Rentman abilitando l’opzione Generazione automatica XML. Quando l’opzione è attiva, il file strutturato della fattura elettronica viene allegato automaticamente alle fatture in uscita. Per ZUGFeRD/Factur-X, i dati XML vengono incorporati direttamente nel PDF, quindi non è necessario inviare un file XML separato. Il formato XML corretto viene selezionato automaticamente in base al Paese.
Numero di identificazione	Il numero univoco che identifica un’azienda in base allo schema di identificazione del Paese. In molti Paesi europei, questo schema corrisponde alla partita IVA. Consulta l’Identificativo europeo delle imprese per trovare il tuo numero di identificazione (disponibile soltanto per Germania e Austria). Per i clienti tedeschi: se la tua azienda opera principalmente nell’UE, UST-ID è l’opzione più adatta. Puoi utilizzare anche il numero DUNS. Scegli l’opzione più adatta alle tue esigenze.
Schema di identificazione	Il codice che identifica il tuo Paese e la tua azienda. Consulta questo elenco se non conosci lo schema di identificazione del tuo Paese.
Codice valuta	Seleziona il codice della valuta se non è già impostato come valore predefinito. Consulta questo articolo per individuare il codice corretto.
Numero di conto bancario	L’identificativo univoco del conto sul quale devono essere inviati i pagamenti, ad esempio un IBAN o un altro numero di conto bancario.
Nome, numero di telefono e indirizzo e-mail del referente del venditore	La persona che i clienti possono contattare per eventuali domande sulle fatture. Rentman aggiunge questi dati alla sezione dedicata al referente del venditore di ogni fattura elettronica. Quando ricevi questo aggiornamento, Rentman compila una prima volta questi campi utilizzando il referente indicato in Configurazione > Dati aziendali. Puoi modificarli in qualsiasi momento. Questi campi sono obbligatori per XRechnung. Per gli altri formati sono facoltativi.

Nota: poiché questi dati sono specifici per ogni azienda, Rentman non fornisce assistenza per trovare o identificare il numero o lo schema di identificazione dell’azienda né il codice valuta. Consulta il tuo consulente finanziario e questo elenco di codici di Peppol.

Tieni presente che il Numero di identificazione e lo Schema di identificazione sono obbligatori per le esportazioni tramite PEPPOL. Per XRechnung, Rentman utilizza questi campi per generare l’indirizzo elettronico del venditore e dell’acquirente (BT-34/BT-49). Se uno dei due campi non è compilato, viene utilizzato al suo posto l’indirizzo e-mail, affinché il dato sia sempre incluso. Il pannello di convalida della fattura elettronica nell’anteprima segnalerà un problema con una fattura XRechnung soltanto se non sono disponibili né i dati di identificazione né un indirizzo e-mail.

Configurare le impostazioni di fatturazione elettronica dei contatti

Compila i dati dei contatti per generare le fatture elettroniche.

Vai al contact_phone modulo Contatti;
fai doppio clic su un contatto per aprirlo;
vai alla scheda Fatturazione elettronica;
compila i campi relativi al numero e allo schema di identificazione;
Facoltativo: compila il campo Riferimento dell’acquirente se il cliente te ne ha fornito uno. Rentman lo copia in ogni nuova fattura relativa a questo contatto.

Queste informazioni sono obbligatorie per PEPPOL. Per XRechnung, se non sono presenti, Rentman utilizza l’indirizzo e-mail del contatto. Il pannello di convalida segnala un problema soltanto se non è disponibile neppure un indirizzo e-mail.

Se non conosci il numero di identificazione di un contatto, richiedilo direttamente al contatto oppure cercalo nel database relativo allo schema di identificazione del suo Paese.

Aggiungere un riferimento dell’acquirente e un riferimento all’ordine di acquisto

Il sistema contabile del cliente legge automaticamente le fatture elettroniche. Per elaborare rapidamente la fattura, spesso cerca uno o entrambi i riferimenti seguenti:

Campo	Descrizione
Riferimento dell’acquirente	Un codice fornito dal cliente che consente al suo sistema di determinare a chi inoltrare la fattura, ad esempio un reparto, un centro di costo o un numero fornitore. Per le fatture destinate agli enti pubblici tedeschi, corrisponde al Leitweg-ID. Nello standard di fatturazione elettronica corrisponde al campo BT-10.
Riferimento all’ordine di acquisto	Il numero dell’ordine di acquisto del cliente. Gli consente di associare la fattura all’ordine corrispondente. Nello standard di fatturazione elettronica corrisponde al campo BT-13.

Nell’immagine, (1) indica il campo Riferimento dell’acquirente e (2) indica il campo Riferimento all’ordine di acquisto.

Nel modulo Contabilità, vai al sottomodulo Fatture;
crea una fattura oppure aprine una esistente;
nella sezione Dettagli, compila i campi Riferimento dell’acquirente e Riferimento all’ordine di acquisto se il cliente ti ha fornito questi dati;
salva la fattura.

Se hai inserito un riferimento dell’acquirente nel contatto, Rentman lo compila automaticamente quando selezioni quel contatto come cliente in una nuova fattura. Puoi modificarlo o rimuoverlo da ogni singola fattura. Rentman utilizza sempre il valore riportato nella fattura, non quello presente nel contatto.

Rentman aggiunge entrambi i riferimenti a tutti i formati di fatturazione elettronica: XRechnung, ZUGFeRD, UBL e Peppol. Se un campo è vuoto, Rentman non lo include nella fattura elettronica.

I riferimenti necessari dipendono dal formato della fattura elettronica:

Formato	Dati necessari
Peppol (compreso l’invio tramite Billit)	Compila il campo Riferimento all’ordine di acquisto oppure il campo Riferimento dell’acquirente. È sufficiente compilarne uno.
XRechnung	Compila il campo Riferimento dell’acquirente. Per gli enti pubblici tedeschi, inserisci il relativo Leitweg-ID.
Tutti gli altri formati	Entrambi i campi sono facoltativi.

Non sai che cosa inserire? Inserisci un riferimento riconoscibile dal cliente, ad esempio il numero del suo ordine di acquisto. Se non disponi di un riferimento e il formato non ne richiede uno, lascia vuoto il campo. Un campo vuoto è preferibile a un valore errato, poiché il sistema del cliente potrebbe rifiutare una fattura con un riferimento non corretto.

Per mostrare il riferimento all’ordine di acquisto anche nella fattura in formato PDF, aggiungilo al relativo modello di fattura.

Che cos’è un Leitweg-ID?

Il Leitweg-ID è un codice di instradamento utilizzato dagli enti pubblici tedeschi per ricevere le fatture elettroniche. Viene fornito dall’ente, solitamente nell’ordine o nel contratto. Senza questo codice, il portale di fatturazione elettronica dell’ente rifiuta la fattura. È necessario soltanto per le fatture destinate agli enti pubblici tedeschi, non per quelle destinate alle aziende.

Devo compilare questi campi per ogni fattura?

Soltanto quando il cliente lo richiede o quando il formato della fattura elettronica richiede uno dei riferimenti. Per Peppol, ogni fattura deve includerne almeno uno. Per XRechnung, ogni fattura deve includere un riferimento dell’acquirente. Se lasci vuoto un campo, Rentman non lo include nella fattura elettronica.

Perché ora ricevo un errore quando invio una fattura tramite Peppol?

Prima di questo aggiornamento, Rentman inseriva automaticamente un riferimento utilizzando il riferimento del progetto, il numero del progetto o il numero della fattura. Questo valore non era sempre corretto per il cliente, quindi ora Rentman utilizza soltanto i riferimenti che inserisci. Compila il campo Riferimento all’ordine di acquisto oppure Riferimento dell’acquirente nella fattura e inviala nuovamente. È sufficiente compilarne uno.

I riferimenti vengono copiati nelle note di credito?

Sì. Quando crei una nota di credito o una fattura da un progetto, Rentman copia il riferimento dell’acquirente e il riferimento all’ordine di acquisto.

Esportare una fattura elettronica

Dopo aver creato una fattura elettronica, puoi scaricarla direttamente dal modulo Panoramica fatture.

Puoi scaricare sia il file PDF sia il file XML da un’unica posizione.
I nomi dei file XML e PDF sono ora uniformi, per una maggiore chiarezza e coerenza.

Nel monetization_on modulo Contabilità, vai al sottomodulo Fatture;
crea una fattura oppure selezionane una esistente dall’elenco;
mentre modifichi la fattura, clicca sul pulsante di download per selezionare “Scarica file PDF”;
in alternativa, seleziona “Esporta per software di contabilità e fatture elettroniche”.

Rentman non esporta un file XRechnung se la fattura non contiene un riferimento dell’acquirente. Aggiungilo nella sezione Dettagli della fattura ed esegui nuovamente l’esportazione.

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Esportazione delle fatture in formati di fatturazione elettronica