Questa funzionalità è disponibile solo per Pianificazione del personale ProCrew Scheduling

Nel modulo watch_later Registrazione orari puoi tenere traccia degli orari di lavoro del tuo personale. È possibile collegare gli orari lavorativi alle attività e turni di un progetto, oppure registrarli separatamente. Il personale può registrare le proprie ore di lavoro e le ore di lavoro di altre persone, in base ai diritti posseduti nel software. Puoi regolare i diritti di ogni utente che ha accesso a Rentman con i ruoli utente nel modulo Configurazione.

La somma di tutte le ore di lavoro registrate viene riportata nella colonna dei costi effettivi della scheda Contabilità del tuo progetto. Questa cifra fornisce un’indicazione più precisa del costo del personale per un progetto. Puoi anche esportare i dati dal modulo watch_later Registrazione orari in un file .xlsx, se preferisci gestire il monte ore del tuo personale con un software di contabilità.

È inoltre possibile esportare i dati dal sottomodulo Attività, che visualizza le ore programmate per ogni attività, consentendo di visualizzare eventuali straordinari.

Rentman non supporta il payrolling, per questo ti consigliamo di esportare i dati dal modulo watch_later Registrazione orari e usare un software di contabilità per proseguire.

Puoi registrare le ore nella versione web di Rentman e nell'app Rentman Mobile (iOS e Android). Le istruzioni sono riportate di seguito.

Aggiungere una registrazione oraria (Rentman Web)

Assicurati di avere i diritti sufficienti per registrare le tue ore di lavoro.

Da Registrazione orari Da Attività
new time registration.gif

  1. Vai al modulo watch_later Registrazione orari.
  2. clicca su  + Aggiungi registrazione oraria
  3. seleziona il tipo di registrazione oraria;
    Registrazione oraria manuale vs. Attività pianificate;
    Registrazione oraria manuale: Questa opzione consente di selezionare manualmente gli orari Da e Fino. In seguito, puoi collegare le attività alla registrazione dell'orario.
    Attività pianificate: Questa opzione mostra un elenco di tutte le attività delle ultime 24 ore per le quali sei stato pianificato. Se selezioni questa opzione, gli orari Da e Fino saranno compilati automaticamente in base alle attività selezionate.
  4. seleziona gli orari Da/fino se hai selezionato la registrazione oraria manuale o seleziona le attività pianificate;
  5. clicca su Continua;
  6. seleziona i membri del personale a cui si applica la registrazione oraria;
  7. scegli la durata della pausa o seleziona gli orari di inizio e fine;
  8. compila le altre opzioni disponibili. 
  9. inserisci una (o più) attività che descrivano i compiti svolti in questo periodo utilizzando il pulsante AGGIUNGI accanto alle attività;
    Nota: qui vengono visualizzate tutte le attività/turni che si svolgono nel/i giorno/i selezionato/i e si possono facilmente collegare le ore a queste attività.
  10.  Salva  o (facoltativo) Salva e nuovo.

Aggiungere una registrazione oraria (Rentman App iOS & Android)

Nel modulo watch_later Registrazione orari sono presenti due schede: 

  • Da registrare: le attività per le quali devi ancora registrare le ore.
  • Registrate: le attività per le quali sono state registrate ore in precedenza.

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Devi avere i diritti necessari per registrare i tuoi orari di lavoro.

Nota: il numero di giorni passati per cui puoi visualizzare e registrare ore per le attività dipende dal tuo ruolo utente. Se il tuo ruolo permette solo 7 giorni di attività passata, le attività più vecchie di 7 giorni non saranno visibili.

 

Registrazione orari di un'attività

  1. vai al menu delle opzioni options.png;
  2. scegli Registrazione orari;
  3. nella scheda Registra, individua l'attività per la quale vuoi registrare le ore e scorri verso sinistra;
  4. inserisci le opzioni disponibili; 
  5. Salva  
register hours linked to a function in the app.gif

 

Attenzione: le attività senza ore registrate sono contrassegnate da un orologio blu tratteggiato, mentre quelle con ore registrate hanno un'icona verde.

Registrazione orari manuale

  1. vai al menu delle Opzioni options.png;
  2. seleziona Registrazione orari;
  3. clicca su + azzurro in basso a destra per aggiungere una registrazione;
  4. seleziona l'orario di inizio e di fine e inserisci la durata della tua pausa;
  5. compila le restanti opzioni;
  6. inserisci una o più attività che descrivano i compiti svolti in questo periodo;
  7. Salva 
time registration in the app without a function.gif

 

Registrazione orari tramite Check-in e Check-out

  1. vai al menu delle Opzioni options.png;
  2. seleziona Registrazione orari;
  3. seleziona Check-in (l'icona a forma di orologio);
  4. vedrai un timer partire sullo schermo;
    Attenzione: il timer continuerà a funzionare in background anche quando chiudi l'app.
  5. per fermare il timer, clicca su Stop;
  6. compila le restanti opzioni;
  7. inserisci una o più attività che descrivano i compiti svolti in quel periodo;
  8. Salva
time registration in the app without a function.gif

 

Opzioni disponibili

Quando registri un nuovo orario di lavoro, puoi impostare le seguenti informazioni:

Opzioni
  • Pausa: inserisci la lunghezza totale delle pause o il loro inizio e fine. La pausa verrà sottratta dalla durata dell´attività.
  • Tempo di viaggio (facoltativo): verrà dedotto dalla durata dell'attività. Questa voce viene visualizzata in una colonna separata nella griglia di registrazione degli orari. L'azienda può scegliere se compensare o meno il membro del personale.
    Nota: le pause e i tempi di viaggio non sono inclusi nel numero totale di ore di lavoro.
  • Tipo di registrazione orario (facoltativo): leggi questa sezione.
  • Distanza (facoltativo): la distanza percorsa in questo periodo di tempo
  • Pranzo (facoltativo): la distanza percorsa in un intervallo di tempo.
  • Attività (facoltativo): descrizione dell'attività svolta nell'intervallo di tempo. Puoi scegliere tra:

Collegare l'attività a un'attività o un turno del personale: se le ore registrate corrispondono a un'attività o un turno di un membro del personale, è possibile collegarla all'attività o al turno dall'elenco.

Aggiungi come testo libero: se la registrazione non corrisponde a un´attività o a un turno di un membro del personale, è possibile inserirne una o più in questo campo.

 

Tipi di registrazione orari

Gli orari che registri possono assumere diverse tipologie. A seconda della tipologia scelta, gli orari inseriti vengono aggiunti sottratti al monte ore dei tuoi collaboratori.

  • Lavoro: l'opzione predefinita. Queste ore vengono aggiunte al monte ore lavorate.
  • Vacanza: queste ore vengono aggiunte al monte ore, e riportate separatamente come ore di vacanza.
  • Correzione: ti permette di aggiungere o sottrarre ore al monte ore lavorate.
  • Congedo di malattia: queste ore vengono aggiunte al monte ore, e riportate separatamente come ore di malattia.
  • Riposo compensativo: queste ore non vengono aggiunte al monte ore.
    Per esempio: un tuo dipendente ha lavorato più del dovuto questa settimana, e per questo motivo non lavorerà il prossimo venerdì. Il venerdì sarà quindi trattato come giorno di riposo compensativo. Questa tipologia di orario può essere usata per spiegare perché questo dipendente non era presente il venerdì.

Impostare la panoramica

Nel modulo watch_later Registrazione orari, vedrai tutti gli orari lavorativi registrati nel periodo di tempo che hai selezionato.

Puoi filtrare le ore registrate, aggiungere colonne e raggruppare le ore per colonna così da avere una panoramica più facile da consultare.

Impostare i permessi per il personale

È possibile concedere ai membri del personale il permesso di registrare i propri orari, o gli orari di altri membri del personale. Puoi farlo assegnando loro diversi ruoli utente.

Esportare gli orari registrati

Puoi esportare i dati dal modulo Registrazione orari in un file .xlsx per gestire il monte ore del tuo personale in un software di contabilità.

Il sottomodulo Attività

Aggiungere attività a una registrazione è facoltativo, ma altamente consigliato. Puoi o collegare un'attività presente in un progetto o aggiungerne una come solo testo.

Nel sottomodulo Attività trovi una panoramica di tutte le attività registrate. Qui puoi anche mettere a paragone le attività dei progetti e le ore registrate per quelle attività.

Puoi filtrare le ore registrate, aggiungere colonne e raggruppare le ore per colonna così da avere una panoramica più facile da consultare.

Per i freelance, la scheda Attività è dove trovi il totale che hai concordato con il tuo cliente per questo lavoro. Questo può esserti utile nel momento in cui devi creare la tua fattura. Per vedere questa tariffa devi avere un ruolo utente con i diritti e permessi adatti.

Inserire il numero di riferimento della fattura

Seleziona una o più attività e clicca su post_add Inserisci numero di riferimento fattura per aggiungere una fattura di riferimento. In questo modo, puoi tenere traccia delle attività per le quali i tuoi colleghi e freelance hanno già emesso una fattura e assicurarti di non pagare per le stesse attività due volte.

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