Gestire efficacemente il personale richiede una panoramica completa e accurata sia delle ore lavorate che delle assenze. Con la funzione di gestione delle assenze di Rentman, invece di dover gestire più sistemi, trasferire manualmente i dati o affrontare registri di disponibilità incompleti, puoi assicurarti che i turni del personale siano sempre precisi, aggiornati e accessibili in un unico posto.
Grazie a questa funzione, i membri del personale possono inviare richieste di assenza, i responsabili possono esaminarle e approvarle direttamente sulla piattaforma, e tutti i tipi di assenze, come ferie, malattia e giorni di formazione, vengono registrati in modo strutturato e facilmente consultabile. Questo garantisce un registro affidabile e conforme alle normative delle ore lavorate e non lavorate, che può essere facilmente esportato per la gestione delle paghe e della contabilità.
In questo articolo, scoprirai come gestire le richieste di assenza del tuo personale in Rentman, eliminando l'inserimento ridondante di dati e riducendo gli errori dovuti a registri incoerenti tra diversi strumenti.
Scenari reali
Ecco alcuni esempi di come può essere utilizzata questa funzionalità:
Introduzione alla gestione delle assenze
Per iniziare a utilizzare la gestione delle assenze, è necessario configurare alcuni elementi: i permessi dei ruoli utente e i tipi di ore.
Permessi dei ruoli utente
I membri del personale devono avere i diritti adeguati e l’accesso ai moduli pertinenti. Prima di tutto, devi concedere ai membri del personale l'autorizzazione ad accedere alla gestione delle assenze nel modulo settingsConfigurazione. Per maggiori dettagli sui permessi relativi alla gestione delle assenze, consulta questo articolo.
Tipi di ore
Il passo successivo per configurare la gestione delle assenze è impostare i tipi di ore. Rentman offre diversi tipi di ore predefiniti per aiutarti a monitorare il lavoro svolto e il tempo di assenza. Ecco cosa rappresentano:
- Ore lavorate: le ore effettivamente lavorate da un membro del personale.
- Ferie: tempo di assenza per vacanze o giorni festivi.
- Correzione: veniva precedentemente utilizzato per correggere registrazioni orarie errate o per adeguare gli straordinari pagati, invece di convertirli in assenze. Questo tipo di ora è ora obsoleto. Puoi usare il modulo Personale per aggiungere o ridurre un saldo di assenze specifico. Ti consigliamo di utilizzare il flusso di approvazione delle registrazioni orarie per correggere eventuali registrazioni errate per i tuoi membri del personale.
- Malattia: le ore in cui un membro del personale è indisponibile a causa di malattia.
- Riposo compensativo: tempo di riposo maturato lavorando ore extra. Ad esempio, se un dipendente ha lavorato più a lungo il lunedì, può prendere il venerdì pomeriggio libero come compensazione.
Modifica dei tipi di ore predefiniti
È possibile modificare i tipi di ore predefiniti per impostare se devono avere un saldo, richiedere approvazione, bloccare la disponibilità o includere un codice paga:
- Vai al modulo settingsConfigurazione > Registrazione orari e assenze > Tipi di ore;
- seleziona un tipo di ora e clicca su Modifica;
- configura le opzioni;
- conferma;
- salva.
Codice paga: il codice associato alle paghe per una corretta elaborazione durante l'esportazione delle ore.
Ha un saldo orario: definisce se il tipo di ora ha un saldo e se deve essere detratto dal saldo di un dipendente (es. ferie o riposo compensativo). Se impostato su Sì, è necessario selezionare una data di inizio per il tracciamento delle ore.
Blocca la disponibilità: determina se questo tipo di ora impedisce ai membri del personale di essere pianificati durante quel periodo (es. per malattia o ferie).
Richiede approvazione: specifica se un responsabile deve approvare le ore prima che vengano registrate.
Aggiungere tipi di assenze personalizzati
Oltre ai tipi di ore predefiniti, puoi aggiungere ulteriori tipi di assenze specifici per la tua azienda, come i giorni di formazione. Ecco come procedere:
- Vai al modulo settingsConfigurazione > Registrazione orari > Tipi di ore;
- clicca su + Aggiungi tipo di assenza;
- configura le opzioni;
- conferma;
- salva.
Colore: il colore assegnato al tipo di assenza, visibile nella colonna Saldo assenze dei membri del personale e nella barra laterale dei dettagli.
Codice paga: il codice associato alle paghe per una corretta elaborazione delle ore esportate.
Ha un saldo orario: specifica se il tipo di assenza ha un saldo e se deve essere detratto dal saldo del dipendente (es. ferie o riposo compensativo). Se impostato su Sì, è necessario selezionare una data di inizio per il tracciamento delle ore.
Blocca la disponibilità: determina se questo tipo di assenza impedisce ai membri del personale di essere pianificati in quel periodo (es. malattia o ferie).
Richiede approvazione: specifica se un responsabile deve approvare l'assenza prima che venga registrata.
Saldo assenze
I saldi delle assenze mostrano quanti giorni di ciascun tipo di assenza un membro del personale ha ancora disponibili e può richiedere. Questo aiuta a monitorare ferie, malattia e altri permessi.
Visualizzare il saldo delle assenze
Modulo Personale
- Vai al modulo people Personale e fai doppio clic su un membro del personale;
- vai alla scheda Dettagli amministrativi > Saldo assenze.
Puoi anche aggiungere la colonna Saldo totale delle assenze alla panoramica dei membri del personale o aprire la barra laterale dei Dettagli per verificare il loro saldo delle assenze.
Sottomodulo delle richieste di assenza
Puoi visualizzare il tuo saldo delle assenze nel sottomodulo Richieste di assenza:
- Vai al sottomodulo Richieste di assenza;
- clicca su Il mio saldo delle assenze;
- clicca su ciascun tipo di assenza per vedere i dettagli.
Puoi visualizzare il saldo delle assenze di un membro del personale nelle loro richieste:
- Vai al sottomodulo Richieste di assenza;
- seleziona una richiesta di assenza;
- clicca su Dettagli per vedere maggiori informazioni.
Puoi anche vedere il saldo delle assenze quando invii una nuova richiesta di assenza:
- Avvia una nuova richiesta di assenza;
- clicca su Visualizza il saldo delle assenze.
Aggiornare il saldo delle assenze dei membri del personale
Con i permessi appropriati, puoi aggiornare i saldi delle assenze individualmente per ogni dipendente o importarli in blocco.
Aggiornare il saldo delle assenze di un singolo membro del personale
- Vai al modulo Personale e fai doppio clic su un membro del personale;
- vai alla scheda Dettagli amministrativi > Saldo assenze;
- clicca su + AGGIUNGI SALDO;
- seleziona il tipo di assenza;
- aggiungi le ore;
- scegli una data di efficacia (la data in cui il cambiamento del saldo delle assenze diventa effettivo);
- salva.
Suggerimento: puoi anche inserire ore negative per detrarle dal saldo delle assenze.
Aggiornare il saldo delle assenze dei membri del personale in blocco con l'importazione
Puoi aggiornare i saldi delle assenze dei membri del personale in blocco utilizzando la funzione di importazione in Rentman. Il tuo file di importazione deve includere almeno le seguenti colonne:
- Nome del membro del personale
- Tipo di assenza
- Saldo attuale delle assenze
Puoi scaricare un file di esempio su Rentman seguendo questi passaggi:
- Vai al modulo Personale;
- clicca sulla piccola freccia accanto al pulsante Importa e seleziona Importa saldi delle assenze del personale;
- clicca sulla piccola freccia accanto a Importa e scegli Importa saldi delle assenze del personale;
- nella finestra pop-up che appare, clicca su Scarica un file d'esempio.
- Se stai importando più tipi di ferie (es. ferie annuali e congedo parentale), devi inserire una riga separata per ogni tipo di ferie per ciascun membro del personale. Ogni riga deve contenere il saldo di un solo tipo di ferie.
Quando il file è pronto, procedi con l'importazione:
- Vai al modulo Personale;
- clicca sulla freccia accanto a Importa; e seleziona Importa saldi delle assenze del personale;
- abbina le colonne e clicca su Avanti;
- Controlla i dati nell’anteprima e, Quando il file è pronto, procedi con l'importazione:
- clicca su Importa.
Per imparare come aggiornare i tuoi database in blocco, leggi questo articolo. Una volta completato l'aggiornamento, i vecchi saldi delle assenze saranno sostituiti dai nuovi valori provenienti dal file di importazione.
Inviare una richiesta di assenza
Una volta configurati i tipi di assenza, aggiunto i saldi delle assenze e concesso ai membri del personale i permessi corretti, potranno iniziare a inviare richieste di assenza. Leggi questo articolo per scoprire come inviare le richieste di assenza.
Modificare le richieste di assenza
Puoi modificare una richiesta di ferie dopo che è stata inviata per cambiare i dettagli. Leggi questo articolo per scoprire come fare.
Gestire le richieste di assenza
Una volta inviata una richiesta di assenza, puoi approvarla, rifiutarla o annullarla. Questo articolo spiega come farlo.
Sottomodulo delle richieste di assenza
Nel sottomodulo Richieste di assenza, puoi monitorare tutte le richieste di assenza dei membri del personale. Puoi esportare i dati per l'elaborazione delle paghe, filtrare per tipo di ora o membro del personale, e utilizzare altri filtri generali in Rentman. Inoltre, puoi creare e gestire le richieste di assenza direttamente da questo sottogruppo.