Nel modulo Registrazione orari puoi tenere traccia degli orari di lavoro del tuo personale. È possibile collegare gli orari lavorativi alle attività e turni di un progetto, oppure registrarli separatamente. Il personale può registrare le proprie ore di lavoro e le ore di lavoro di altre persone, in base ai diritti posseduti nel software. Puoi regolare i diritti di ogni utente che ha accesso a Rentman con i ruoli utente nel modulo Configurazione.
La somma di tutte le ore di lavoro registrate viene riportata nella colonna dei costi effettivi della scheda Contabilità del tuo progetto. Questa cifra fornisce un’indicazione più precisa del costo del personale per un progetto. Puoi anche esportare i dati dal modulo watch_later Registrazione orari in un file .xlsx, se preferisci gestire il monte ore del tuo personale con un software di contabilità.
È inoltre possibile esportare i dati dal sottomodulo Attività, che visualizza le ore programmate per ogni attività, consentendo di visualizzare eventuali straordinari.
Oltre alle Ore lavorate, puoi tenere traccia delle richieste di assenza dei membri del tuo personale nel sottomodulo Richieste di assenza. Leggi di più sulla gestione delle assenze qui.
Puoi registrare le ore nella versione web di Rentman e nell'app Rentman Mobile (iOS e Android). Le istruzioni sono riportate di seguito.
Aggiungere una registrazione oraria (Rentman Web)
Da Registrazione orari Da Attività
- Vai al modulo watch_later Registrazione orari.
- clicca su + Aggiungi registrazione oraria
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seleziona il tipo di registrazione oraria;
Registrazione oraria manuale vs. Attività pianificate;Registrazione oraria manuale: Questa opzione consente di selezionare manualmente gli orari Da e Fino. In seguito, puoi collegare le attività alla registrazione dell'orario.
Attività pianificate: Questa opzione mostra un elenco di tutte le attività delle ultime 24 ore per le quali sei stato pianificato. Se selezioni questa opzione, gli orari Da e Fino saranno compilati automaticamente in base alle attività selezionate. - seleziona gli orari Da/fino se hai selezionato la registrazione oraria manuale o seleziona le attività pianificate;
- clicca su Continua;
- seleziona i membri del personale a cui si applica la registrazione oraria;
- scegli la durata della pausa o seleziona gli orari di inizio e fine;
- compila le altre opzioni disponibili.
-
inserisci una (o più) attività che descrivano i compiti svolti in questo periodo utilizzando il pulsante AGGIUNGI accanto alle attività;
Nota: qui vengono visualizzate tutte le attività/turni che si svolgono nel/i giorno/i selezionato/i e si possono facilmente collegare le ore a queste attività. - Salva o (facoltativo) Salva e nuovo.
- Vai al sottomodulo Attività;
- seleziona il(i) membro(i) del team per cui desideri registrare le ore dall'angolo in alto a destra;
- seleziona una o più attività per le quali desideri registrare le ore e clicca su APRI REGISTRAZIONE.
- scegli la durata della pausa o seleziona gli orari di inizio e fine per la pausa;
- compila le altre opzioni disponibili;
- aggiungi la durata dell'attività;
Nota: qui vengono visualizzate tutte le attività/turni che si svolgono nel/i giorno/i selezionato/i e si possono facilmente collegare le ore a queste attività. - Salva o (facoltativo) Salva e nuovo.
Aggiungere una registrazione oraria (Rentman App iOS & Android)
Nel modulo watch_later Registrazione orari sono presenti due schede:
- Da registrare: le attività per le quali devi ancora registrare le ore.
- Registrate: le attività per le quali sono state registrate ore in precedenza.
Registrazione orari di un'attività
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Registrazione orari manuale
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Registrazione orari tramite Check-in e Check-out
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Opzioni disponibili
Quando registri un nuovo orario di lavoro, puoi impostare le seguenti informazioni:
- Pausa: inserisci la lunghezza totale delle pause o il loro inizio e fine. La pausa verrà sottratta dalla durata dell´attività.
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Tempo di viaggio (facoltativo): verrà dedotto dalla durata dell'attività. Questa voce viene visualizzata in una colonna separata nella griglia di registrazione degli orari. L'azienda può scegliere se compensare o meno il membro del personale.
Nota: le pause e i tempi di viaggio non sono inclusi nel numero totale di ore di lavoro. - Tipo di registrazione orario (facoltativo): leggi questa sezione.
- Distanza (facoltativo): la distanza percorsa in questo periodo di tempo.
- Pranzo (facoltativo): la distanza percorsa in un intervallo di tempo.
- Attività (facoltativo): descrizione dell'attività svolta nell'intervallo di tempo. Puoi scegliere tra:
Collegare l'attività a un'attività o un turno del personale: se le ore registrate corrispondono a un'attività o un turno di un membro del personale, è possibile collegarla all'attività o al turno dall'elenco.
Aggiungi come testo libero: se la registrazione non corrisponde a un´attività o a un turno di un membro del personale, è possibile inserirne una o più in questo campo.
Tipi di registrazione orari
Gli orari che registri possono assumere diverse tipologie. A seconda della tipologia scelta, gli orari inseriti vengono aggiunti o sottratti al monte ore dei tuoi collaboratori.
- Lavoro: l'opzione predefinita. Queste ore vengono aggiunte al monte ore lavorate.
- Vacanza: queste ore vengono aggiunte al monte ore, e riportate separatamente come ore di vacanza.
- Correzione: ti permette di aggiungere o sottrarre ore al monte ore lavorate.
- Congedo di malattia: queste ore vengono aggiunte al monte ore, e riportate separatamente come ore di malattia.
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Riposo compensativo: queste ore non vengono aggiunte al monte ore.
Per esempio: un tuo dipendente ha lavorato più del dovuto questa settimana, e per questo motivo non lavorerà il prossimo venerdì. Il venerdì sarà quindi trattato come giorno di riposo compensativo. Questa tipologia di orario può essere usata per spiegare perché questo dipendente non era presente il venerdì.
Approvazione delle registrazioni orarie
Per ridurre al minimo il rischio di errori e imprecisioni nella retribuzione, è possibile attivare l’approvazione delle registrazioni orarie inserite dai membri del personale.
Impostare la panoramica
Nel modulo watch_later Registrazione orari, vedrai tutti gli orari lavorativi registrati nel periodo di tempo che hai selezionato.
Per avere una visione più chiara delle ore registrate, inclusa la distinzione tra quelle approvate e quelle ancora in attesa, aggiungi la colonna Stato alla panoramica.
Puoi filtrare le ore registrate, aggiungere colonne e raggruppare le ore per colonna così da avere una panoramica più facile da consultare.
Impostare i permessi per il personale
È possibile concedere ai membri del personale il permesso di registrare i propri orari, o gli orari di altri membri del personale. Puoi farlo assegnando loro diversi ruoli utente.
Esportare gli orari registrati
Puoi esportare i dati dal modulo Registrazione orari in un file .xlsx per gestire il monte ore del tuo personale in un software di contabilità.
Il sottomodulo Attività
Aggiungere attività a una registrazione è facoltativo, ma altamente consigliato. Puoi o collegare un'attività presente in un progetto o aggiungerne una come solo testo.
Nel sottomodulo Attività trovi una panoramica di tutte le attività registrate. Qui puoi anche mettere a paragone le attività dei progetti e le ore registrate per quelle attività.
Puoi filtrare le ore registrate, aggiungere colonne e raggruppare le ore per colonna così da avere una panoramica più facile da consultare.
Per i freelance, la scheda Attività è dove trovi il totale che hai concordato con il tuo cliente per questo lavoro. Questo può esserti utile nel momento in cui devi creare la tua fattura. Per vedere questa tariffa devi avere un ruolo utente con i diritti e permessi adatti.
Inserire il numero di riferimento della fattura
Seleziona una o più attività e clicca su post_add Inserisci numero di riferimento fattura per aggiungere una fattura di riferimento. In questo modo, puoi tenere traccia delle attività per le quali i tuoi colleghi e freelance hanno già emesso una fattura e assicurarti di non pagare per le stesse attività due volte.