Ogni progetto richiede molto più del tempo trascorso sul posto. Bisogna progettare il palco, effettuare un sopralluogo nella location, realizzare i disegni, sollecitare l’approvazione del cliente e preparare un resoconto al termine del lavoro. A tutto questo si aggiungono le attività che non sono legate ad alcun progetto, come il lavoro in magazzino, le consegne e le attività amministrative.
Rentman offre quattro strumenti per pianificare tutte queste attività: attività, turni, incarichi e Servizi. Durante la configurazione possono sembrare intercambiabili, ma funzionano in modo diverso in Pianificazione risorse, nelle schede attività e nei preventivi e nelle fatture. Scegliere lo strumento giusto permette di pianificare il lavoro con precisione e di registrare correttamente le ore impiegate dal team.
In questo articolo scoprirai a che cosa servono questi quattro strumenti e come scegliere quello più adatto.
Quale strumento utilizzare?
Il modo più semplice per scegliere è chiederti che cosa devi pianificare.
Devi pianificare il tempo di una persona? In questo caso, utilizza un’attività o un turno. Entrambi vengono visualizzati in Pianificazione risorse, hanno un orario di inizio e uno di fine e permettono di sapere chi deve trovarsi in un determinato luogo e in quale momento.
- Se il lavoro è legato a un progetto e si svolge durante l’evento, utilizza un’attività.
- Se il lavoro non è legato a un progetto, come una giornata in magazzino, un giro di consegne o attività amministrative, utilizza un turno.
Devi pianificare un lavoro da portare a termine? In questo caso, utilizza un incarico. Un incarico indica che cosa deve essere fatto ed entro quando. Ha una scadenza, ma non un orario prestabilito, quindi non viene visualizzato in Pianificazione risorse.
Vuoi addebitare al cliente un insieme di incarichi? Raggruppali in un servizio.
Confronto tra i quattro strumenti
| Attività | Turno | Incarico | Servizio | |
|---|---|---|---|---|
| Che cos’è | Un ruolo da ricoprire durante l’evento | Una fascia oraria pianificata per il lavoro interno | Un lavoro da portare a termine | Un insieme di incarichi venduto al cliente |
| È legato a un progetto | Sì | No | Facoltativo | Sì |
| Quando si svolge il lavoro | Durante l’evento, in un orario prestabilito | In un orario prestabilito | Prima o dopo l’evento, entro una scadenza | Comprende gli incarichi raggruppati al suo interno |
| Come viene pianificato | Con un orario di inizio e uno di fine | Con un orario di inizio e uno di fine | Con un budget di tempo e una scadenza, senza un orario di inizio prestabilito | Con un costo e un prezzo |
| Dove viene visualizzato | Nel modulo Pianificazione risorse e nella scheda Pianificazione risorse del progetto | Nel modulo Pianificazione risorse | Nelle schede attività, nel modulo Incarichi, nella scheda Incarichi del progetto e nel widget Incarichi della dashboard | Nella scheda Servizi e nella panoramica finanziaria del progetto |
Quattro esempi
Una giornata di allestimento: utilizza un’attività
Il giorno prima dell’evento servono quattro tecnici sul posto, dalle 08:00 alle 17:00. Il lavoro si svolge in un luogo e in un orario prestabiliti. Il personale deve comparire in Pianificazione risorse, così puoi verificarne la disponibilità ed evitare sovrapposizioni. Inoltre, le ore lavorate possono essere addebitate al cliente come costi del personale.
Pianifica questo lavoro come attività. Scopri di più sulle attività.
Pulire i furgoni: utilizza un turno
I furgoni vengono puliti ogni venerdì pomeriggio e il lavoro richiede circa tre ore e due persone. Non è legato ad alcun progetto, si svolge in un orario prestabilito e si ripete ogni settimana.
Crea un turno chiamato Pulizia dei furgoni dalle 14:00 alle 17:00 e assegna due membri del personale. Poiché il lavoro si ripete, configura un turno ricorrente anziché crearne uno nuovo ogni venerdì. Il personale può registrare le ore sul turno, così il tempo lavorato viene registrato anche se non è associato ad alcun progetto. Scopri di più sull’utilizzo dei turni.
Progettare un palco: utilizza incarichi raggruppati in un servizio
Un designer ha bisogno di circa dodici ore per realizzare il design del palco. Il lavoro può essere svolto in qualsiasi momento nelle tre settimane precedenti all’evento. Il giorno esatto non è importante, purché sia completato prima dell’inizio dell’allestimento. Il design viene venduto al cliente come parte di un pacchetto.
Crea un servizio chiamato Design del palco, quindi aggiungi gli incarichi che lo compongono: la realizzazione del disegno, la revisione da parte del cliente e le modifiche. Assegna a ogni incarico un budget di tempo e una scadenza. Le ore registrate dal team su questi incarichi confluiscono nel servizio, permettendoti di confrontare l’importo indicato nel preventivo con il costo effettivo del lavoro. Scopri di più sui Servizi.
Montare il girato dopo l’evento: utilizza un incarico
Nella settimana successiva all’evento, una persona deve montare il video riepilogativo. Il lavoro ha una scadenza e un responsabile, ma non deve essere svolto in un orario prestabilito.
Crea un incarico con un budget di tempo, una scadenza e un assegnatario. Se il montaggio viene addebitato al cliente, collega l’incarico anche a un servizio. Scopri di più sull’utilizzo degli incarichi.
In che modo incidono sui dati finanziari del progetto
- Un’attività genera un costo del personale e, se viene addebitata al cliente, anche un ricavo relativo al personale. Entrambi vengono mostrati nella panoramica finanziaria del progetto.
- Un turno non è legato a un progetto, quindi non compare nella panoramica finanziaria del progetto. Il personale può comunque registrare le ore sul turno, così il tempo lavorato viene incluso nei calcoli delle retribuzioni e nei report.
- Un incarico non ha un prezzo proprio. Ha un budget di tempo e le ore registrate sull’incarico diventano un costo interno. In questo modo puoi confrontare il tempo pianificato con quello effettivo.
- Un servizio permette di trasformare il lavoro svolto attraverso gli incarichi in un ricavo. Ha un costo orario e un prezzo, compare nei preventivi e nelle fatture e mette a confronto le ore pianificate con quelle registrate, così puoi verificare il margine.