Quando un progetto comprende numerosi incarichi distribuiti tra più persone, un semplice elenco degli incarichi di cui sei responsabile non è più sufficiente. Devi poter vedere che cosa è in corso, che cosa è in ritardo e chi sta lavorando a che cosa, senza dover chiedere aggiornamenti.
Una scheda attività ti offre questa panoramica. Si tratta di una rappresentazione visiva degli incarichi, che puoi organizzare in base allo stato, all’assegnatario, al progetto o a qualsiasi altra informazione monitorata e condividere con i colleghi interessati.
In questo articolo scoprirai che cos’è una scheda attività, come funzionano le due modalità di visualizzazione, come raggruppare e filtrare gli incarichi e come condividere la scheda attività di un progetto con il team.
Che cos’è una scheda attività
Una scheda attività è una vista filtrata degli incarichi a cui hai già accesso. Non è un contenitore: gli incarichi non appartengono a una determinata scheda e la creazione di una nuova scheda non sposta alcun elemento.
Prima di iniziare, è importante comprendere due aspetti:
- Uno stesso incarico può comparire contemporaneamente in più schede. Ad esempio, un incarico di progettazione può comparire nella scheda attività del progetto, nella scheda del team Design e in una vista che hai salvato per la settimana in corso. In tutti e tre i casi si tratta dello stesso incarico.
- Ogni incarico ha un solo stato. Se lo modifichi in una scheda, la modifica viene applicata ovunque, perché stai modificando l’incarico, non semplicemente una scheda visiva.
I due tipi di schede attività
Le schede attività dei progetti vengono create automaticamente. Ogni progetto ne possiede una, disponibile nella scheda Incarichi, che mostra tutti gli incarichi del progetto. Non è quindi necessario configurarla.
Le schede attività dei team vengono create dai power user nel modulo Incarichi e sono associate a un team, come Design o Officina. Rispondono a una domanda diversa: non "Come sta andando questo progetto?", ma "A che cosa sta lavorando il mio team questa settimana?". Scopri di più sui team e sulle schede attività dei team.
Vista scheda
Nella vista scheda, gli incarichi vengono mostrati sotto forma di schede disposte in colonne. Le colonne dipendono dal raggruppamento selezionato, che per impostazione predefinita corrisponde agli stati degli incarichi.
Spostare una scheda modifica l’incarico. Quando trascini una scheda da una colonna all’altra, Rentman aggiorna automaticamente il relativo campo dell’incarico. Se trascini una scheda da Da fare a Completato, lo stato dell’incarico cambia. Se invece hai raggruppato gli incarichi per assegnatario, trascinando una scheda in un’altra colonna assegnerai l’incarico a un’altra persona. È il modo più rapido per mantenere aggiornata la scheda attività, ma ricorda che si tratta di una modifica effettiva dell’incarico e non di un semplice spostamento visivo.
Ogni scheda mostra a colpo d’occhio le informazioni principali dell’incarico. Puoi inoltre aprire i dettagli dell’incarico per modificarne qualsiasi campo. Gli incarichi la cui scadenza è stata superata sono contrassegnati, così puoi individuarli senza dover leggere ogni scheda.
Vista elenco
La vista elenco mostra gli stessi incarichi sotto forma di righe anziché di schede. Usala quando hai bisogno di maggiori dettagli anziché di una panoramica generale, ad esempio per confrontare le scadenze di numerosi incarichi, controllare i budget di tempo o modificare rapidamente più incarichi.
Puoi scegliere quali colonne visualizzare. Due colonne particolarmente utili sono il budget di tempo e le ore registrate per ogni incarico: confrontandole, puoi verificare se il lavoro sta richiedendo più tempo del previsto. Scopri di più sulle colonne.
Quando applichi un raggruppamento nella vista elenco, gli incarichi vengono suddivisi in sezioni anziché in colonne. Le funzioni di ordinamento, filtro e modifica funzionano come nelle altre sezioni di Rentman.
Passare da una vista all’altra
Per passare dalla vista scheda alla vista elenco o viceversa:
- Vai al modulo Incarichi oppure alla scheda Incarichi di un progetto;
- clicca su Panoramica;
- clicca su Scheda o elenco;
- seleziona la vista che vuoi utilizzare.
Filtri, raggruppamenti e viste
I filtri determinano quali incarichi vengono visualizzati. Puoi applicarli a diversi tipi di informazioni, tra cui lo stato e il tipo di progetto, il colore e le scadenze superate.
Per filtrare una panoramica:
- Vai al modulo Incarichi oppure alla scheda Incarichi di un progetto;
- clicca su Filtri;
- seleziona il filtro;
- clicca su Aggiungi.
I raggruppamenti determinano come vengono suddivisi gli incarichi. Qualsiasi informazione visualizzabile in una colonna può essere utilizzata anche per creare un raggruppamento. Puoi quindi raggruppare gli incarichi per stato, tag ed elementi collegati nel modulo Incarichi. Per ottenere una panoramica ancora più dettagliata, puoi utilizzare anche i sottogruppi.
Per utilizzare gruppi e sottogruppi:
- Vai al modulo Incarichi oppure alla scheda Incarichi di un progetto;
- clicca su Panoramica;
- seleziona Gruppi o Sottogruppi;
- seleziona l’opzione desiderata.
Le viste sono combinazioni salvate di filtri e raggruppamenti che puoi applicare a una scheda attività. Dopo aver configurato la scheda come preferisci, puoi salvare la configurazione come vista e riaprirla con un solo clic. Scopri di più sulle viste.
Orientarsi tra le schede attività
Tutte le schede attività sono disponibili nel modulo Incarichi. Da qui puoi aprire qualsiasi scheda di progetto a cui hai accesso, consultare le schede dei team e accedere a tutti gli incarichi che puoi visualizzare.
Se l’elenco delle schede è molto lungo, puoi semplificarlo nascondendo quelle che non sono pertinenti al tuo lavoro.
Per nascondere una scheda attività:
- Vai al modulo Incarichi;
- nel menu delle schede attività a sinistra, individua la scheda che vuoi nascondere;
- clicca su Altre opzioni;
- seleziona Nascondi.
Le schede nascoste non vengono eliminate e puoi renderle nuovamente visibili in qualsiasi momento.
Per visualizzare le schede nascoste:
- Vai al modulo Incarichi;
- nel menu delle schede attività a sinistra, clicca su Altre opzioni;
- attiva Mostra schede nascoste.
Condividere la scheda attività di un progetto con i colleghi
Condividi la scheda attività di un progetto con le persone che vi lavorano, così tutti potranno consultare lo stesso piano. Puoi farlo in qualsiasi momento mentre lavori nella scheda.
- Apri la scheda attività di un progetto dalla scheda Incarichi del progetto oppure dal modulo Incarichi;
- clicca su Condividi;
- cerca il nome di un membro del personale già presente in Rentman e aggiungilo;
- scopri come invitare un utente esterno;
- clicca su Salva.
Le persone aggiunte ricevono una notifica che le informa della condivisione della scheda attività.
Come interagiscono condivisione e autorizzazioni degli utenti
Le operazioni che una persona può eseguire in una scheda attività dipendono da due fattori distinti:
- La condivisione della scheda determina quali incarichi può visualizzare e modificare.
- Il ruolo utente determina quali operazioni può eseguire su questi incarichi e su quelli esterni alla scheda, ad esempio se può eliminare gli incarichi creati da altre persone.
Condividere una scheda con un collega non gli assegna quindi autorizzazioni che non possiede già. Gli concede l’accesso agli incarichi presenti nella scheda, entro i limiti previsti dal suo ruolo. Scopri di più sui ruoli utente e sulle relative autorizzazioni.