Een compleet en nauwkeurig overzicht van zowel gewerkte als verlofuren draagt bij aan effectief personeelsmanagement. Met de functie 'Verlofbeheer' van Rentman is de verlofdata van je team up-to-date en op één plek toegankelijk. Switchen tussen meerdere systemen, handmatig gegevens overdragen of werken met onvolledige beschikbaarheidsgegevens behoort hiermee tot de verleden tijd.
Met deze functie dienen medewerkers verlofaanvragen in, managers beoordelen deze binnen het platform en alle verloftypen, zoals vakantie, ziekteverlof en trainingsdagen, worden op een gestructureerde en rapporteerbare manier vastgelegd. Dit levert een betrouwbaar en wettelijk conform logboek van gewerkte en niet-gewerkte uren op, dat eenvoudig wordt geëxporteerd voor salarisadministratie en boekhouding.
In dit artikel lees je hoe Verlofbeheer in Rentman werkt en voorkom je overbodige gegevensinvoer en fouten veroorzaakt door inconsistente gegevens in verschillende tools.
Praktijkvoorbeelden
Hier vind je een aantal voorbeelden van hoe de functie gebruikt kan worden:
Aan de slag met Verlofbeheer
Voordat je verlofbeheer kan gebruiken, moet je eerst de machtigingen voor de gebruikersrol configureren en de urensoorten instellen.
Gebruikersrolmachtigingen
Medewerkers hebben de juiste rechten en toegang tot relevantie modules nodig. Geef je teamleden eerst toegang tot Verlofbeheer in de Configuratiemodule. In dit artikel lees je meer informatie over machtigingen voor Verlofbeheer.
Urensoorten
De volgende stap is het instellen van urensoorten. Rentman biedt verschillende standaard urensoorten om verschillende soorten werk en verlof bij te houden. Dit is wat elk type betekent:
- Gewerkt: het aantal uur dat een medewerker gewerkt heeft.
- Verlof: verlof voor vakantie of vrije tijd.
- Correctie: werd voorheen gebruikt om onjuiste tijdregistraties te corrigeren of betaalde overuren aan te passen in plaats van ze om te zetten in vrije tijd. Dit uurtype is nu verouderd. Gebruik de Medewerkersmodule om een specifiek verlofsaldo toe te voegen of te verlagen. We adviseren om onze workflow voor het goedkeuren van tijdregistraties te gebruiken om onjuiste tijdregistraties voor medewerkers aan te passen.
- Ziekteverlof: het aantal uur dat een medewerker niet beschikbaar is door ziekte.
- Compensatie: vrije tijd die verdiend is door extra uren te werken. Bijvoorbeeld: een medewerker heeft op maandag langer gewerkt en neemt op vrijdagmiddag vrij ter compensatie.
Standaard urensoorten bewerken
Bewerk de standaard urensoorten en bepaal of ze een saldo moeten hebben, goedkeuring vereisen, beschikbaarheid moeten blokkeren of een salariscode moeten bevatten:
- Ga naar de Configuratiemodule > Tijdregistratie en verlof > Urensoorten
- Selecteer een uursoort en klik op Bewerken.
- Vul alle gegevens in.
- Bevestigen
- Opslaan
Urencode: de code gekoppeld aan de salarisadministratie voor een nauwkeurige verwerking bij het exporteren van uren.
Heeft urensaldo: bepaal of het uurtype een saldo heeft en of het van het verlofsaldo van een werknemer moet worden afgetrokken (bijvoorbeeld voor vakantie- of compensatie-uren). Kies je voor 'Ja'? Selecteer dan een startdatum vanaf wanneer de uren voor het saldo bijgehouden worden.
Blokkeert beschikbaarheid: bepaal of dit uurtype ervoor zorgt dat medewerkers tijdens deze periode niet worden ingepland (bijvoorbeeld vanwege ziekte of vakantie).
Vereist goedkeuring: bepaal of een manager of leidinggevende de aangevraagde uren eerst moet goedkeuren voordat ze geregistreerd worden.
Aangepaste categorieën verlof toevoegen
Naast de standaard urensoorten heb je de mogelijkheid om gepersonaliseerde verloftypen aan je workspace toe te voegen, zoals Trainingsdagen. Hieronder lees je hoe je aangepaste verloftypen toevoegt.
- Ga naar de Configuratiemodule > Tijdregistratie en verlof > Urensoorten
- Klik op + Verlofsoort toevoegen.
- Vul alle gegevens in.
- Bevestigen
- Opslaan
Urencode: de code gekoppeld aan de salarisadministratie voor een nauwkeurige verwerking bij het exporteren van uren.
Blokkeert beschikbaarheid: bepaal of dit verloftype ervoor zorgt dat medewerkers tijdens deze periode niet worden ingepland (bijvoorbeeld vanwege ziekte of vakantie).
Vereist goedkeuring: bepaal of een manager of leidinggevende het aangevraagde verlof eerst moet goedkeuren voordat deze geregistreerd worden.
Verlofsaldo
Het verlofsaldo laat zien hoeveel van elk verloftype een teamlid beschikbaar heeft en kan aanvragen. Hiermee houd je vakantiedagen, ziekteverlof en ander verlof overzichtelijk bij.
Verlofsaldo bekijken
Medewerkersmodule
- Ga naar de people Medewerkersmodule en dubbelklik op een medewerker.
- Ga naar het tabblad Administratief > Verlofsaldo
Je kan de kolom Verlofsaldo toevoegen aan het overzicht van je medewerker of de zijbalk Details openen van elk teamlid om het verlofsaldo te bekijken.
Verlofaanvragen submodule
In de submodule Verlofaanvragen bekijk je je eigen verlofsaldo:
- Ga naar de submodule Verlofaanvragen.
- Klik op Mijn verlofsaldo.
- Klik op elke verlofsoort om details te bekijken.
Binnen de verlofaanvragen bekijk je het verlofsaldo van een medewerker:
- Ga naar de Verlofaanvragen submodule.
- Selecteer een verlofaanvraag.
- Klik op Details voor meer informatie.
Je kan het verlofsaldo ook inzien bij het indienen van een nieuwe verlofaanvraag:
- Start een nieuwe verlofaanvraag.
- Klik op Verlofsaldo bekijken
Verlofsaldo van een medewerker bijwerken
Met de juiste rechten werk je het verlofsaldo van elke werknemer afzonderlijk bij of in bulk importeren.
Verlofsaldo van een enkele medewerker bijwerken
- Ga naar de Medewerkersmodule en dubbelklik op een medewerker.
- Ga naar het tabblad Administratief > Verlofsaldo
- Klik op SALDO TOEVOEGEN
- Selecteer het type verlof.
- Voeg de uren toe.
- Kies de datum waarop de wijziging ingaat.
- Opslaan
Verlofsaldo van meerdere medewerkers updaten met een bulkimport
Met de importfunctie van Rentman werk je de verlofsaldi van medewerkers in bulk bij. Je importbestand moet ten minste de volgende kolommen bevatten:
- Naam medewerker
- Verloftype
- Huidige verlofsaldo
Download een voorbeeldbestand in Rentman:
- Ga naar de Medewerkersmodule.
- Klik op het pijltje naar Importeren en kies Importeer verlofsaldo's voor medewerkers.
- Klik op Download een voorbeeldbestand in de pop-up.
- Als je verlofsaldi importeert voor meerdere verlofsoorten (bijv. vakantie- en ouderschapsverlof), voeg dan voor elke verlofsoort en per medewerker een aparte rij toe. Elke rij moet het saldo voor één specifieke verlofsoort bevatten.
Wanneer je importbestand klaar is, kun je beginnen met importeren:
- Ga naar de Medewerkersmodule.
- Klik op het pijltje naar Importeren en kies Importeer verlofsaldo's voor medewerkers.
- Match kolommen en klik op Volgende stap.
- Controleer de gegevens in de preview.
- Klik op Importeren.
In dit artikel lees je hoe je jouw database in bulk bijwerkt. Zodra de update is voltooid, worden de oude verlofsaldi vervangen door de nieuwe waarden uit je importbestand.
Verlofaanvraag indienen
Na het instellen van de verloftypen, toevoegen van verlofsaldi en jouw medewerkers de juiste machtigingen hebben, kunnen medewerkers verlofaanvragen indienen. In dit artikel lees je hoe je en verlofaanvraag indient.
Verlofaanvraag bewerken
Na indienen kun je een verlofaanvraag bewerken om de gegevens aan te passen. Lees dit artikel voor meer informatie.
Verlofaanvragen beheren
Nadat een verlofaanvraag is ingediend, kun je deze goedkeuren, afwijzen of annuleren. In dit artikel lees je hoe dat werkt.
Verlofaanvragen submodule
In de Verlofaanvragen submodule beheer je de verlofaanvragen van alle medewerkers. Je exporteert er gegevens voor salarisverwerking, filtert op uurtype of medewerker of gebruikt een van de andere standaard filters in Rentman. Daarnaast maak en beheer je verlofaanvragen rechtstreeks vanuit deze submodule.