In de Tijdregistratie module kan je de gewerkte uren van al je medewerkers bijhouden. Je kan een registratie koppelen aan een medewerkersfunctie van een project of dienst, of een aparte registratie aanmaken. Medewerkers kunnen rechten ontvangen om hun eigen uren (en die van anderen) te registreren. Dit kan door deze medewerker een andere gebruikersrol toe te wijzen in Rentman. 

Het totaal aantal ingevoerde uren verschijnt in de kolom Werkelijke kosten in het tabblad Financieel van je project. Dit biedt een meer nauwkeurige schatting van de medewerkerskosten van een project. Je kan ook informatie uit de watch_later Tijdregistratie module exporteren naar een .xlsx bestand, zodat je de gewerkte uren in jouw eigen accounting software verder kan verwerken.

Je kan ook gegevens vanuit de submodule Activiteiten exporteren. Deze submodule geeft de geplande uren voor elke activiteit weer, zodat je eenvoudig inzicht krijgt in eventuele overuren.

Naast Gewerkte uren houd je verlofaanvragen van je medewerkers bij in de submodule Verlofaanvragen. Lees hier meer over verlofbeheer.

Uren registreren kan met de webversie van Rentman of in de mobiele Rentman app (iOS & Android). Hieronder vind je daar meer informatie over.

Nieuwe registratie toevoegen (Rentman Web)

Vanuit Tijdregistratie

1. Ga naar de watch_later Tijdregistratiemodule.
2. Klik op  + Tijdregistratie toevoegen

3. Selecteer het type tijdregistratie.

   Handmatige tijdregistratie vs Geplande activiteiten

   Handmatige tijdregistratie - Met deze optie selecteer je handmatig de Van en Tot-tijden. Later koppel je de activiteiten aan de tijdregistratie.
   Geplande activiteiten - Deze optie toont een lijst van alle activiteiten van de afgelopen 24 uur waarop je ingepland was. De Van en Tot-tijden worden automatisch ingevuld op basis van de geselecteerde activiteiten.
4. Selecteer de Van/tot tijden wanneer je kiest voor Handmatige tijdregistratie of selecteer de activiteiten wanneer je kiest voor Geplande activiteiten.
5. Klik op Ga verder
6. Selecteer de medewerker(s) die van toepassing is op deze registratie.
7. Voer de pauzeduur in of selecteer de Van/tot tijden van de pauzeduur. 
8. Vul de overige beschikbare opties in. 
9. Gebruik de knop 'Toevoegen' naast de Activiteiten om één (of meedere) activiteiten in te voeren die de uitgevoerde taak beschrijven.
   Let op: Alle functies/diensten van de geselecteerde dag(en) worden hier weergegeven. Koppel eenvoudig de uren aan deze activiteiten.
10.  Opslaan  of (optioneel) Opslaan en nieuwe

Vanuit Activiteiten

1. Open de Activiteiten submodule.
2. Selecteer de medewerker(s) die van toepassing is op deze registratie rechts bovenin.
3. Selecteer een of meerdere activiteiten waarvoor je uren wil registreren en klik op Open tijdregistratie.
4. Voer de pauzeduur in of selecteer de Van/tot tijden van de pauzeduur. 
5. Vul de overige beschikbare opties in. 
6. Voeg de duur van de activiteit toe.
   Let op: Alle functies/diensten van de geselecteerde dag(en) worden hier weergegeven. Koppel eenvoudig de uren aan deze activiteiten.
7. Opslaan  of (optioneel) Opslaan en nieuwe

Nieuwe registratie toevoegen (Rentman App)

De watch_later Tijdregistratiemodule bevat twee tabs: 

• Te registreren: De activiteiten waarvoor je nog uren moet registreren.
• Geregistreerd: De activiteiten waarvoor je al uren hebt geregistreerd.

Uren registreren gekoppeld aan functies

Ga naar het Opties menu . Kies Tijdsregistratie. Zoek in het tabblad Registratie de activiteit waarvoor je uren wil registreren en swipe naar links. Voer de beschikbare opties in.    Opslaan

Let op: Activiteiten zonder geregistreerde uren worden gemarkeerd met een blauwe stippelklok, activiteiten met geregistreerde uren worden met een groen klokpictogram weergeven.

Handmatig uren registreren

Ga naar het Opties menu . Kies Tijdregistratie. Klik rechtsonderin op de blauwe plus om een tijdregistratie toe te voegen. Selecteer de Van / tot tijden en kies de lengte van de Pauze. Vul de overige gegevens in.  Voer één of meerdere activiteiten in die de uitgevoerde functie omschrijven.    Opslaan

Uren registreren door middel van in- en uitklokken

Ga naar het Opties menu . Kies Tijdregistratie. Kies voor Inklokken (het klok-icoon). De timer start. Let op: De timer blijft op de achtergrond lopen wanneer je de app afsluit. Druk op stop om de timer te stoppen. Vul alle overige gegevens in.  Voer één of meerdere activiteiten in die de uitgevoerde functie omschrijven.    Opslaan

Beschikbare opties

Onderstaande informatie kan ingevoerd worden bij het aanmaken van een tijdsregistratie:

Urentype

Je kan een type toewijzen aan de uren die je registreert. Het type dat je kiest bepaalt of de geregistreerde uren moeten worden opgeteld of afgetrokken van het totaal aantal gewerkte uren.

• Gewerkt - Het standaard type. Dit wordt opgeteld bij het totaal aantal gewerkte uren.
• Verlof - Wordt opgeteld bij het totaal aantal gewerkte uren, en wordt ook apart weergegeven als verlofuren.
• Correctie - Vul zelf een tijdsduur in, en bepaal of deze moet worden opgeteld of afgetrokken van het totaal aantal gewerkte uren.
• Ziekmelding - Wordt opgeteld bij het totaal aantal gewerkte uren, en wordt ook apart weergegeven als ziekuren.

• Compensatie - Wordt niet opgeteld bij het totaal aantal gewerkte uren.

  Bijvoorbeeld: Je medewerker John heeft al een extra dag gewerkt deze week. Dit type biedt een reden waarom John er op een bepaalde dag/tijd niet was.

Tijdregistraties goedkeuren

Om het risico op onjuistheden in de salarisadministratie tot een minimum te beperken, schakel je goedkeuring in voor de tijdregistraties die door medewerkers worden ingevoerd.

Overzicht instellen

In de watch_later Tijdregistratie module zie je alle geregistreerde uren voor de periode die je hebt geselecteerd.

Om een duidelijker beeld te krijgen van je geregistreerde uren, inclusief welke zijn goedgekeurd en welke nog in behandeling zijn, voeg je de kolom Status toe aan het overzicht. 

Je kan filteren op de geregistreerde uren, verschillende kolommen toevoegen en de uren groeperen op een kolom voor een beter overzicht.

Rechten voor medewerkers instellen

Medewerkers kunnen rechten krijgen om hun eigen uren (en die van anderen) te registreren. Dit doe je door hun gebruikersrol te bewerken.

Lees ons artikel over Gebruikersrollen voor meer informatie.

Exporteer je tijdregistraties

Je kan je tijdregistraties exporteren als een .xlsx bestand, zodat je de uren bijvoorbeeld verder kan verwerken in je accounting software.

Lees ons artikel over Data exporteren voor meer informatie.

Activiteiten submodule

Werkzaamheden registreren is optioneel, maar erg aangeraden. Je kan een activiteit linken aan een project, of een activiteit gewoon als tekst toevoegen.

In het Activiteiten submodule van de watch_later Tijdregistratiemodule vind je een overzicht van alle geregistreerde werkzaamheden. Hier kan je eenvoudig elke projectfunctie vergelijken met de bijbehorende geregistreerde uren voor die functie.

Je kan de werkzaamheden filteren, verschillende kolommen toevoegen en de werkzaamheden per kolom groeperen om een beter overzicht te krijgen.

Als freelancer kan je op het tabblad activiteiten ook het totale tarief vinden dat je met de klant bent overeengekomen voor deze specifieke opdracht. Dit is handig omdat je het kan gebruiken als referentie bij het maken van facturen. Je kan dit tarief vinden onder geplande kosten, die alleen worden weergegeven wanneer je de juiste rechten hebt voor jouw specifieke gebruikersrol.

Voeg de factuurreferentie toe

Selecteer een of meerdere werkzaamheden en klik op post_add Factuurreferentie ingeven om deze werkzaamheden een factuurreferentie te geven. Op deze manier kan je bijhouden voor welke werkzaamheden je medewerkers en freelancers je al gefactureerd hebben en zorg je ervoor dat je niet twee keer voor dezelfde activiteit gefactureerd wordt.