Door Exact Online te koppelen aan Rentman kun je jouw facturen automatisch exporteren naar Exact Online. Dit bespaart tijd en moeite in vergelijking met het handmatig exporteren van facturen naar een Excel-bestand vanuit de module Financieel.

Belangrijk: Facturen die in Rentman gekoppeld zijn aan particulieren kunnen niet automatisch geëxporteerd worden naar Exact Online. Als alternatief wijzig je het contacttype voor deze personen naar Bedrijf.

Voordat je Rentman koppelt aan Exact Online, moet je zorgen dat de contactnummers in beide systemen overeenkomen.

Welke gegeven worden geëxporteerd?

• Grootboeken
  Lees ons artikel over het beheren van grootboeken in Rentman.

Let op: alleen grootboeken worden naar Exact Online geëxporteerd. De geëxporteerde facturen bevatten geen gegevens over specifieke materialen of functies.

• Factuurinformatie
  Facturen bevatten alle financiële informatie die je in Rentman invoert. Deze informatie is nodig voor een volledig overzicht en een goede werking van je boekhoudsoftware. Denk hierbij aan btw-bedragen, betalingstermijnen, factuurdata en factuurnummers.
  
  
• Contactinformatie van contacten gerelateerd aan facturen
  De contactgegevens die bij elke factuur horen, worden ook geëxporteerd. Dit omvat de bedrijfsnaam, contactpersonen en telefoonnummers.
  Exact Online probeert eerst een contactpersoon te vinden op basis van het telefoonnummer. Als er geen overeenkomend telefoonnummer in Exact Online staat, maakt Rentman automatisch een nieuwe contactpersoon met dat nummer aan in Exact Online.

Let op: Projectinformatie kan niet automatisch geëxporteerd worden naar Exact Online. Dit betekent dat details zoals projectnaam, projectnummer, projectkosten en andere projectgerelateerde gegevens niet automatisch worden overgedragen. Deze informatie kan echter wel worden meegenomen als je handmatig facturen exporteert vanuit de module Financieel.

Belangrijk: Klantcodes afstemmen

Voordat je Rentman koppelt aan Exact Online zorg je dat de contactnummers in Rentman overeenkomen met de klantcodes in Exact Online. Als deze waarden niet overeenkomen voor elk contact of klant kunnen facturen aan de verkeerde klanten worden toegewezen.

Exact Online koppelen

Zorg eerst dat de klantcodes overeen komen.

Vul je Exact Online-accountgegevens in Rentman in om de koppeling te maken. Configureer vervolgens je instellingen voor automatisch exporteren in Rentman.

Koppelen

1. Ga naar de Configuratiemodule > Account > Integraties.
2. Klik op Koppelen met Exact Online. Zorg dat je browser pop-ups toestaat.
3. Log in met je account.
   
   
4. Nadat je ingelogd bent, kun je de automatische export instellen.

Instellen

1. Ga naar de Configuratiemodule > Account > Integraties.
2. Kies Handmatig bij Automatische export
   - Als u voor Handmatig kiest, moet je op de knop Export starten klikken om nieuwe facturen naar Exact Online te verzenden.
   Let op: de knop is niet beschikbaar wanneer er geen nieuwe facturen zijn.
   - Als je voor de andere optie kiest, exporteert Rentman automatisch nieuwe facturen naar Exact Online. Je selecteert alle dagen waarop dit moet gebeuren. Nieuwe facturen worden altijd om 02:00 uur 's nachts geëxporteerd op de dagen die je hier selecteert.
3. Kies het juiste boekhoudjournaal uit het online assortiment van Exact.
   
4. Vervolgens stem je jouw betalingsvoorwaarden, grootboeken en btw-tarieven van Rentman af op die van Exact Online. Dit is nodig omdat de namen kunnen verschillen.
5. Sla je wijzigingen op nadat je alle velden afgestemd hebt.
   Tip: Als je niet op Opslaan kan klikken, zijn de velden niet correct afgestemd. Probeer het dan opnieuw.

Bekijk de status van je facturen in de Facturenmodule.

Factuurstatus bekijken

Nadat je facturen naar Exact Online zijn geëxporteerd, controleer je in Rentman of dit correct is gebeurd:

1. Ga naar de Facturenmodule.
2. Voeg de kolom Exportstatus toe aan het overzicht
3. In deze kolom bekijk je de status van je facturen.

Probleemoplossing

Rentman is aan het verkeerde Exact Online account gekoppeld.
Als je meerdere Exact Online-accounts hebt, wordt Rentman gekoppeld aan het account waarmee je het laatst bent ingelogd. Volg onderstaande stappen als dit niet het juiste account is:

1. Ga naar de Configuratiemodule > Account > Integraties.
2. Klik op Exact online loskoppelen. De huidie koppeling wordt nu afgebroken.
3. Log in bij Exact Online en wissel naar het juiste account.
4. Koppel Rentman opnieuw zoals je eerder hebt gedaan.

Mijn factuur is geëxporteerd, maar verschijnt niet in Exact Online.
Het kan voorkomen dat een factuur niet naar je boekhoudsoftware geëxporteerd kan worden. In sommige gevallen kunnen we de oorzaak hiervan achterhalen:

1. Ga naar de Facturenmodule.
2. Voeg de kolom Exportnotitie toe aan het overzicht. 
3. Wanneer er meer informatie beschikbaar is, verschijnt het in deze kolom.

Helaas kan in geen enkel geval een duidelijke oorzaak worden gevonden voor geëxporteerde facturen die niet in Exact Online verschijnen. Hieronder vind je een lijst met bekende fouten bij het genereren van facturen:

Bekende fouten

• Er is geen klant toegevoegd aan de factuur.

Veelgestelde vragen