PEPPOL is een beveiligd internationaal netwerk waarmee bedrijven gestructureerde elektronische facturen verzenden en ontvangen. Veel Europese overheden en grotere bedrijven verplichten leveranciers om PEPPOL te gebruiken voor het indienen van facturen.
Rentman verbindt met het PEPPOL-netwerk via Billit, een gecertificeerd PEPPOL-toegangspunt. Je hebt geen eigen Billit-account nodig - Rentman regelt alles via onze integratie.
Voordat je begint
Beschikbaarheid
Momenteel is de PEPPOL-integratie alleen beschikbaar voor het versturen van uitgaande facturen naar Belgische klanten met de add-on Offertes & Facturatie.
PEPPOL kan niet door meerdere entiteiten binnen dezelfde workspace worden gedeeld. Elke entiteit moet zijn eigen configuratie voltooien, omdat een PEPPOL-registratie is gekoppeld aan een unieke juridische bedrijfsidentiteit (bedrijfsnaam, btw-nummer, bankgegevens, enz.). Als jouw workspace meerdere juridische entiteiten bevat, moet elke entiteit PEPPOL afzonderlijk inschakelen en het verificatieproces doorlopen.
Zo activeer je de integratie:
1. Controleer en verifieer je bedrijfsgegevens in Rentman.
2. Je wordt vervolgens doorgestuurd naar een identiteitsverificatiestap via Itsme. Deze verificatie is een vereiste van Billit als onderdeel van hun 'Ken je klant'-proces. Hiermee bevestigt Billit je identiteit, zodat ze de facturen die je via Rentman verstuurt, legaal via het PEPPOL-netwerk kunnen bezorgen.
Rentman bepaalt echter niet of jouw facturen via PEPPOL of een ander kanaal moeten worden verzonden. Het blijft eigen verantwoordelijkheid om facturen via je boekhoudsoftware of een ander PEPPOL-toegangspunt aan te leveren en ervoor te zorgen dat de door jou gekozen methode voldoet aan alle toepasselijke lokale regelgeving.
PEPPOL in Rentman inschakelen
- Ga naar de Configuration module en scroll naar Financieel.
- Ga naar Digitaal factureren en klik op PEPPOL inschakelen.
- Controleer en bevestig jouw bedrijfsgegevens, zoals:
- Bedrijfsnaam
- Btw-id nummer
- IBAN
- BIC
- Telefoonnummer
- E-mail
De meeste velden in Rentman worden automatisch ingevuld met jouw bedrijfsgegevens, maar het is belangrijk om te controleren of deze gegevens overeenkomen met je officiële, wettelijk verplichte informatie. - Volg het identificatieverificatieproces.
Na afronding, komt PEPPOL beschikbaar als verzendmethode voor facturen.
Contactgegevens opzoeken in PEPPOL
De volgende stap is om contactgegevens op te zoeken in PEPPOL.
Je kan contactgegevens van elke contactpersoon handmatig opzoeken in Peppol of de ingebouwde zoekfunctie in Rentman gebruiken. Meer informatie over de zoekfunctie vind je hier.
Peppol instellingen bijwerken
Werk je gegevens eenvoudig bij door te klikken op Peppol instellingen bijwerken.
Houd er rekening mee dat het niet mogelijk is om je btw-idnummer in Rentman te wijzigen nadat je het hebt ingevoerd bij de eerste activering van Peppol. Als je het btw-idnummer wil wijzigen, neem dan contact op met onze supportafdeling.
Een factuur versturen via PEPPOL
- Maak een factuur in Rentman zoals gewoonlijk.
- Bekijk de gegenereerde factuur en ga naar de knop Verstuur via PEPPOL.
- Rentman stuurt de gestructureerde factuurgegevens naar Billit.
- Billit valideert de factuur en stuurt deze door naar het toegangspunt van de ontvanger.
-
Je volgt de afleverstatus direct in Rentman:
PDF's kunnen nog steeds gedownload en gemaild worden indien nodig. Rentman blokkeert deze workflow niet.
Je downloadt het document en zoals gebruikelijk exporteren naar je boekhoudsoftware. Voor UBL-bestanden raden we aan om het UBL 2.3-formaat te gebruiken.
Om een factuur via PEPPOL te versturen, moet je klant geldige PEPPOL-identificatiegegevens in hun Rentman-contactprofiel hebben opgeslagen. Rentman kan deze gegevens automatisch voor je opzoeken, maar je kan ze ook handmatig invoeren. Lees er hier meer over.
Veelgestelde vragen
Wanneer een ontvanger dus niet in de lijst staat, betekent dat niet dat zij geen PEPPOL-facturen kunnen ontvangen.
Als een ontvanger de factuur echt niet kan accepteren, geeft Billit een foutmelding in Rentman met de details, zodat je contact met je klant kan opnemen.