In Rentman genereer je facturen, exporteeert ze naar boekhoudsoftware of markeert ze als betaald. In dit artikel lees je hoe je jouw facturering instelt en betaald krijgt via Mollie of Stripe.
Hoe weet ik welk project gefactureerd moet worden?
Je kan meerdere projecten tegelijk afhandelen in Rentman. Het bijhouden van welk project wel en niet is gefactureerd, is cruciaal voor een succesvolle bedrijfsvoering.
In de monetization_on Financieel module vind je de submodule Te factureren. Hier vind je een overzicht van alle projecten die nog gefactureerd moeten worden. Een project wordt getoond wanneer het aan de volgende eisen voldoet:
- Het project is bevestigd
- De datum die overeenkomt met het factuurmoment van het project ligt in de periode die je selecteert in het datumfilter
Wanneer de datum die overeenkomt met het factuurmoment van het project is verstreken, maar het project nog niet is gefactureerd, wordt het project rood gemarkeerd.
Projectenmodule
In de table_chart Projectenmodule krijg je snel een overzicht van alle projecten die nog gefactureerd moeten worden. Door de lijstweergave te selecteren, verschijnt er een kolom met de naam "Projectvoortgang". Deze kolom toont verschillende pictogrammen die verschillende onderdelen van het project vertegenwoordigen. Door met je muis over het factuurpictogram te bewegen, geeft Rentman meer informatie over de factuurstatus van het project.
In dit artikel lees je meer informatie over de projectvoortgang symbolen.
Tip: Wil je deze kolom niet tonen? Je bekijkt de pictogrammen snel door 'Details' te selecteren wanneer je met de muis over het project beweegt.
Een factuur genereren
Voor een bestaand project
- (Vanuit de monetization_on Module Financieel > Te factureren) Selecteer het project dat je wil factureren en klik op monetization_on Factuur.
(Vanuit een project) Klik op Factuur toevoegen in het tabblad Financieel - Stel de factuuropties in.
- Klik op Generen rechts bovenaan het scherm.
- Maak indien nodig aanpassingen aan de layout, de tekst op het documnet en overige instellingen.
Wil je facturen in de toekomst sneller instellen? Vink dan "deze pop-up volgende keer overslaan" aan, onder aan het scherm.. - Genereren
Niet gekoppeld aan een project
- Ga naar de monetization_on Financieel module > Facturen
- Klik op Factuur toevoegen
- Voer alle gegevens in.
- In de sectie Factuurregels kun je extra bedragen toevoegen aan het totaalbedrag van het project. Wanneer je een regel toevoegt met een negatief bedrag, wordt dit op het totaal in mindering gebracht.
- (Optioneel) In de sectie Facturen in mindering kun je een bedrag dat in een vorige factuur al in rekening gebracht is in mindering brengen. Dit komt van pas wanneer je op verschillende momenten kosten in rekening brengt voor het project.
- Klik op Genereren
Je kan een bestaande factuur dupliceren om een soortgelijke factuur te maken. Dit bespaart tijd, omdat de eerder geconfigureerde instellingen van de originele factuur, zoals documenttekst, subprojecten en de geavanceerde instellingen, worden gekopieerd.
- Open het project dat je wil factureren.
- Klik op more_vert naast de factuur die je wil dupliceren.
- Kies "Dupliceren"
De inhoud van de factuur zal, net als de projectprijs, gebaseerd zijn op de daadwerkelijke projectgegevens op het moment dat het duplicaat wordt gegenereerd. Deze inhoud wordt niet gekopieerd van de originele factuur.
Factuuropties
Voordat je Genereren selecteert, zijn er een aantal opties om de factuur te bewerken en personaliseren. Hieronder vind je meer uitleg:
- Nummerreeks: Wordt gebruikt om verschillende soorten en aantallen van facturen bij te houden. Kan aangepast worden in de settings Configuratiemodule.
- Nummer: Hiermee voeg je een uniek nummer toe naast de nummerreeks (Optioneel)
- Datum: Factuurdatum.
- Vervaldatum: Datum waarop de factuur vervalt.
- Betalingsconditie: Bepaalt binnen hoeveel tijd de klant de factuur moet betalen. Kan aangepast worden in de settings Configuratiemodule.
- Bepaal of je het totaalbedrag in een keer wil factureren of gedeeltelijke facturen wil maken, voordat je het document genereert.
- Maak en markeer individuele betalingen binnen één factuur nadat deze is gegenereerd. Bekijk dit artikel.
Factuurmoment en betaaltermijn wijzigen
Binnen het project kun je kan altijd handmatig het standaard factuurmoment wijzigen dat is toegepast op de klant of op het projecttype. Dat werkt zo:
- Ga naar het tabblad Financieel van het project.
- Klik op het veld Factuurmoment en selecteer het gewenste factuurmoment.
Nadat de factuur is gegenereerd kun je de standaard betalingstermijn die voor de klant is ingesteld handmatig wijzigen. Dat werkt zo
- Genereer een factuur.
- Klik op edit Bewerken
- Selecteer een andere Vervaldatum of Betalingsconditie.
Nadat de factuur is gegenereerd kun je deze downloaden als Word, PDF of XML bestand door te klikken op . Of verstuur de factuur per e-mail door te klikken op
.
In settings Configuratie > Klantcommunicatie > Communicatie kun je ervoor kiezen om facturen (of alle e-mails) in de BCC te sturen naar een bepaald e-mailadres.
Gedeeltelijke facturen
Gedeeltelijke facturen komen vanp as wanneer je jouw projecten verdeelt over verschillende momenten wil facturen in plaats van in één keer.
Wanneer je een factuur genereert, wordt automatisch 100% van het projecttotaal geselecteerd. Wil je een gedeeltelijke factuur maken? Schakel de subprojecten die je niet op wil nemen uit of voer een percentage in dat je in rekening wil brengen op basis van het totale factuurbedrag.
Wanneer je een factuur aanmaakt voor het resterende bedrag van het project, kun je het reeds in rekening gebrachte bedrag in mindering brengen in de sectie Facturen in mindering.
Het totale bedrag van betaalde facturen inzien
Door het 'als betaald' markeren van facturen, krijg je een duidelijk overzicht van het totaal betaalde bedrag.
Zo krijg je inzicht in het totale bedrag van betaalde facturen:
- Ga naar de module monetization_on Financieel en open de submodule Facturen.
- Selecteer de facturen waarvan je het totaalbedrag wil zien.
- Klik op
Je kan op verschillende manieren facturen exporteren:
- Facturen exporteren naar Exact Online.
- Facturen exporteren naar Xero.
- Handmatig facturen exporteren.
- Een koppeling bouwen met de Rentman API.