Door Exact Online te koppelen aan Rentman, kan je je facturen automatisch laten exporteren naar Exact Online. Dit bespaart moeite, en is sneller dan het exporteren naar een Excel-bestand vanuit de Facturenmodule (zie dit artikel).
Voordat je Rentman koppelt aan Exact Online, moet je wel de contactnummers gelijk zetten.
-
Welke data wordt geëxporteerd?
- Grootboeken
Lees ons artikel over het beheren van grootboeken Rentman.
Let op: alleen grootboeken worden naar Exact Online geëxporteerd. De geëxporteerde facturen bevatten geen data over specifieke materialen of functies.
- Factuurinformatie
Facturen bevatten alle financiële informatie die je vanuit Rentman eraan toevoegt, en welke ook nodig is voor een volledig overzicht en juist functioneren in jouw boekhoudsoftware. Hieronder vallen onder andere btw-bedragen, betaalcondities, factuurmomenten en het factuurnummer. - Contactinformatie van contacten gerelateerd aan de facturen
De contactinformatie van relevante contacten voor je factuur wordt ook geëxporteerd. Hieronder vallen bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, contactpersonen en contactnummer.
Eerst zal Exact Online proberen om het contact te kiezen op basis van het contactnummer. Wanneer het contactnummer niet aanwezig is in Exact Online wordt het contact met het contactnummer toegevoegd aan de contacten in Exact Online.
Let op: Projectinformatie kan niet automatisch worden geëxporteerd naar Exact Online. Dit betekent dat informatie zoals de projectnaam, het projectnummer, kosten van een project en andere projectinformatie niet automatisch naar Exact Online gestuurd kan worden. Dit kan wel wanneer je facturen handmatig exporteert vanuit de Facturen module.
Belangrijk: Klantcodes gelijk zetten
Voordat je Exact Online gaat koppelen, moeten de contactnummers in Rentman en de klantcodes in Exact Online gelijk zijn. Als deze niet hetzelfde zijn voor elke contact/klant, komen je facturen bij de verkeerde klanten te staan.
Optie 1
Je kan alle contacten van Rentman exporteren, en vervolgens importeren in Exact Online (of andersom).
Optie 2
Je kan er ook voor kiezen om alle contactnummers/klantcodes handmatig (stuk voor stuk) gelijk te zetten in Rentman en Exact Online.
Exact Online koppelen
Zorg er eerst voor dat je contactnummers gelijk zijn.
Om Exact Online te koppelen, moet je in Rentman je accountgegevens van Exact Online invullen. Daarna moet je in Rentman je instellingen voor automatisch exporteren opzetten.
Koppelen
- Ga naar de Configuratiemodule > Account > Extensies.
- Klik op de knop Verbinden met Exact Online.
Zorg ervoor dat je browser pop-ups toestaat. - Log in met jouw account.
- Na het inloggen kan je het automatisch exporteren gaan instellen.
Instellen
- Ga naar de Configuratiemodule > Account > Extensies.
- Bij de optie Automatisch exporteren, kies één van de volgende:
Wanneer je kiest voor Handmatig, moet je zelf op de knop Export starten klikken om je nieuwe facturen naar Exact Online te sturen. Let op: wanneer er geen nieuwe facturen zijn, is deze knop niet beschikbaar.
Wanneer je kiest voor Op de volgende dag(en), kan Rentman nieuwe facturen automatisch naar Exact Online sturen. Je selecteert daarvoor alle dagen waarop dit moet gebeuren. Nieuwe facturen worden altijd om 02:00 's nachts, op de dagen die je hier kiest, geëxporteerd. - Kies het juiste Dagboek uit Exact Online.
- Vervolgens moet je je betaalcondities, grootboeken en btw-tarieven van Rentman matchen met die van Exact Online. Dit is nodig, omdat hun namen van elkaar kunnen verschillen.
De velden hieronder zijn bedoeld ter voorbeeld. - Sla je veranderingen op wanneer je alle velden hebt gematcht.
Als je niet op Opslaan kan klikken, zijn de velden waarschijnlijk niet correct gematcht. Probeer dit dan opnieuw.
De status van je facturen kan je bekijken in de Facturenmodule (lees de sectie hieronder).
Bekijk de status van je facturen
Wanneer je facturen geëxporteerd zijn naar Exact Online, kan je in Rentman controleren of dit correct is gebeurd. Dit doe je als volgt:
- Ga naar de Facturenmodule.
- Voeg de kolom Export status toe aan het overzicht.
Lees hier hoe je een kolom toevoegt. - In deze nieuwe toegevoegde kolom bekijk je de status van je facturen.
De betalingsstatus van je facturen bijwerken
Van facturen die je als betaald markeert in Exact Online wordt de betaalstatus automatisch bijgewerkt in Rentman. Hoe het werkt:
- Ontvang je betaling in Exact online. Je factuur wordt volledig betaald in Exact Online.
- Je factuur wordt nu automatisch gemarkeerd als betaald in Rentman.
Hou er rekening mee dat deze informatie wordt bijgewerkt in Rentman de volgende keer dat er facturen worden geëxporteerd van jouw Rentman account naar Exact Online.
⚠️ Deze functie is alleen beschikbaar met Rentman's Offertes en Facturatie add-on. Je moet een actieve koppeling hebben tussen Rentman en Exact Online.
Problemen oplossen
Rentman is gekoppeld aan het verkeerde Exact Online account.
Als je meerdere Exact Online accounts hebt, zal Rentman gekoppeld worden aan het account waarmee je het meest recent bent ingelogd. Als dit niet het juiste account is, doe dan het volgende:
- Ga naar de Configuratiemodule > Account > Extensies.
- Klik op de knop Exact Online loskoppelen. De huidige koppeling wordt nu verbroken.
- Log in bij Exact Online en wissel naar het juiste account.
- Koppel Rentman opnieuw, zoals je dat eerst ook deed.
Mijn factuur is geëxporteerd, maar verschijnt niet in Exact Online.
Het kan voorkomen dat een factuur niet geëxporteerd kon worden naar je boekhoudsoftware. In sommige gevallen kunnen wij bepalen waarom dit gebeurt. Dit controleer je als volgt:
- Ga naar de Facturenmodule.
- Voeg de kolom Exportopmerking toe aan het overzicht.
Lees hier hoe je een kolom toevoegt. - In deze nieuwe toegevoegde kolom verschijnt meer informatie als dit beschikbaar is.
Helaas kan niet in elk geval een duidelijke oorzaak worden aangewezen van geëxporteerde facturen die niet in Exact Online verschijnen. Zie hieronder een lijst van bekende fouten bij het genereren van facturen:
Bekende fouten
- Er is geen klant toegevoegd aan de factuur.