Het tabblad Financieel in je projecten geeft je inzicht in de kosten en omzet van een project. Vanuit dit tabblad kan je ook:

• Marges en winst berekenen.
• Offertes, contracten en facturen genereren en versturen

In dit artikel geven we uitleg over de volgende onderdelen: Geschatte kosten, Geplande kosten, Nacalculatie kosten, Omzet, Korting, Totaal.

-

Overzicht

In het onderste gedeelte zie je een gedetailleerd overzicht van de geschatte, geplande en nagecalculeerde kosten. Als je de offertes en facturatie add-on hebt, zie je hier ook de totalen en marges voor elke categorie, waar je een korting op kan toepassen. Bovenaan in het scherm zie je ook een snel overzicht van de winst en het gefactureerde bedrag. Je kan daar ook offertes, contractes en facturen genereren. 

Subprojecten

In het tabblad Financieel van elk subproject vind je een uitgebreid overzicht van elk subproject dat je hebt toegevoegd aan je project. In het financiële overzicht van je hoofdproject heb je een overzicht van de totale kosten, de totale omzet en de totale korting van elk subproject.

Geschatte kosten

De kolom geschatte kosten geeft je inzicht in de kosten die je verwacht te gaan maken voor je project, en zijn onder andere gebaseerd op je geplande personeel- en transportfuncties en de inkoopprijs van verkoopmateriaal.

Tijdens het maken van je offerte wil je de geschatte kosten in de gaten houden om te zien hoeveel marge je hebt en hoeveel korting je kunt geven. Dit overzicht zul je voornamelijk gebruiken als je project nog de status heeft van concept of in optie.

Verhuurmateriaal
Deze kosten worden berekend per materiaal dat je inhuurt. Per materiaal wordt de volgende formule gebruikt om de kosten voor dat materiaal te berekenen:

(Gemiddelde prijs per ingehuurd materiaal) * (Hoeveelheid gereserveerde materialen in inhuur) * (Hoeveel benodigde dagen in project)

Extra kosten van een inhuuropdracht worden naar verhouding per ingehuurd materiaal toegekend en vallen dan ook onder de gemiddelde prijs per ingehuurd materiaal. 

Voorbeeld van prijsberekening van inhuuropdracht:

Twee materialen worden voor 10 dagen ingehuurd voor een project. De totale materiaalkosten zijn €200 en de extra kosten zijn €100.
Materiaal X kost hier €20; en materiaal Y kost €180.

Materiaal X omvat in dit geval 10% van de totale kosten van de inhuuropdracht. Dit betekent dat de extra kosten voor 10% toegekend worden aan materiaal X. In dit geval zullen de extra kosten voor item X dan ook €10 zijn. De overige 90% van de extra kosten worden toegekend aan materiaal Y: €90.

Dit resulteert dan in de volgende kostenverdeling voor de twee materialen als je ze voor 10 dagen inhuurt:
Materiaal X: €20 aan materiaalkosten + €10 aan extra kosten = €30 totaal.
Materiaal Y: €180 aan materiaalkosten + €90 aan extra kosten = €270 totaal.

De gemiddelde kosten per dag zullen vervolgens zijn:
Materiaal X: €30 / 10 dagen = €3 per dag.
Materiaal Y: €270 / 10 dagen = €27 per dag.

Mocht je nu dus 1 keer materiaal X voor 5 dagen op een project willen plannen, en de extra kosten blijven hetzelfde, dan zullen de kosten uitkomen op: €3 * 1 * 5 = €15.

Wanneer de extra kosten wijzigen zal dus ook de gemiddelde prijs wijzigen.

Verkoopmateriaal
Zodra je verkoopmateriaal toevoegt aan je project, worden de inkoopkosten ervan weergegeven in zowel de 'geschatte kosten' kolom als de 'geplande kosten' kolom.

In het tabblad Materiaal van je project zie je de inkoopkosten voor verkoopmateriaal terug in de kolom Stukprijs. Deze kosten worden vervolgens bij elkaar opgeteld en getoond bij de geschatte kosten voor verkoopmateriaal in het financiële overzicht.

Tip: De inkoopkosten van materiaal stel je in door te gaan naar de Materiaal module, en te dubbelklikken op je materiaal. Vervolgens scroll je naar het juiste invulveld onder het kopje Financieel. Voor tijdelijk materiaal stel je de inkoopprijs in door een project te openen, en in het tabblad Materiaal te gaan naar Toevoegen -> Tijdelijk.

Personeel
De geschatte kosten voor personeel zijn gebaseerd op de inhuurkosten die voor je geplande personeelsfuncties. Deze kosten kan je opgeven per uur, of als vast bedrag.

In het tabblad Personeel en transport van een project vind je de inhuurkosten voor personeelsfuncties terug in de kolom Totaalkosten. De kosten van deze gehele kolom worden bij elkaar opgeteld, en vervolgens weergegeven bij de geschatte kosten voor personeel in het tabblad Financieel overzicht.

Transport
De geschatte kosten voor transport zijn gebaseerd op de inhuurkosten die je hebt ingesteld voor je geplande transportfuncties. Deze kosten kan je per kilometer opgeven, of als vast bedrag.

In het tabblad Personeel en transport van een project vind je de inhuurkosten voor transportfuncties terug in de kolom Totaalkosten.

Overige kosten
De totale overige kosten van een project vind je terug in de Geschatte kosten kolom.

Geplande kosten

De kolom geplande kosten geeft je inzicht in de projectkosten voordat het project van start gaat. Zodra je planning vorm krijgt heb je meer informatie over bijvoorbeeld welke medewerker een functie gaat uitvoeren en hoe lang, welk materiaal je nodig hebt en welke voertuigen je inzet op het project. Deze informatie wordt gebruikt om de geplande kosten te tonen.

Verhuurmateriaal
Deze kosten worden berekend door de inhuurprijs van het materiaal te vermenigvuldigen met het aantal keer dat je het materiaal tekort komt.

Bijvoorbeeld: De inhuurprijs van een Moving Head is €250,- over de periode van het project. Je komt vijf Moving Heads tekort. De geplande kosten zijn dan 5 * €250,- = €1250,-.

Verkoopmateriaal
De inkoopkosten van verkoop materiaal worden getoond in zowel de kolom met geschatte als met geplande kosten. Voor meer informatie, lees de sectie Verkoopmateriaal onder de kop Geschatte kosten.

Personeel
Zodra je medewerkers plant op een project heb je meer informatie over de kosten die je gaat maken. In de Medewerkers module kan je bij iedere medewerker, via het tabblad Tarieven, meerdere tarieven invoeren. Bij iedere geplande medewerker wordt automatisch het standaardtarief geselecteerd, welke je handmatig kunt aanpassen wanneer deze afwijkt van het standaardtarief. De tarieven die zijn ingesteld, zie je terug als kosten in de kolom met geplande kosten.

Transport
Zodra je voertuigen plant op een project heb je meer informatie over de kosten die je gaat maken. In de Voertuigen module kan je bij ieder voertuig een vast én variabel (kilometer)tarief invullen. Bij ieder gepland voertuig wordt automatisch een tarief geselecteerd. De tarieven die zijn ingesteld, zie je terug als kosten in de kolom met geplande kosten.

Werkelijke kosten

Soms vallen de kosten van een project anders uit dan ingeschat. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je medewerkers meer gewerkt hebben of dat de leverancier van een ingehuurd item een andere prijs in rekening brengt dan verwacht. In deze kolom vind je na afloop de werkelijke kosten van je project. 

Inhuur

Dit getal is gebaseerd op de werkelijke prijs die je met je leverancier overeengekomen bent, maal het aantal items dat je ingehuurd hebt.

Voorbeeld: je leverancier biedt een betere deal dan je had verwacht: € 4 per stuk, dus besluit je om alles bij hem in te huren. De werkelijke kosten bedragen dan: € 4 maal 10 (het hele tekort) = €40

In dit artikel vind je meer achtergrond informatie over hoe de werkelijke kosten in Rentman worden berekend. 

Personeel

Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met een Pro licentie

De kosten die je in deze kolom terugziet zijn gebaseerd op de daadwerkelijk gewerkte uren van je personeel. Gewerkte uren registreren van medewerkers doe je in de Urenregistratie module. Daarbij is het belangrijk dat je de gewerkte uren koppelt aan een functie. Wanneer je dit doet, koppelt Rentman de functie en dus de kosten aan het project.

Omzet

De omzet kolom geeft de omzet weer van je project per categorie. We berekenen je omzet door de bedragen die je rekent aan je klant voor het geplande materiaal, personeel, transport en overige kosten bij elkaar op te tellen.

Korting

In het financiële overzicht heb je de mogelijkheid om verschillende kortingen te berekenen voordat je een offerte of factuur genereert. Je kunt per categorie een korting berekenen of voor de totale projectprijs.

Een korting per categorie vul je in bij de kortingskolom van de juiste categorie. Kortingen per categorie geef je op als percentages van het totaalbedrag van de desbetreffende categorie.

Wil je een totale korting voor je project berekenen, vul deze dan in bij het totaal van de kortingskolom. Je hebt hier de mogelijkheid om te kiezen tussen een percentage of een vast bedrag.

Winst/Marge

In dit kolom kan je zien wat je verdient aan de materialen, personeel- en transportfuncties aan het totale project. Deze bedragen worden berekend door de kosten van de omzet af te trekken.

Klik op de kolom header om te wisselen tussen Winst (in euro's) en Marge (in procenten).

Totaal

Hier zie je de totalen van elke kolom. De totale korting en de totale projectprijs kun je hier nog handmatig aanpassen. 

Projectprijs vastzetten en BTW-code aanpassen

Prijs van je project vastzetten
Heb je een offerte of factuur gegenereerd en wil je dat de projectprijzen niet meer kunnen veranderen, dan kan je in het financiële overzicht van je project de prijzen vastzetten. Eventuele aanpassingen aan je geplande materiaal, personeel of transport, hebben dan geen invloed meer op de prijzen in het financiële overzicht.

1. Ga naar het tabblad Financieel van je project.

2. Klik op het slot icoontje. Gebruik dezelfde knop om de prijzen weer vrij te geven.

BTW-code aanpassen
De BTW-code in het financiële overzicht staat automatisch geselecteerd op Standaard. Dit betekent dat de standaard BTW-code, zoals die geselecteerd is voor ieder onderdeel van je project (elk materiaal item, elke personeelsfunctie etc.), toegepast wordt. Deze is standaard ingesteld op 21%.

In hetzelfde uitvouwmenu kan je jouw eigen aangemaakte BTW-codes selecteren.

Verzekeringen, borg en factuurmomenten

Verzekeringen
Reken je een verzekeringsbedrag over je verhuurde materialen, dan kun je dit op de offerte en factuur tonen. Dit doe je door een percentage in te vullen bij het invulveld naast 'Verzekering'. Dit is een percentage van de bruto (exclusief kortingen) totaalprijs van het geplande verhuur materiaal.

Borg berekenen
Wil je borg berekenen aan je klant, vul het bedrag hiervoor dan in bij het invulveld naast Borg. Het borgbedrag geef je op als vast bedrag. Het borgbedrag wordt niet automatisch getoond op de standaard financiële bonnen. Je kan er handmatig voor kiezen om dit wél te tonen door de templates van je documenten te bewerken. Wanneer ingesteld, wordt het borgbedrag apart van de andere bedragen getoond op de bon, onder het totaalbedrag van de factuur.

Factuurmoment instellen
Je kunt verschillende factuurmomenten kiezen voordat je een factuur genereert, zoals '100% vooraf', '50% vooraf en 50% achteraf'. Je kunt de factuurmomenten in de configuratiemodule instellen.

Algemene en aanvullende voorwaarden

Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden worden standaard bijgevoegd aan je bonnen indien je deze hebt toegevoegd in het configuratiemenu. Je kunt de algemene voorwaarden als PDF-bestand toevoegen in het configuratiemenu onder 'Financieel'.

Aanvullende voorwaarden toevoegen
In het vrije invoerveld naast 'Voorwaarden' is het mogelijk om aanvullende voorwaarden op te geven. Deze worden in de 'Aanvullende voorwaarden' module geplaatst op de bon. Mocht je de 'Aanvullende voorwaarden' module nog niet op je bon hebben staan, dan kun je deze toevoegen in je document template.

Gebruik je regelmatig dezelfde aanvullende voorwaarden? Dan is het sneller om deze toe te voegen bij 'Aanvullende voorwaarden' in het configuratiemenu. Deze voorwaarden kun je na het toevoegen selecteren via het drop-down menu onder het vrije invoerveld voor aanvullende voorwaarden.

Offertes, contracten en facturen maken

Je kunt je financiele documenten als offertes, contracten en facturen maken vanuit het financieel overzicht. Klik na het genereren op de download knop om het document te printen.