Het tabblad Financieel van een project biedt een overzicht van de opbrengsten en kosten van het project. Vanuit dit tabblad bereken je ook marges en winst en maak en verstuur je offertes, contracten en facturen.
In dit artikel vind je meer informatie over de volgende onderdelen van het tabblad Financieel: Geschatte kosten, Geplande kosten, Werkelijke kosten, Omzet, Korting, Totaal.
Overzicht
Onderaan het tabblad vind je een gedetailleerd overzicht van de geschatte, geplande en werkelijke kosten. Als je de offerte- en facturatie add-on hebt, bekijk je ook de totalen en marges voor elke categorie, pas je kortingen toe of wijzig je btw-gegevens. Daarnaast krijg je snel een overzicht van de winst van hett project en hoeveel er al is gefactureerd. Tot slot maak je hier ook offertes, contracten en facturen.
Subprojecten
In het tabblad Financieel van elk subproject vind je een gedetailleerd overzicht van elk subproject dat aan je project is toegevoegd.
In het Financieel overzicht van het hoofdproject vind je een overzicht van de totale kosten, totale opbrengsten en totale korting van elk subproject. Hieronder bespreken we het financieel overzicht van het hoofdproject.
Geschatte kosten
In de kolom Geschatte kosten vind je de kosten die je verwacht te maken voor het project. Deze zijn gebaseerd op geplande personeels- en transportfuncties en de aankoopprijs van het materiaal dat je verkoopt.
Houd bij het maken van een offerte de geschatte kosten in de gaten om te zien wat je marge is en hoeveel korting je kan bieden. Je gebruikt dit overzicht vooral wanneer je zich nog project in de concept- of aanvraagstatus bevindt.
De kosten voor verhuur worden berekend per verhuurd item. Per item wordt de volgende formule gebruikt om de werkelijke kosten voor dat item te berekenen:
(gemiddelde prijs voor item per dag) * (aantal reserveringen
voor verhuur) * (aantal dagen gebruikt voor project).De overige kosten van een verhuur worden evenredig verdeeld over de items. Deze kosten worden vervolgens meegenomen in de berekening van de gemiddelde prijs van een item per dag.
Item X kost € 20 en item Y kost € 180.
Artikel X is 10% van de totale materiaalkosten; dit betekent dat 10% van de overige kosten voor dit item zijn. In dit geval € 10. De overige 90% van de overige kosten wordt toegevoegd aan artikel Y.
Dit resulteert in de volgende kosten voor het verhuren van deze artikelen voor 10 dagen:
Artikel X: € 20 materiaalkosten + € 10 overige kosten = € 30 totaal.
Artikel Y: € 180 materiaalkosten + € 90 overige kosten = € 270 totaal.
De gemiddelde prijs per dag:
Item X: €30 / 10 dagen = €3 per dag.
Item Y: €270 / 10 dagen = €27 per dag.
Als je één item van het verhuurde item X gedurende 5 dagen op een project plant, en de overige kosten voor die verhuur blijven gelijk, dan bedragen de kosten € 3 * 1 * 5 = € 15.
Wanneer je materiaal voor verkoop aan het project toevoegt, worden de aanschafkosten van het materiaal weergegeven in zowel de kolom Geschatte kosten als de kolom Geplande kosten.
Op het tabblad Materiaal van het project vind je de inkoopkosten van het verkoopmateriaal in de kolom Stukprijs. Je stelt dit in wanneer je materiaal toevoegt of wanneer je een tijdelijk item toevoegt.
De kosten van de verkoopitems worden berekend op basis van deze formule:
(aankoopprijs item) * (aantal items)Deze kosten worden bij elkaar opgeteld en in het financiële overzicht weergegeven als Geplande kosten voor verkoopmateriaal.
De geschatte kosten voor personeel zijn gebaseerd op de inhuurkosten van je geplande personeels- en transportfuncties. Je voert deze kosten per uur in of als een vast bedrag.
De geschatte kosten voor elke functie worden berekend op basis van deze formule:
(vaste kosten + (duur * uurpijs)) * (aantal functies)Op het tabblad Personeel en transport van een project vind je de kosten voor het inhuren van personeelsfuncties in de kolom Totale kosten. De kosten van deze hele kolom worden opgeteld en weergegeven als geschatte kosten voor personeel op het tabblad Financieel.
De geschatte transportkosten zijn gebaseerd op de inhuurkosten die je voor transportfuncties hebt gedefinieerd. Je voert deze kosten per kilometer in of als een vast bedrag. De geschatte kosten per transportfunctie worden berekend op basis van de volgende formule:
(vaste kosten + (afstand * km-kosten)) * (aantal functies)Op het tabblad Personeel en transport van een project vind je in de kolom Totale kosten de kosten voor het inhuren van transportfuncties.
Geplande kosten
De kolom Geplande kosten geeft een overzicht van de kosten van het project voordat het van start gaat. Zodra je planning vorm krijgt, weet je bijvoorbeeld meer over wie de functies gaat uitvoeren, wat je gaat inhuren en welke voertuigen er worden gebruikt. Deze informatie wordt gebruikt voor het berekenen van de geplande kosten.
Met de geplande kosten controleer je of je binnen budget blijft voordat het project start en kun je jouw planning, indien nodig, aanpassen.
Dit getal is gebaseerd op de inhuurprijs in je database vermenigvuldigd met de hoeveelheid die je al verhuurd hebt.
Voorbeeld: een leverancier levert 5 stuks van Item X aan jou, dus je maakt een inhuuropdracht aan voor 5 van de 10 Item X die je tekort komt. De geplande kosten zijn dan: € 5 x 5 (reeds verhuurd) = € 25
De aanschafkosten van het verkoopmateriaal worden weergegeven in zowel de kolommen met geschatte kosten als de kolommen met geplande kosten. Ga voor meer informatie naar de paragraaf Verkoop in de sectie Geschatte kosten.
Wanneer je een medewerker op een project plant, wordt er automatisch informatie gegenereert over de kosten hiervan. In de people Medewerkersmodule voer je meerdere tarieven voor elke medewerker in via het tabblad Tarieven. Voor elke medewerker wordt automatisch het standaardtarief geselecteerd. Je wijzigt dit handmatig wanneer het tarief afwijkt van het standaardtarief. De door jou geselecteerde tarieven worden weergegeven als kosten in de kolom Geplande kosten.
De geplande kosten voor elke geplande medewerker worden berekend op basis van de volgende formule:
- Als er een personeelstarief is ingesteld voor de functie:
personeelstarief toegepast voor (duur functie - pauze functie)- Als er geen personeelstarief is ingesteld voor de functie:
prijsafspraak functieWanneer je voertuigen op een project plant, wordt er automatisch informatie gegenereert over de kosten hiervan. In de local_shipping Voertuigenmodule voer je voor elk voertuig een vast en variabel tarief in. Voor elk voertuig wordt standaard het standaardtarief geselecteerd. De tarieven die je selecteert, worden weergegeven in de kolom Geplande kosten.
Werkelijke kosten
Soms zijn de kosten van een project anders dan dat je had verwacht. Je team werkt bijvoorbeeld meer uren of de leverancier van een ingehuurd item rekent een andere prijs dan verwacht. Deze kolom toont de werkelijke kosten aan het einde van het project.
Verhuur
Dit bedrag is gebaseerd op de daadwerkelijke prijs die je met de leverancier bent overeengekomen, vermenigvuldigd met de hoeveelheid die u inhuurt.
Voorbeeld: Je leverancier biedt je een betere deal dan verwacht: € 4 per stuk. Je besluit dus alles bij hem in te huren. De werkelijke kosten zijn dan: € 4 x 10 (het hele tekort) = € 40.
In dit artikel duiken we dieper in de berekening van werkelijke kosten in Rentman.
Personeel
Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met een Pro licentie.
Het kan voorkomen dat je team meer uren werkt dan vooraf berekend. De kolom Werkelijke kosten geeft dit weer.
De kosten in deze kolom zijn gebaseerd op het daadwerkelijk gewerkte aantal uren van je medewerkers. Gewerkte uren worden geregistreerd in de watch_later Tijdregistratiemodule. Hierbij is het belangrijk om de gewerkte uren aan een functie te koppelen. Zo kan Rentman de functie (en dus de kosten) koppelen aan het project.
Omzet, Korting, Winst/Marge & Totaal
Omzet
De kolom Omzet toont de omzet van het project per categorie. We berekenen deze door de totalen voor geplande materiaal, personeel, transport en overige kosten bij elkaar op te tellen.
Korting
Met financieel overzicht kun je verschillende kortingen aanbieden voordat je een offerte of factuur opstelt. Selecteer een korting per categorie of voor de totale prijs van het project.
Kortingen per categorie worden gedefinieerd in de kortingskolom van die categorie. Een korting is een percentage van de totale prijs van die categorie.
Stel een korting voor het gehele project in, in het kortingsveld in het financieel overzicht van het project. Kies tussen een percentage van de totale prijs of een vast bedrag.
Winst/Marge
In deze kolom zie je hoeveel je verdient aan materiaal, personeel, transport en in totaal. Dit bereken je door je kosten van de opbrengsten af te trekken.
Klik op de kolomkop om te schakelen tussen de weergave Winst (in cijfers) en Marge (in percentage).
Totaal
Hier worden de totale kosten van elke kolom weergegeven. Bepaal de totale korting en de totale projectprijs handmatig in door op het veld Totaal te klikken en het bedrag in te voeren.
Prijs vastzetten of Btw aanpassen
Wil je de prijs van het project vastzetten na het maken van een offerte of factuur? Dat kan in het financiële overzicht. Wijzigingen in het geplande materiaal, personeel en transport hebben na het vastzetten geen invloed op de prijzen in het financiële overzicht.
- Ga naar het tabblad Financieel van je project.
- Klik op het slot naast het Totaal van het project.
Verzekering, Borg en Factuurmoment
Vul het bedrag in het invoerveld naast 'Borg' in. De aanbetaling is altijd een vast bedrag.
Zodra je het bedrag hebt ingevoerd, verschijnt er een keuzemenu met drie statusopties, waarmee je makkelijk inzicht krijgt in de status van de borg:
-
Geen borg betaald
-
Borg betaald
- Borg retour
Standaard worden de borg en de status niet weergegeven op documenten (offertes, facturen). Bewerk je document template om ze toe te voegen:
-
Bewerk de sommodule van het template om de borg en het bedrag weer te geven.
- Bewerkt een tekstmodule en voeg de Borgstatus variabele toe om de borgstatus weer te geven.
Maak een creditfactuur om borg terug te storten.
Algemene Voorwaarden en aanvullende voorwaarden
Gebruik je vaak dezelfde aanvullende voorwaarden? Dan is het sneller om deze toe te voegen aan 'Aanvullende voorwaarden' in de Configuratiemodule. Selecteer deze aangepaste voorwaarden in het dropdownmenu onder het vrije invoerveld.
Offertes, contracten en facturen maken
Vanuit het tabblad Financieel maak je offertes, contracten en facturen. Klik op Offerte toevoegen of Factuur toevoegen