Voordat je aan de slag gaat
Voordat je je eerste offerte gaat maken, zijn er een aantal zaken die je in moet stellen. Dat doe je in de settings Configuratiemodule.
Valuta

Ga naar settings Configuratie > Financieel > Financieel

Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden instellen
Grootboekrekeningen beheren

Beheer grootboekrekeningen in Rentman

Belastingsysteem instellen

Configureer belastingen (BTW)

Factuurmomenten en vervaldata
Om facturatiemomenten in te stellen ga je naar settings Configuratie > Financieel > Factuurmomenten
Betalingscondities
Om betaalcondities in te stellen ga je naar settings Configuratie > Financieel > Betalingscondities

Wanneer je een offerte of contract aanmaakt, kopieert Rentman automatisch de prijsinformatie uit de projectplanning. Het is dus van belang om eerst materiaal te plannen en/of personeels- en transportfuncties toe te voegen aan een project, zodat deze gegevens overgenomen worden in documenten.

Offertes en contracten werken beide hetzelfde in Rentman. Je kan een van beide gebruiken of kiezen voor beide, afhankelijk van de voorkeuren van jouw bedrijf. 

Offerte of contract aanmaken

  1. Ga naar het tabblad Financieel in jouw project.
  2. Kies linksbovenaan tussen Offerte of Contract.  quotes:contract.gif
  3. Klik op  Offerte toevoegen  of  Contract toevoegen
  4. (Optioneel) Controleer de details van het document, kies welke deelprojecten je op wil nemen en voeg een persoonlijke tekst toe.
  5. (Optioneel) Wijzig het standaard documenttemplate en stel de geavanceerde instellingen in. Pas het offerte-template aan, zodat het de gewenste informatie weergeeft. Hier lees je meer over het personaliseren van document templates en het toevoegen van briefpapier.
  6. Klik op  Genereren

Het document wordt opgeslagen in het tabblad 'Financieel' van je project, linksbovenaan. Je kan het ook terugvinden in de 'Bestanden' van jouw project.

create a quote 2.gif

Offerte of contract opnieuw genereren

Wanneer er iets wijzigt in jouw project (bijvoorbeeld wijzigingen in materiaal), kan het voorkomen dat je een offerte opnieuw wil genereren zodat de wijzigingen ook zichtbaar zijn voor de klant. Daarin heb je drie opties:

  • Voeg een offerte toe wanneer je een nieuwe wil aanbieden en bewaar de oude ter referentie of vergelijking. Deze nieuwe offerte krijgt een ander nummer. Als je wil dat uw klant de nieuwe wijzigingen digitaal goedkeurt, is een nieuwe offerte(nummer) nodig.
  • Overschrijf de offerte om deze te updaten zonder de versie of het nummer te wijzigen. Gebruik deze optie wanneer je verschillende templates uitprobeert of wijzigingen aanbrengt voordat je de offerte voor de eerste keer naar de klant verzendt.
  • Maak een nieuwe offerte aan wanneer je een bijgewerkte versie van je offerte gaat verzenden. De oude versie wordt als bestand in het project opgeslagen en voor het bijgewerkte document wordt het versienummer verhoogd.
    Kies je niet voor één van deze drie opties, dan worden aangebrachte wijzigingen niet weergegeven in het document.

Zo genereer je een offerte of contract opnieuw:

  1. Open het document.
  2. Klik in het menu rechts op  Regeneren
    Screenshot 2023-09-13 at 15.06.42.png
  3. Kies tussen  Overschrijven  en  Nieuwe versie
Vervaltermijn

Elk document heeft een vervaltermijn. Na deze termijn is de offerte of overeenkomst niet meer geldig. Standaard hanteert Rentman een vervaltermijn van 14 dagen. Maar je kan deze standaardinstelling wijzigen in elke gewenste lengte.

De vervaltermijn van een document kan altijd handmatig gewijzig dowrden. Hiermee wordt de standaardinstelling overschreven.

  1. Ga naar het tabblad settings Configuratiemodule > Financieel > Financieel.
  2. Zoek naar het veld Standaard vervaltermijn offerte/contract en vul het gewenste aantal dagen in.

De vervaldatum wordt op het document zelf weergegeven.

In de settings Configuratiemodule kun je klanten ook na de vervaldatum het document laten ondertekenen. 

In de table_chartProjectenmodule heb je de mogelijkheid om je projecten te filteren op Projecten met verlopen vervaldatum. 

Download je document

Je kan jouw offerte of contract downloaden als .PDF- of Word (.docx). Klik rechtsboven op het icoontje 'Downloaden' en kies tussen 'Downloaden als PDF-bestand' of 'Downloaden als Word-bestand' bij het aanmaken van een document.

Screenshot 2023-09-12 at 17.53.28.png

Vergeet niet om je document (opnieuw) te genereren voordat je het bestand downloadt om eventuele niet-opgeslagen wijzigingen toe te passen.

Offerte of contract per mail versturen

Je kunt je offerte of contract rechtstreeks vanuit Rentman per mail versturen. Daarnaast kunnen je klanten een offerte of contract digitaal ondertekenen.

Documentinstellingen

Documentinstellingen
Nummerreeksen
Selecteer de nummerreeks voor het document
Nummer

Het nummer van het document wordt gebruikt voor interne referentie en voor de klant. 

In de settings Configuratiemodule kun je nummerreeksen configureren om zo te bepalen met welk nummer elk document moet beginnen.

Klik bovenaan het scherm op 'Nieuw nummer' om een aanvullende offerte of contract voor je klant aan te maken. Dit is handig om een klant meerdere opties te bieden waaruit hij kan kiezen en alle offertes worden getoond op het tabblad 'Financieel'.

Vervaldatum
Kies de datum waarop het document komt te vervallen.
Geavanceerde instellingen 
Template: Kies een document-template voor dit document. Het projecttype van het project bepaalt welk template standaard wordt geselecteerd. Maar je kan altijd een ander template kiezen dan het standaard.
Briefpapier: Het briefpapier is de achtergrond van een document en kan bestaan uit afbeeldingen, kopteksten en voetteksten. Het projecttype van het project bepaalt welk briefpapier standaard wordt geselecteerd. Maar je kan ook een ander briefpapier kiezen dan standaard.
Open fysieke en virtuele combinaties: Bepaal of de inhoud van fysieke of virtuele combinatie getoond of verborgen moet worden. Dit kun je standaard instellen in de module 'Materiaal'.

Veelgestelde vragen

Hoe voeg ik mijn logo en bedrijfsinformatie toe aan een document?
Dit doe je door je briefpapier te uploaden naar Rentman.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0