Document templates bepalen welke informatie op je documenten moet staan, en hoe ze eruit zullen zien. Document templates besparen tijd, en zijn nuttig om meerdere documenten van hetzelfde type dezelfde uitstraling te geven. In dit artikel leggen we uit hoe je een document template maakt in Rentman.

-

Document types

Het documenttype dat je kiest, bepaalt waar in de software je het document template kan gebruiken en welke modules en blokken je toe kan voegen. Als je een Contract kiest, bijvoorbeeld, kan je een knop voor digitaal ondertekenen toevoegen. Als je Pakbon kiest, kan je een materiaallijst toevoegen met kolommen die de locatie in het magazijn weergeven.Je kan een document type veranderen in de Template instellingen.

Dit is een lijst met document types en waar je ze kan gebruiken in Rentman:

• Offerte, contract, factuur - in het tabblad Financieel van een project.
• Pakbon - in het tabblad Algemeen van een project.
• Inhuurbon - in de Inhuur module.
• Materiaalbon - in de Materiaal module
• Reparatiebon - in de Reparatie module
• Voertuigbon - in de Voertuig module
• Herinnering - in de Factuur module
• Medewerkerbon - in de Medewerker module 

Template overzicht

Ga naar de Configuratie module > Klantcommunicatie > Document templates. In dit overzicht vind je:

• Systeem templates
• Templates die je zelf hebt gemaakt

Kolom toevoegen aan het overzicht

Het overzicht bevat standaard de kolommen Naam, Land, Taal, Verborgen, en Systeemtemplate met informatie over elke template. In de sectie Template instellingen lees je wat deze kolommen inhouden.

Je kan ook extra kolommen toevoegen aan het overzicht. Lees ons artikel over Kolommen voor instructies.

Systeemtemplates

Rentman biedt handige, kant-en-klare templates voor elk type document. Deze templates zijn ontworpen zodat iedereen ze kan gebruiken, en zijn te vinden in het overzicht.

Systeemtemplates worden geüpdate en onderhouden door Rentman. Daarom is het niet mogelijk om hun inhoud direct te bewerken. Je kan een systeemtemplate echter altijd dupliceren, om die kopie daarna zelf te bewerken. In de sectie Maak een template lees je instructies.

Als een template nog niet in jouw taal is vertaald, dan kan je contact opnemen met onze support medewerkers en toestemming vragen om te vertalen.

In de kolom Systeemtemplate zie je of een template een systeem template is.

Voeg template toe vanuit de bibliotheek

In de template bibliotheek vind je nog meer templates die je kan gebruiken. Deze zijn beschikbaar in verschillende talen, en kan je toevoegen aan je overzicht.

1. In het overzicht klik je op de Template bibliotheek knop.
2. Selecteer de template(s) die je wil toevoegen.
3. Klik + Document template toevoegen.

Als je een systeem template uit je overzicht verwijdert, kan je deze altijd opnieuw toevoegen door in de template bibliotheek te zoeken.

Maak een template

Als je je eigen template wil maken, raden wij aan om een systeem template te dupliceren, en die vervolgens te bewerken. Dit kan veel tijd besparen, omdat je dan je template niet vanaf het begin hoeft op te bouwen.

Je kan echter ook met een nieuwe (lege) template beginnen.

Dupliceer een bestaande template

1. Ga naar de settings Configuratie module > Klantcommunicatie > Document templates.
2.  module > Klantcommunicatie > Document templates.
3. Selecteer de template , en klik op de file_copy Dupliceer knop.
4. Vul een nieuwe naam in voor deze template.
   
   
5. Pas je Template instellingen aan, en voeg Blokken, modules en variabelen toe aan je template.
6. Sla je template op.

Maak een nieuwe (lege) template

1. Ga naar de settings Configuratie module > Klantcommunicatie > Document templates.
2. Klik + Document template toevoegen.
3. Kies het juiste documenttype voor deze template.
   
   
4. Pas je Template instellingen aan, en voeg Blokken, modules en variabelen toe aan je template.
5. Sla je template op.

Template instellingen

Wanneer je een template bewerkt kan je de instellingen aanpassen in de Widget zijbalk, aan de rechterkant.

1. Ga naar de settings Configuratie module > Klantcommunicatie > Document templates.
2. Dubbelklik op een template om deze te bewerken.
   Om een systeem template te bewerken moet je deze eerst dupliceren.

Voorbeeld bon

Bovenin het scherm kan je een bestaand document gebruiken ter voorbeeld van je template. Dit is handig om je template te zien met realistische data. 

Briefpapier

Bovenin het scherm kan je het standaard briefpapier voor deze template instellen.



Het briefpapier is de achtergrond van je documenten, en kan je logo, bedrijfsinformatie, en andere visuele elementen bevatten die jouw bedrijf gebruikt in haar communicatie.

Je kan altijd een ander briefpapier kiezen dan het standaard briefpapier, wanneer je een document genereert.

Kies je standaard template

Een projecttype bevat kant-en-klare instellingen voor hetzelfde soort projecten, zoals de standaard document templates voor offertes, contracten en facturen. Je kan je standaard template voor deze documenten kiezen door een projecttype te maken of te bewerken. Daarna moet je het projecttype nog toepassen op je project.

Wanneer je een document genereert, kan je altijd een andere template kiezen dan de standaard template.

Je document templates aanpassen

Wanneer je een template hebt gemaakt (of gedupliceerd) kan je deze aanpassen. Dit doe je door blokken, modules en variabelen toe te voegen.

Lees ons artikel over het aanpassen van je document templates

Support

Als je meer hulp nodig hebt, neem dan contact op met ons Support team.

Rentman kan ook document templates voor jouw bedrijf maken, tegen een uurtarief. Neem contact op met ons Support team voor meer informatie.