In Rentman kun je je materialen, sets, cases en accessoires plannen. In het Materiaal tabblad van je project bepaal je welke materialen je plant, en hoe deze weergeven worden op het factuur. In dit artikel leggen we je alles uit over ht plannen van materialen en de bijbehorende mogelijkheden.

Instructievideo

Het materialen overzicht

In Rentman kun je altijd je materialen plannen vanuit het materialen tabblad in een project.

Links zie je de beschikbare materialen in je database. Aan de rechterkant vind je een overzicht van alle geplande materialen. Deze informatie vindt je ook terug op de financiële documenten van het project (afhankelijk van de gekozen template).

Je kunt dit overzicht naar wens aanpassen door de kolommen te sorteren, groeperen of te verbergen.

Rentman tip: Je kan materiaal ook in bulk bewerken. Selecteer de gewenste items, en klik op edit Bewerken.

Kolommen

Materiaalgroepen

Materiaalgroepen kunnen gebruikt worden om materialen te groeperen in de planning en documenten. Zo kan je kiezen op welke manier je materialen scheidt, bijvoorbeeld in verschillende categorieën (audio, lichten), locaties (stages, ruimten), or tijden.

Tijden voor materiaalgroepen instellen

Elke materiaalgroep heeft een eigen plan- (periode waarin het materiaal het magazijn verlaat) en gebruiksperiod (de periode die je bij de klant in rekening brengt).

Nieuwe materiaalgroepen nemen standaard de plannings- en gebruiksperiode van het project over, maar je kunt altijd een ander tijdsschema koppelen.

Rentman Tip: Als je altijd dezelfde materiaalgroepen structuur gebruikt, voeg deze dan toe aan je project template. Wanneer je een nieuw project maakt, en dit template selecteert, hoef je de materiaalgroepen niet elke keer handmatig toe te voegen.

Rentman Tip: Je kunt de materialen op documenten automatisch wilt ordenen aan de hand van de mappenstructuur of magazijn locatie door je document templates te configureren.

Een nieuwe materiaalgroep toevoegen

Om een nieuwe materiaalgroep toe te voegen:

1. Klik op + Materiaalgroep  
2. Geef de materiaalgroep een naam, en selecteer een gebruiks- en planperiode. Standaard worden de gebruiks-en planperiode geselecteerd. 

Je kunt ook een tijdsduur invullen door op Voer een tijdsduur in te klikken. 

Dubbelklik op een materiaalgroep om deze te bewerken.

Voeg een materiaalgroep opmerking toe 

Dubbelklik op een materiaalgroep om een opmerking toe te voegen . Je kunt deze opmerking op de offerte tonen en je klant er zo een uitleg over bieden. Je kunt deze bijvoorbeeld gebruiken om je idee of concept voor een gebied te beschrijven.

Materialen plannen

Hoe werkt het?

In het Materialen tabblad vind je links een overzicht van alle beschikbare materialen, sets en cases. Je kunt ook gebruik maken van de zoekfunctie om snel de gewenste materialen te vinden.

Materialen uit de database plannen

Er zijn meerdere opties om materiaal te plannen op het project:

• Voeg items individueel toe - voeg items individueel toe door te dubbelklikken op het item. Dit brengt één item van jouw database naar de planning. 
• Voeg items naar aantal toe - door aan de rechterkant te klikken (in de aantal kolom) opent er een veld waar je handmatig een hoeveelheid in kan vullen. Klik enter om toe te voegen.
• Voeg verschillende items tegelijk toe - door te klikken op de zoekbalk bovenaan het item, kan je meerdere items zoeken en selecteren om vervolgens allemaal in één keer toe te voegen. Nadat je het eerste item geselecteerd hebt, klik je op het vergrootglas om naar een ander item te zoeken. 
  
• Plan materiaal snel met de toetsenbord sneltoetsen.

Plan vlug materialen met de sneltoetsen

1. Selecteer de zoekbalk met Alt + F en vul jouw zoekopdracht in.
2. Klik Enter om de eerste materiaalrij te selecteren.
3. Optioneel: Klik Esc om de huidige rij te deselecteren en terug te gaan naar de zoekbalk.
4. Navigeer door de items met de pijltjes omhoog en omlaag.
5. Selecteer de aantallen kolom door spatie te klikken of door een willekeurig getal te selecteren op je toetsenbord.
6. Vul het aantal items in dat je wilt toevoegen.
7. Klik Enter om het materiaalitem aan de planning toe te voegen.

Je materialen gemakkelijker plannen met sets, cases en accessoires.

Je kunt het planningsproces versnellen door gebruik te maken van sets, cases en accessoires.

Sets plannen : In tegenstelling tot cases, kan de inhoud van sets wisselen. Klik op chevron_right om een set uit te klappen. Wanneer een set geopend is kun je zowel de inhoud, als het aantal, wijzigen.

Als je de inhoud van het set aanpast, kun je de huidige setprijs houden, of op de nieuwe inhoud aanpassen. Selecteer een kit en klik op Meer Acties more_vert en kies voor "Setprijs aanpassen op inhoud".

Accessoires plannen: Accessoires worden automatisch of optioneel op het project gepland wanneer je dat materiaal plant. Bijvoorbeeld: Rentman vraagt tijdens het plannen van een moving head of de optionele regen hoes meegeleverd moet worden.

Een tijdelijk item of commentaarregel toevoegen

Tijdelijke items: Tijdelijke items komen van pas wanneer je eenmalige of aangepaste artikelen verhuurt.. Een tijdelijk item maakt geen onderdeel uit van de voorraad, en zal daarom direct als Tekort weergeven worden.

Om een tijdelijk item toe te voegen:

1. Klik naast de + Materiaalgroep op de Meer acties more_vert knop. 
   
   
2. Kies "Tijdelijk materiaal toevoegen"

Commentaar: Met commentaar kun je informatie over het materiaal toevoegen aan de pakbon of de offerte.

Om een commentaarregel toe te voegen:

1. Klik naast de + Materiaalgroep op de Meer acties more_vert knop. 
   
   
   
   
2. Kies "Commentaarregel toevoegen"

Materiaal beschikbaarheid tijdens het plannen van materialen

Wanneer je materialen plant houdt Rentman rekening met de beschikbaarheid van de materialen. Als je meer materialen plant dan je op voorraad hebt, zal Rentman deze materialen in het rood arceren om zo de tekorten aan te geven. Open de tijdlijn om meer informatie over de beschikbaarheid van het materiaal in te zien.

1.  Selecteer een materiaal item. 
2. Klik op watch_later Tijdlijn openen 

• Materialen reserveren - Wanneer een project bevestigd is worden alle geplande materialen automatisch gereserveerd. Wanneer een project nog niet bevestigd is kun je de materialen handmatig reserveren om er zo zeker van te zijn dat deze beschikbaar zijn.

Optioneel materiaal

Je kunt materialen als optioneel markeren. Dit is handig wanneer je verschillende opties voor materialen, cases of kits aan je klant wilt aanbieden. Je kunt zo eventueel ook extra materialen aan je klant aanbieden.

Materialen verbergen op offertes (maar tonen op pakbonnen)

Je kunt ervoor kiezen om materialen op financiële documenten te verbergen, maar deze wel te tonen op pakbonnen. Op die manier voorkom je dat je documenten vol staat met items die niet relevant zijn voor je klanten (bijv. kabels). Je hebt hier drie opties voor:

• Een materiaalgroep verbergen - Dubbelklik op de gewenste materiaalgroepsnaam, en de-selecteer Weergeven in prijsberekening.
• Accessoires aanbieden voor 0 euro - Stel je templates zo in dat items met een prijs van 0 euro niet worden weergegeven (houdt er rekening mee dat materialen met 100% korting ook verborgen worden).
• Standaardgedrag voor kit/case-inhoud - Stel een kit/case zo in dat de inhoud ervan niet wordt getoond in financiële documenten.
• Opheffen en verbergen - Tijdens het genereren van documenten kan alle kit/case-inhoud worden verborgen (of getoond), ongeacht het standaardgedrag van de kit/case-inhoud

Exemplaren plannen 

Je kunt specifieke items scannen door gebruik te maken van exemplaren. To do this:

1. Selecteer een materiaalitem in het project en klik op de Meer acties knop  more_vert 
2. Kies "Exemplaren toekennen". Er verschijnt nu een venster met een overzicht van je exemplaren en de beschikbaarheid.
3. Selecteer het gewenste exemplaar en kies Bevestigen om deze aan het project toe te kennen.

Het toegekende exemplaar en haar serie nummer zal op de materiaalbonnen en het boekingsscherm van de magazijn module getoond worden.

Standaard materiaalgroepen gebruiken

Met standaard materiaalgroepen kan gepland materiaal op een project snel naar een standaard materiaalgroep gezet worden. Dit zorgt ervoor dat je geen materiaalgroepen meer hoeft te selecteren tijdens het plannen, of items nog moet slepen tussen materiaalgroepen. De standaard materiaalgroep kan voor elk individueel item ingesteld worden. 

Om materialen naar de standaard materiaalgroep te verplaatsen, neem je de volgende stappen:

1. Selecteer de items die je naar de standaard materiaalgroep wilt verplaatsen en klik op de Meer acties more_vert knop.
2. Klik 'In standaard groep plaatsen'.
3. Een pop-up komt naar voren die vraagt of je dit zeker wilt. Klik Verplaatsen om de items naar hun standaard groep te verplaatsen. Je kan de pop-up de volgende keer verbergen door op 'Deze pop-up de volgende keer overslaan' te klikken.

De items die je geselecteerd had, staan nu in de materiaalgroepen die je toegekend hebt aan de items. De standaard materiaalgroep van het materiaal vind je in het Gegevens tabblad van een item in de category Materialen module.