Je kan je materiaal toevoegen en bewerken in de Materiaalmodule. Er zijn drie typen materiaal die je kan toevoegen: item, case en set.

Lees ons artikel over items, sets, cases en accessoires voor meer informatie.

Je materiaal heeft verschillende tabbladen die belangrijke informatie en opties bevatten om in te stellen. In het Gegevens tabblad vul je basisgegevens in over je materiaal, tezamen met QR codes. In de andere tabbladen stel je voorraad, exemplaren, inhoud, accessoires, alternatieven, leveranciers, periodieke keuringen, webshop, en voorraadtellingen in.

In dit artikel leggen wij uit hoe je materiaal toevoegt of bewerkt, en leggen we alle tabbladen in de category Materialen module uit.

Als je al je materieel in één keer wil toevoegen, kan je je materiaal importeren. Hiermee kan je een Excel (.xlsx) of .csv bestand uploaden dat een lijst van je materiaal bevat. Je kan dit bestand zelf maken, of ons template bestand gebruiken.

.

Voeg je materiaal toe

1. Ga naar de category Materialen module en kies  + Materiaal toevoegen.
2. Vul de essentiële materiaalgegevens in dit overzicht in. Deze gegevens worden verderop in dit artikel behandeld. 
3. Opslaan
4. Als dit van toepassing is, vul je de uitgebreide materiaalgegevens in. 

Je kan eenvoudig materialen toevoegen via dit pop-up scherm, waarin je alleen de essentiële gegevens van jouw materiaalitem hoeft in te vullen. Als je meteen doorgestuurd wilt worden naar het volledige materiaalgegevens overzicht, dan kan je dat doen door 'Deze popup de volgende keer overslaan' aan te vinken onderaan de popup. 

Essentiële materiaalgegevens

Algemeen

• Naam - Naam van het materiaal in jouw database.
• Type - selecteer of het item een item, set of case is.
• Verhuur/verkoop- selecteer of het item een verhuur- of verkoopitem is

Financieel- Verhuuritem

• Verhuurprijs
  Offertes & Facturatie
  - de prijs van jouw verhuuritem exclusief Btw.
• Nieuwprijs
  Offertes & Facturatie
  - de aanvankelijke verkoopprijs van het verhuuritem op het moment dat je het gekocht hebt. Deze prijs, samen met de afschrijving per maand, wordt gebruikt om de huidige boekwaarde van je verhuuritems te berekenen.

Financieel - Verkoopitem

• Verkoopprijs
  Offertes & Facturatie
  - de prijs van jouw verkoopitem exclusief Btw.
• Inkoopprijs
  Offertes & Facturatie
  - De prijs van het verkoopitem op moment van aankoop.

Voorraad - Verhuuritem

• Methode voorraadberekening - selecteer of je de voorraad wilt berekenen aan de hand van bulk of juist individueel, wat betetekent dat de voorraad wordt berekend op basis van het aantal actieve exemplaren.
• Aantal - de hoeveelheid van items die geen exemplaren zijn.
• Interne referentie + serienummer - hier kan je serienummers invullen. Je kan meerdere serienummers toevoegen of importeren in een later proces.
• Voorraadlocatie
  Materiaalplanning Pro
  - ken je materiaal toe aan een voorraadlocatie om te weten waar het staat en eenvoudig het materiaal bij te houden. Er zijn twee type voorraadlocaties: opslaglocatie en magazijn.

Voorraad - Verkoopitem

• Voorraadbeheer - stel in of je de voorraad wilt bijhouden of niet.
• (Als ja) Aantal - het aantal van het item.
• Voorraadlocatie
  Materiaalplanning Pro
  - ken je materiaal toe aan een voorraadlocatie om te weten waar het staat en eenvoudig het materiaal bij te houden. Er zijn twee type voorraadlocaties: opslaglocatie en magazijn.

Uitgebreide materiaalgegevens

Materiaal

• Map - kies de map waar dit item geplaatst moet worden.
  Als je een nieuwe map wilt maken, lees dan ons artikel over het maken van een mappenstructuur.
• Code - als je deze leeg laat, dan zal Rentman automatisch een code genereren voor dit materiaalitem. Dit wordt getoond op pakbonnen.
• Locatie in magazijn - deze locaties kunnen getoond worden in je database, magazijn en pakbonnen.
• Weergeven in planner - kies of dit materiaalitem wordt getoond als je materialen aan het plannen bent.
  Opmerking: Materiaal met "Weergeven in planner" ingesteld op "Nee" kan nog steeds worden toegevoegd in de Magazijn Module als extra materiaal.

Financieel

• Verhuurprijs
  Offertes & Facturatie
  - de prijs van jouw verhuuritem exclusief Btw.
• Inhuurprijs
  Materiaalplanning Pro
  - de prijs die het zal kosten om dit item in te huren.
• Kortingsgroep
  Offertes & Facturatie
  - kies een kortingsgroep voor dit item.
• Staffelgroep
  Offertes & Facturatie
  - kies de staffelgroep voor dit item.
• Margeprijs
  Offertes & Facturatie
  - deze data kan je intern gebruiken om te zien welke marge je wilt bereiken met een materiaalitem. Deze data wordt voor geen enkele berekening gebruikt in de software.
• Btw-klasse
  Offertes & Facturatie
  - kies de Btw-klasse van dit item.
• Grootboek
  Offertes & Facturatie
  - het standaard groetboek dat je toekent aan dit item.

Eigenschappen

• Lengte/Hoogte/Breedte - de dimensies van het materiaalitem in cm.
• Transportvolume
  Materiaaltracking
  - deze waarde kan automatisch berekend worden op de basis van de dimensies van het materiaalitem.
• Verpakt per
  Materiaaltracking
  - deze data wordt gebruikt om het transportvolume juist te kunnen berekenen van items die samen verpakt zijn en getransporteerd worden.
  Voorbeeld: Je verhuurt champagneglazen per stuk. Echter, deze glazen worden altijd gepakt en vervoerd per 10 in een krat, dus de 'Verpakt per' waarde is 10 in dit voorbeeld. Het transportvolume zal dus gebaseerd moeten zijn op deze 10 glazen. Als je 11 champagneglazen plant op een project, zal het transportvolume van dit materiaalitem automatisch verdubbeld worden. Dit, omdat je nu 2 kratten van 10 champagneglazen nodig hebt. Dit gebeurt dus ook als je maar 11 glazen hebt verhuurd. 
• Oppervlakteartikel - vink dit aan voor een item als de prijs berekend moet worden op basis van het oppervlakte van het materiaalitem (breedte x hoogte). Zodra je je oppervlakteartikel plant op een project, springt een pop-up open waar je de dimensies kan invullen die Rentman gebruikt om de prijs te berekenen. 
• Eenheid - standaard hoeveelheid om iets in uit te drukken. Bijvoorbeeld: eenheden, stukken, kg, gallons, liters, etc.

Opmerkingen

• Opmerking extern - deze opmerkingen zullen getoond worden op offertes, facturen en contracten.
• Opmerking intern - deze opmerkingen zullen getoond worden op pakbonnen.

Extra invoervelden

• Je kan extra invoervelden toevoegen om extra informatie over je materiaal op te slaan.

Materiaal afbeeldingen 

Het is mogelijk om afbeeldingen toe te voegen aan de materialen in je database. Er zijn twee manieren waarop je afbeeldingen kan toevoegen: 

Optie één: uploaden onder het bestanden gedeelte

1. Navigeer naar de category Materialen module en open een materiaal
2. Scroll naar beneden naar het Bestanden gedeelte 
3. Klik op  + Bestand toevoegen
4. Upload je afbeelding

Option two: upload in Image section

1. Navigeer naar de category Materialen module en open een materiaal
2. Klik op Kies een afbeelding
3. Upload je afbeelding

De eerste (niet-vertrouwelijke) geüploade afbeelding wordt als standaardafbeelding gebruikt.

Verkoopmateriaal toevoegen

1. Ga naar de category Materiaal module en kies + Materiaal toevoegen
2. Verander het materiaal in het Gegevens tabblad onder Verhuur/Verkoop naar 'Verkoop'.
   Er zullen twee nieuwe velden (voorraadbeheer, kritische voorraad) en een nieuw tabblad (Voorraad) verschijnen.
3. Je kunt onder voorraadbeheer kiezen voor de volgende opties:
   
      - 'Geen voorraad bijhouden' - Rentman houdt de voorraad van dit materiaal niet bij. Deze optie is bijvoorbeeld handig voor materialen met weinig monetaire waarde, of voor materialen waar je er veel van hebt (bijvoorbeeld: Duct tape).
   
      - 'Voorraad bijhouden'- Rentman houdt de voorraad van dit materiaal wel bij. De beschikbaarheidstijdslijn voor verkoopmaterialen wordt later in dit artikel uitgelegd.
4. Als je er voor kiest om voor een specifiek materiaal de voorraad bij te houden kan je een kritische voorraad kiezen. 
5. Vul de rest van de informatie over het materiaal aan en klik op  Opslaan

Bewerk je materiaal

1. In de category Materialen module, dubbelklik een bestaand item, case of set om deze te bewerken.

Let op: Je kan het materiaaltype niet veranderen wanneer deze al is gepland op een project. Dit zou ook het projecttype van je bestaande projecten, templates en in inhuren veranderen, wat voor onjuiste materialen in projecten zou zorgen.

Exemplaren

Lees ons artikel over Exemplaren voor het toevoegen van exemplaren met serienummers.

Inhoud

Lees ons artikel over Items, sets, cases en accessoires voor het toevoegen van inhoud aan sets en cases.

Accessoires

Lees ons artikel over Items, sets, cases en accessoires voor het toevoegen van accessoires aan een item, set of case.

Alternatieven

Je kan alternatieve materialen toevoegen aan een item, set of case. Wanneer je een tekort hebt aan een item, kan je een alternatief selecteren wanneer deze toegevoegd is aan dat item. Dit is handig om snel tekorten op te lossen.

Vind materiaal in de lijst, en dubbelklik om het toe te voegen als alternatief.

Pas een alternatief toe

1. In het tabblad Materiaal van je project, selecteer het item dat een tekort heeft.
2. Klik de Details knop om de rechter zijbalk te openen.
3. Onderaan de widgetlijst zie je Alternatieven.
4. Klik + om het alternatief toe te voegen aan je project.
5. Zorg dat je het gewenste aantal van dit item invoert.

Leveranciers

Je kan een lijst van leveranciers toevoegen aan een item/set/case door te kiezen voor + Leverancier toevoegen. Voor elke leverancier kan je de inhuurprijs invullen.

Je lijst van leveranciers is niet verbonden met de Inhuurmodule. Om de juiste inhuurprijs van een leverancier te krijgen, volg deze stappen:

1. In het tabblad Gegevens van je materiaal, ga naar het gedeelte Financieel en vul de Inhuurprijs in.
2. In de contact_phone Contacten module, dubbelklik je leverancier en ga dan naar het Betaling tabblad.
3. Vul het veld Korting inhuur (Leverancier) in.

Periodieke keuringen

Bekijk een lijst van keuringen voor dit item/set/case. Je kan een keuring altijd activeren of deactiveren.

Je maakt je standaard keuringen aan in de settings Configuratie module. Bijvoorbeeld, een rigging keuring of schoonmaak.

Je kiest welke inspectie je materiaal moet ondergaan in de build Werkplaats module. In het tabblad Keuringen in deze module zie je een overzicht van alle keuringen voor al je materiaal. Dubbelklik een item/set/case om de keuring te selecteren die het moet ondergaan.

Periodieke keuringen aanpassen brengt je naar de settings Configuratie module, waar je je standaard keuringen kan maken of bewerken. Hier kies je ook om de hoeveel tijd de inspectie moet plaatsvinden, en voeg je een beschrijving/checklist toe voor de inspecteur.

Nieuwe keuring met dit materiaal brengt je naar de build Werkplaats module, waar je kan kiezen welke inspectie dit item/set/case moet ondergaan. Dit wordt vervolgens weergegeven in het tabblad Periodieke keuringen tabblad van je item/set/case.

Verhuurshop

Als je de verhuurshop (webshop) plugin gebruikt, kan je de volgende opties aanpassen voor je materiaal in dit tabblad:

• Kies of dit item/set/case moet worden weergegeven in je webshop
• Korte beschrijving
• Lange omschrijving

Lees meer hierover in ons artikel over de webshop plugin. 

QR code

Lees ons artikel over het opzetten van QR codes en barcodes voor meer informatie.