Het correct instellen van meerdere locaties voor materiaal is van cruciaal belang voor een goed functioneren. Dit artikel helpt je bij het instellen van de voorraadlocaties, het migreren van je inventaris en het gebruik van meerdere materiaallocaties in je Rentman workspace.

Let op: Opslaglocaties zijn beschikbaar voor Materiaalplanning Pro-licenties of in de combinatie van Materiaalplanning Standard + Materiaaltracking add-on.

De extra magazijnuitbreidingen zijn nodig om vanuit een extra magazijnlocatie te plannen.

.

Voorraadlocaties

Een overzicht van je voorraadlocaties vind je als submoduleVoorraadlocaties in de Materiaalmodule.

Voorraadlocaties instellen

Er zijn twee soorten voorraadlocaties; magazijnen en opslaglocaties. Lees meer over het verschil tussen beide in het gedeelte over Opslaglocaties en Magazijnen.  

Wanneer je voor de eerste keer voorraadlocaties instelt, wordt al het materiaal op één voorraadlocatie gezet met de naam Standaard voorraadlocatie. We raden aan de naam te wijzigen naar de locatie die het meeste materiaal bevat. Doorloop de volgende stappen om deze of een andere voorraadlocatie te hernoemen:

1. Selecteer de voorraadlocatie 
2. Klik op edit Bewerken
3. Typ een nieuwe naam in het veld 'Naam'
4. Opslaan

Zodra de Standaard voorraadlocatie een nieuwe naam heeft, kun je een voorraadlocatie toevoegen door te klikken op
+ Voorraadlocatie toevoegen

Je kan toegang tot de module 'Voorraadlocatie' instellen per gebruikersrol.

Voorraadlocaties deactiveren

Je kan een voorraadlocatie inactief maken, maar niet verwijderen. Wanneer een voorraadlocatie inactief wordt gemaakt, wordt deze niet meer weergegeven in Rentman, bijvoorbeeld bij het plannen van projecten of het boeken van materiaal. Een voorraadlocatie mag alleen inactief worden gemaakt als:

• Al het materiaal is overgebracht naar een andere voorraadlocatie
• Er zijn of worden geen toekomstige projecten gepland vanuit deze voorraadlocatie
• Al het materiaal is geretourneerd in de Magazijnmodule

Zo maak je een voorraadlocatie inactief:

1. Selecteer de voorraadlocatie 
2. Klik op edit Bewerken
3. Stel het veld "Actief" in op "Nee"
4. Opslaan

Voorraadlocaties archiveren

Voorraadlocaties kunnen ook worden gearchiveerd. Een voorraadlocatie mag alleen worden gearchiveerd wanneer:

• Al het materiaal is overgebracht naar een andere voorraadlocatie
• Er zijn of worden geen toekomstige projecten gepland vanuit deze voorraadlocatie
• Al het materiaal is geretourneerd in de Magazijnmodule
• Al het materiaal is gerepareerd in de Werkplaatsmodule

Zo archiveer je een voorraadlocatie:

1. Selecteer de voorraadlocatie 
2. Klik op de Meer acties more_vert knop.
3. Kies "Archiveren".

Apparatuur toewijzen aan een voorraadlocatie

Zodra de voorraadlocaties zijn ingesteld, kan materiaal worden toegewezen aan een voorraadlocatie. Dit kan op twee manieren, afhankelijk van de voorraadberekeningsmethode van het materiaal.

Materiaal in bulk

Het toewijzen van bulkmateriaal aan een voorraadlocatie gebeurt via voorraadverplaatsingen. Aan elke voorraadverplaatsing kan een voorraadlocatie worden toegewezen. De hoeveelheid voorraad op een bepaalde locatie kan worden gewijzigd door apparatuur naar een andere voorraadlocatie te verplaatsen of door de huidige voorraad op de betreffende voorraadlocatie te corrigeren. Voorraadlocaties van eerdere voorraadbewegingen kunnen niet worden gewijzigd.

Individueel materiaal (exemplaren)

Aan elk exemplaar is een voorraadlocatie toegewezen. De voorraadlocatie van een exemplaar kan worden gewijzigd door een andere locatie te selecteren in het veld Voorraadlocatie.

Je kan de voorraadlocatie van meerdere exemplaren tegelijkertijd wijzigen door de betreffende exemplaren te selecteren en op edit Bewerken te klikken.

Soorten voorraadlocaties

In Rentman kun je kiezen tussen twee soorten voorraadlocaties, het magazijn en de opslaglocatie.

Opslaglocaties

Stel je voor dat je twee magazijnen hebt; een in Amsterdam en een in Rotterdam. Daarbovenop heb je ook nog wat materiaal dat je zelden nodig hebt (alleen voor specifieke projecten) opgeslagen in een paar kleine opslaglocaties (bv. garageboxen).

Vanuit deze opslaglocaties plan je geen projecten, maar je wilt wel inzicht hebben in de locatie het materiaal opgeslagen is, welke items precies beschikbaar zijn en intern transport regelen naar je hoofdmagazijn wanneer dat nodig is.

In deze situatie of een vergelijkbare situatie raden we je aan om gebruik te maken van een opslaglocatie in plaats van een nieuwe opslagruimte toe te voegen aan je account. Dit is van belang omtrent opslaglocaties: 

• Opslaglocaties zijn gratis en je kunt er zoveel aanmaken als je wilt. Dit kan alleen wanneer je gebruik maakt van onze Add-on Materiaaltracking. Deze add-on is beschikbaar in combinatie met het Materiaalplanning Pro pakket. 
• Een project kan niet gepland worden vanuit een opslaglocatie; het materiaal moet eerst worden overgebracht naar een magazijn. 

Een opslaglocatie instellen 

1. + Voorraadlocatie toevoegen 
2. Vul de naam + adresgegevens van de opslaglocatie in 
3. Kies voor Type "Opslaglocatie"
4. Actief: Ja 

Magazijn

Wil je projecten rechtstreeks vanuit een specifieke voorraadlocatie plannen, maak dan een extra magazijnlocatie aan in je account. Volg daarvoor deze stappen: 

1. + Voorraadlocatie toevoegen 
2. Vul de naam + adresgegevens van de opslaglocatie in 
3. Kies voor Type "magazijn"
4. Actief: Ja 

Voorraad verplaatsen naar voorraadlocaties

Nadat je de voorraadlocaties ingesteld hebt, moet al het materiaal en de aantallen aan een voorraadlocatie worden toegewezen. Je kan materiaal (in bulk) op drie verschillende manieren wijzen aan de juiste voorraadlocatie.

Bulk en/of exemplaren verplaatsen via import bijwerken

Zo verplaats je items via een update import:

1. Exporteer het materiaal naar een XLSX-sheet
2. Bewerk de sheet zodat de materiaalnummers nauwkeurig zijn voor één voorraadlocatie
3. Importeer het XLSX-sheet terug in Rentman en kies de juiste voorraadlocatie

Verplaats bulkmateriaal via een voorraadtelling

Een voorraadtelling kan worden gebruikt om bulkitems te verplaatsen naar verschillende voorraadlocaties. Dit wordt gedaan door de juiste voorraadlocatie te kiezen voordat je de voorraadtelling begint.

Verplaats individuele (exemplaren) cases handmatig

Individuele (exemplaren) cases kunnen handmatig aan voorraadlocaties worden toegewezen, zoals beschreven in Materiaal toewijzen aan een voorraadlocatie.

Let op: Exemplaren kunnen niet worden verplaatst als het exemplaar gerepareerd is, verloren is gegaan of deel uitmaakt van een fysieke combinatie. In deze gevallen moet de reparatie als voltooid worden gemarkeerd, materiaal als gevonden worden gemarkeerd of moet de voorraadlocatie van de toegewezen case worden gewijzigd.

Verplaats bulkcases handmatig

Op deze manier kunnen bulkcases handmatig worden toegewezen aan voorraadlocaties:

1. Selecteer de gewenste case
2. Ga naar het tabblad Voorraad
3. Klik op de knop "Voorraad verplaatsen"
4. Voer het aantal in dat verplaatst moet worden
5. Selecteer voorraadlocaties in de velden "Van" en "Naar"
6. Bevestigen

Voorraadniveau en beschikbaarheid van materiaal

Bekijk het materiaal dat aanwezig is op één voorraadlocatie in de Materiaalmodule. Selecteer de gewenste voorraadlocatie in de linkerbovenhoek van het scherm.

Je krijgt dan een overzicht van het materiaal waarvan er op die voorraadlocatie meer dan 0 aanwezig zijn, maar ook het materiaal met een hoeveelheid van 0 op een willekeurige voorraadlocatie.

Kolommen met aantallen (bijv. Huidige aantal, Huidige aantal excl. cases, Aantallen in cases) in het materiaaloverzicht verwijzen naar de totale hoeveelheid op alle voorraadlocaties.

De beschikbaarheid van materiaal op elke voorraadlocatie bekijk je via de materiaaltijdlijn. Deze tijdlijn toont de totale beschikbaarheid. Klik op het pijltje naast de naam van het item en de beschikbaarheid wordt per voorraadlocatie weergegeven.

De materiaaltijdlijn kan op één locatie worden gefilterd met behulp van het voorraadlocatiefilter naast de Datumkiezer.

Een overzicht van het voorraadniveau op elke voorraadlocatie voor een bepaald item kun je inzien door te dubbelklikken op het item. Dit kan worden bekeken in het gedeelte "Voorraad" van het tabblad Gegevens van het materiaal.

Projecten plannen

Op het tabblad Algemeen van een (sub)project vind je het veld: "Voorraadlocatie". Hierdoor kun je één project hebben met meerdere voorraadlocaties door voorraadlocaties toe te wijzen aan verschillende subprojecten.

Bij het plannen van materiaal in een project worden ALLE items op ALLE locaties weergegeven in de lijst met je planbare inventaris.

Als er materiaal gepland staat die niet beschikbaar is op de voor het project geselecteerde voorraadlocatie, wordt de apparatuur rood gemarkeerd, wat aangeeft dat er een tekort is.

In de tijdlijn van het project selecteer je of je de beschikbaarheid van één voorraadlocatie of van alle voorraadlocaties wilt zien.

Tekorten oplossen

Wanneer zich een tekort voordoet in een project, kan dit tekort worden opgelost door materiaal in te huren bij een leverancier. Wanneer je de functie voor meerdere materiaallocaties gebruikt, moet je de voorraadlocatie van de inhuuropdracht opgeven.

Voor een project met meerdere voorraadlocaties (op subprojectniveau) moet voor elke voorraadlocatie een inhuur worden gemaakt. Als je apparatuur selecteert die 2 of meer voorraadlocaties heeft, moet je kiezen voor welke voorraadlocatie je materiaal wilt inhuren. Er wordt dan een inhuur aangemaakt voor materiaaltekorten op die voorraadlocatie.

Tekorten oplossen met interne inhuur

Je kunt een interne inhuur toevoegen om tekorten op andere locaties in je bedrijf op te lossen. Je kunt een interne inhuur toevoegen net als een gewone inhuur, maar selecteert dan intern in plaats van extern en je bepaalt de van- en naarlocaties. Er wordt een nieuw project gemaakt in je table_chart Projectenmodule waarmee je de interne inhuur kunt bijhouden.

Voorraadlocaties in het magazijn

Voorraadlocatiefilter

(Deel)projecten kunnen in het magazijn worden gefilterd op voorraadlocatie.

Hiermee worden alleen (sub)projecten gefilterd. De geplande transporten en personeel in de Magazijnmodule worden niet gefilterd op voorraadlocatie.

Gegevens voorraadlocatie op (sub)projectkaart

Elke kaart bevat de voorraadlocatie van het (sub)project

Individuele materialen (exemplaren) boeken in het magazijn

Bij het scannen van individuele materialen (exemplaren) uit of naar het magazijn controleert Rentman of de voorraadlocatie van het materiaal dat wordt gescand overeenkomt met de voorraadlocatie van het (deel)project. 

Retour scannen

Bij gebruik van de retour scan functie vraagt de software om een voorraadlocatie om ervoor te zorgen dat alleen materiaal van (sub)projecten met die voorraadlocatie retour kan worden gescand.

Onderhoud

Bij reparaties, zoekgeraakte items en voorraadtellingen wordt nu rekening gehouden met de voorraadlocatie om correcte berekeningen te maken van de beschikbaarheid van materiaal (per voorraadlocatie).

Reparaties

Aan reparaties (bulk) moet nu een voorraadlocatie worden toegewezen. Bij individuele items (exemplaren) wordt de voorraadlocatie automatisch overgenomen van de voorraadlocatie van het exemplaar. 

Let op: De voorraadlocatie van de reparatietaak en het exemplaar kunnen niet worden bewerkt nadat de reparatietaak is aangemaakt. Een openstaande reparatie moet als compleet worden gemarkeerd om de voorraadlocatie van het exemplaar te wijzigen.

Verloren materiaal

Voor zoekgeraakt materiaal wordtde voorraadlocatie van het materiaal automatisch overgenomen van de voorraadlocatie van het project.

Voorraad tellen

Rentman vraagt je om een voorraadlocatie te selecteren voordat je een voorraadtelling start.

Veelgestelde vragen

Kan ik voorraadniveaus/aantallen materiaal per specifieke magazijnlocatie in Rentman bekijken en exporteren?

Ja, dat kan door een kolom toe te voegen aan je overzicht in de category Materialenmodule genaamd "Totale voorraad per voorraadlocatie". Deze kolom telt de aantallen op in de geselecteerde voorraadlocaties en kan worden geëxporteerd voor eenvoudiger voorraadbeheer. Het kan niet worden toegevoegd aan document templates.