Mit Online-Angeboten kannst du deinen Kunden eine digitale Version deiner Angebote anstelle einer PDF-Datei schicken. Dadurch kannst du das Interesse leichter verfolgen und deine Kunden können Angebote an einem Ort überprüfen, teilen und annehmen.
Warum sollte man Online-Angebote nutzen?
Das Erstellen von Angeboten ist ein wichtiger Teil des Verkaufsprozesses in Rentman. Bisher wurden Angebote meist als PDF-Anhänge geteilt, was oft zu Problemen führte, wie zum Beispiel:
- Begrenzte Sichtbarkeit, ob dein Kunde das Angebot geöffnet oder angesehen hat
- Schwierigere Versionskontrolle, wenn mehrere Überarbeitungen verschickt wurden
- Kunden mussten PDF-Dateien manuell herunterladen, weiterleiten und verwalten
Online-Angebote helfen, diese Herausforderungen zu lösen, indem sie von statischen Dateien zu einer Live-Online-Seite wechseln, die die Handhabung für dich und deine Kunden vereinfacht.
Vorteile
| Vorteile für Rentman-Nutzer (Du) |
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| Vorteile für deine Kunden |
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So erstellt und veröffentlicht man ein Online-Angebot
- Öffne den Reiter Finanzen deines Projekts.
- Klicke in der Auswahl oben links auf Angebote.
- Klicke auf Angebot hinzufügen
- (Optional) Überprüfe die Dokumentdetails, wähle die zu berücksichtigenden Subprojekte aus und füge eine persönliche Notiz hinzu.
- (Optional) Ändere n Sie die Standardvorlage für Projektdokumente oder konfiguriere erweiterte Einstellungen. Die Vorlage deiner Angebote kann so angepasst werden, dass sie die Informationen anzeigt, die du in deinem Dokument haben möchtest. Hier erfährst du, wie du Dokumentvorlagen anpassen und eine Briefpapier hinzufügen kannst.
- Klicke auf Erstellen
- Sobald dein Angebot erstellt wurde, kannst du es Veröffentlichen um einen Link zum Teilen zu erstellen.
- Im Popup-Fenster kannst du dein Online-Angebot personalisieren, indem du:
- den Titel und die Begrüßungsnachricht anpasst (die Standardnachricht wird im Konfigurationsmodul > Kommunikation > Online-Angebote festgelegt. Hier erfährst du, wie das geht)
- Eigene Medien (z. B. Bilder) hinzufügst
- Überprüfst, ob die Seite passwortgeschützt ist. Du kannst diese Einstellung im Konfigurationsmodul > Kommunikation > Online-Angebot aktualisieren. (Sieh dir hier an, wie das geht.) - Veröffentlichen und Anzeigen
- Dein Online-Angebot wurde nun erfolgreich veröffentlicht.
- Du kannst es direkt per E-Mail an deinen Kunden senden (hier erfährst du wie) oder den Link und das Passwort weitergeben.
Angebot neu generieren
Wenn du ein Angebot nach einer Anfrage eines Kunden aktualisierst, kannst du die Änderungen direkt in Rentman vornehmen und vor der Veröffentlichung eine Vorschau der neuen Version anzeigen.
Sobald du fertig bist, kannst du das aktualisierte Angebot über denselben Link veröffentlichen, den du ursprünglich geteilt hast. Dein Kunde sieht automatisch die neueste Version – du musst also kein neues PDF senden und musst dir auch keine Gedanken über Versionskonflikte machen.
Frühere Versionen bleiben zur Referenz zugänglich, sodass sowohl du als auch dein Kunde die Änderungen im Laufe der Zeit nachverfolgen können.
Wenn du ein Angebot neu generierst, ohne Neue Version synchronisieren auszuwählen, ist die neue Version nur für dich sichtbar.
Du musst das Angebot erneut synchronisieren, damit dein Kunde die neueste Version sehen kann, indem du auf Online-Angebot synchronisieren klickst.
| Überschreiben | Überschreibe die aktuelle Version des Angebots. Die Änderungen sind für deinen Kunden direkt auf der Online-Angebotsseite sichtbar |
| Neue Version synchronisieren | Erstelle eine neue Version des Angebots, erhöhe die Versionsnummer und synchronisiere es optional mit der Online-Umgebung. Für den Fall, dass du eine Vorschau der Änderungen anzeigen möchtest, ohne sie mit dem Kunden zu teilen. |
| Neue Version | Erstelle eine neue Version des Angebots, erhöhe die Versionsnummer und synchronisiere es optional mit der Online-Umgebung – Änderungen sind für den Kunden direkt sichtbar. |
Jedes Dokument, das du erstellst, hat ein Fälligkeitsdatum. Nach Ablauf dieser Frist ist das Angebot nicht mehr gültig. Standardmäßig verwendet Rentman eine Ablaufdauer von 14 Tagen. Du kannst diese Standardeinstellung jedoch auf eine beliebige Dauer ändern.
Du kannst das Fälligkeitsdatum eines Dokuments jederzeit manuell ändern. Dadurch wird die Standardeinstellung überschrieben.
- Öffne das settings Konfigurationsmodul > Finanzen > Finanzen.
- In dem Feld Standard Fälligkeitsdatum für Angebot/Vertrag kannst du die gewünschte Anzahl an Tagen eingeben.
So nimmst du dein Online-Angebot offline
Du kannst dein Online-Angebot ganz einfach offline nehmen, indem du auf die drei Punkteneben Einstellungen klickst und Angebot offline nehmen auswählst.
Wenn du es dir anders überlegst, kannst du jederzeit die neueste Version wieder online veröffentlichen.
So funktionieren Online-Angebote aus Sicht des Kunden
- Der Kunde gibt das Passwort ein, um aus das Online-Angebot zuzugreifen Angebot anzeigen.
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Anschließend gibt es folgende Möglichkeiten:
Angebot unterschreibenAngebot herunterladenÄnderungen anfordernAlle angeforderten Änderungen werden in deinem Rentman Workspace angezeigt, wo diese überprüft und als gelöst markiert werden können.
Dokumenteinstellungen
Wähle den Nummernkreis dieses Dokuments aus.
Die Nummer des Dokuments. Du kannst sie als interne Referenz und für den Empfänger verwenden.
colour-pink120"Im settings Konfigurationsmodul kannst du deinen Nummernkreis so konfigurieren, dass du festlegen kannst, mit welcher Nummer jedes Dokument beginnen soll.
Klicke oben im Dokumentbildschirm auf „Neue Nummer“, um ein zusätzliches Angebot oder einen zusätzlichen Vertrag für deinen Kunden zu erstellen. Dies ist nützlich, um einem Kunden mehrere Optionen zur Auswahl anzubieten. Alle Angebote werden dann im Reiter „Finanzen“ angezeigt.
Wähle das Datum aus, an dem dieses Dokument abläuft.
Vorlage: Wähle eine Dokumentvorlage für dieses Dokument aus. Der Projekttyp deines Projekts bestimmt, welche Vorlage standardmäßig ausgewählt wird. Du kannst jedoch jederzeit eine andere Vorlage als die Standardvorlage auswählen.
Briefpapier: Das Briefpapier ist der Hintergrund eines Dokuments und kann Bilder, Kopf- und Fußzeilen enthalten. Der Projekttyp des Projekts bestimmt, welches Briefpapier standardmäßig ausgewählt wird. Du kannst jedoch ein anderes Briefpapier als das Standardbriefpapier auswählen.
Physische und virtuelle Kombinationen öffnen: Wähle aus, ob der Inhalt deiner physischen oder virtuellen Kombination angezeigt oder ausgeblendet werden soll. Hier erfährst du, wie du das beim Erstellen eines Dokuments machen kannst. Im Materialmodul lässt sich das standardmäßig einstellen.