Erstelle ein Angebot oder einen Vertrag

Bevor du loslegst
Bevor du ein Angebot erstellen kannst, musst du einige Schritte durchführen. Du kannst alles im settings Konfigurationsmodul einrichten.
Währung

So geht's: Gehe zu settings Konfiguration > Finanzen > Finanzen

Allgemeine Geschäftsbedingungen
So geht's: Konfigurieren der Allgemeinen Geschäftsbedingungen
Die Mehrtagesfaktoren

So geht's: Materialpreis-Faktoren einrichten (Mehrtagesrabatte) 

Hauptbücher verwalten

So geht's: Hauptbücher verwalten in Rentman

Richte dein Besteuerungssystem ein

So geht's: Einrichtung eines Besteuerungssystems 

Rechnungszeitpunkte und Verfallsdaten
Um Rechnungszeitpunkte einzurichten, klicke auf settings Konfiguration > Finanzen > Rechnungszeitpunkte
Zahlungskonditionen
Um Zahlungskonditionen einzurichten, klicke auf settings Konfiguration > Finanzen > Zahlungskonditionen

Wenn du ein Angebot oder einen Vertrag erstellst, übernimmt Rentman automatisch die Preisinformationen aus der Projektplanung. Um diese Informationen in deinen Dokumenten anzuzeigen, musst du zunächst das Material planen und die Personal- und Transportfunktionen hinzufügen.

Es gibt keinen Unterschied, wie Angebote und Verträge in Rentman funktionieren. Du kannst wählen, ob du das eine, das andere oder beides verwenden möchtest - je nach deinen Unternehmenspräferenzen. 

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Das Erstellen eines Angebots oder Vertrags

  1. Gehe auf den Reiter Finanzen deines Projekts.
  2. Oben links kannst du wählen zwischen Angebote oder Verträge.
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  3. Klicke auf Angebot hinzufügen oder Vertrag hinzufügen 
  4. (Optional) Du kannst auswählen, welche Subprojekte im Dokument enthalten sind und du kannst einen persönlichen Text hinzufügen. 
  5. (Optional) Ändere die Standarddokumentvorlage und konfiguriere erweiterte Einstellungen.
    Die Vorlage für Angebote kann so angepasst werden, dass die gewünschten Informationen auf dem Dokument erscheinen. Hier erfährst du, wie du Dokumentvorlagen anpasst und einen Briefkopf hinzufügst.. 
  6. Klicke auf Erstellen.

Dein Dokument wird im Reiter "Finanzen" deines Projekts gespeichert, im Abschnitt oben links. Du kannst es außerdem in den "Dateien" deines Projekts ansehen.

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Ein Angebot oder einen Vertrag neu generieren

Wenn du Änderungen an deinem Projekt vornimmst (z. B. den Austausch von Materialien), möchtest du vielleicht ein weiteres Angebot erstellen, um die Änderungen für deinen Kunden anzuzeigen. Du hast drei Optionen:

  • Angebot hinzufügen Wenn du ein neues Angebot erstellen und das alte als Referenz oder zum Vergleich behalten möchtest. Dieses neue Angebot wird eine andere Nummer haben. Wenn du möchtest, dass dein Kunde die neuen Änderungen digital unterschreibt, ist ein neues Angebot (Nummer) erforderlich.
  • Überschreiben, um das Angebot zu aktualisieren, ohne die Version oder Nummer zu ändern. Verwende dies, wenn du verschiedene Dokumentvorlagen ausprobierst oder Änderungen vornimmst, bevor du das Angebot zum ersten Mal an den Kunden sendest.
  • Erstelle eine neue Version, wenn du eine aktualisierte Version deines Angebots sendest. Die alte Version des Dokuments wird als Datei im Projekt gespeichert und die Versionsnummer wird für das aktualisierte Dokument erhöht.

Falls du keine dieser zwei Möglichkeiten wählst, werden deine Änderungen im Dokument nicht widergespiegelt.

Um ein Angebot oder Vertrag neu zu generieren:

  1. Öffne das Dokument.
  2. Klicke im Menü auf der rechten Seite auf Regenerieren
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  3. Wähle ob du Überschreiben möchtest oder eine Neue Version
Fälligkeitsdatum

Jedes Dokument, das du generierst, hat ein Fälligkeitsdatum. Nach Ablauf dieser Frist ist das Angebot oder der Vertrag nicht mehr gültig. Standardmäßig verwendet Rentman eine Ablauffrist von 14 Tagen. Du kannst diese Standardeinstellung jedoch auf eine beliebige Dauer ändern.

Du kannst das Fälligkeitsdatum eines Dokuments jederzeit manuell ändern. Dadurch wird die Standardeinstellung überschrieben.

  1. Gehe zum Modul settings Konfiguration > Finanzen> Finanzen.
  2. Finde die Option Standard Fälligkeitsdatum für Angebot/Vertrag und gebe die gewünschte Anzahl von Tagen ein.

Das Fälligkeitsdatum eines Dokuments wird auf dem Dokument selbst angezeigt.

Im Modul settingsKonfiguration kannst du deine Kunden auch nach dem Fälligkeitsdatum Dokumente signieren lassen.

Im Modul table_chartProjekte kannst du deine Projekte nach Projekten mit abgelaufenen Angeboten filtern.

Lade dein Dokument herunter

Du kannst dein Angebot oder deinen Vertrag als .PDF oder Word (.docx) Datei herunterladen. Klicke beim Erstellen eines Dokuments einfach auf 'Download als PDF' oder 'Download als Word'.

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Vergiss nicht, dein Dokument zu (re)generieren, um nicht gespeicherte Änderungen zu übernehmen, bevor du deine Datei herunterlädst.

Angebot oder Vertrag per E-Mail versenden

Du kannst dein Angebot oder deinen Vertrag per E-Mail direkt von Rentman aus senden. Du kannst deine Kunden auch ein Angebot oder einen Vertrag digital unterschreiben lassen.

Einstellungen im Dokument

Einstellungen im Dokument
Nummernkreis
Wähle den Nummernkreis für dein Dokument.
Nummern

Die Nummer des Dokuments. Diese kannst du sowohl für die interne Referenz als auch für den Empfänger verwenden.

Im settings Konfigurationsmodul kannst du deine Nummernkreise konfigurieren, um zu entscheiden, mit welcher Nummer jedes Dokument beginnen soll.

Klicke oben im Dokumentenbildschirm auf 'Neue Nummer', um ein zusätzliches Angebot oder einen zusätzlichen Vertrag für deinen Kunden zu erstellen. Dies ist nützlich, um einem Kunden mehrere Auswahlmöglichkeiten zu bieten. Alle Angebote werden im Reiter 'Finanzen' angezeigt.

Fälligkeitsdatum
Dieses Datum gibt an, wann das Dokument an Gültigkeit verliert.
Erweiterte Einstellungen
Vorlage: Wähle eine Dokumentvorlage für dieses Dokument. Der Projekttyp deines Projekts bestimmt welche Vorlage standardmäßig ausgewählt wird. Dies kann allerdings angepasst werden in dem du eine andere Vorlage auswählst als der hinterlegte Standard.
Briefkopf: Ein Briefkopf ist der Hintergrund eines Dokuments und kann Bilder, eine Kopf- und eine Fußzeile enthalten. Der Projekttyp deines Projekts bestimmt welcher Briefkopf standardmäßig ausgewählt wird. Dies kann allerdings angepasst werden in dem du einen anderen Briefkopf auswählst als der hinterlegte Standard.
Physische oder virtuelle Kombinationen öffnen: Wähle, ob der Inhalt deiner physischen oder virtuellen Kombination angezeigt oder ausgeblendet werden soll. Wie das geht, wenn du ein Dokument erstellst, kannst du hier nachlesen. Im Modul "Material" lässt sich dies standardmäßig einrichten.

Häufig gestellte Fragen

Wie füge ich mein Logo und meine Firmeninformationen zu einem Dokument hinzu?
Du kannst dies tun, indem du dein Briefpapier in Rentman hochlädst.
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