In Rentman kannst du zusätzliche Kosten zu deinen Projekten hinzufügen – zum Beispiel Hotelübernachtungen, Transport, Verpflegung und andere projektbezogene Ausgaben. Diese werden in Angeboten und Rechnungen genauso angezeigt wie Material oder Mitarbeiter. Über den Reiter Zusatzkosten kannst du außerdem direkt Bestellungen für externe Lieferanten erstellen.

Was sind Zusatzkosten?

Zusatzkosten helfen dir dabei, projektbezogene Ausgaben zu verwalten und zu verfolgen, die nicht unter Material oder Mitarbeiter fallen – zum Beispiel Reisen, Unterkünfte oder andere logistische Kosten. Diese lassen sich in Angebote und Rechnungen einfügen, sodass du sie leichter an deine Kunden weitergeben kannst.

Du kannst entweder einmalige Zusatzkosten für ein bestimmtes Projekt erstellen oder Standard-Zusatzkosten festlegen, die automatisch bei künftigen Projekten verwendet werden. Zusätzlich lassen sich Zusatzkosten in Kostengruppen organisieren, die auch in deinen Finanzdokumenten angezeigt werden.

In diesem Artikel erklären wir dir, wie du diese Funktion nutzen kannst.

Füge Zusatzkosten hinzu

Zusatzkosten hinzufügen Zusatzkosten bearbeiten

Gehe zum table_chart Projektmodul, und öffne ein Projekt.
Navigiere zum Reiter Zusatzkosten in deinem Projekt.
Wähle + Kosten
Fülle die folgenden Informationen aus:
- Name der Kosten (z B., "1 Hotelübernachtung")
- Einkaufspreis pro Stück
- Rabatt
- Menge
- Verkaufspreis
- Anschaffungspreis
- MwSt. Klasse
- Hauptbuch
- Details
Speichern

Gehe zum table_chart Projektmodul, und öffne ein Projekt.
Navigiere zum Reiter Zusatzkosten in deinem Projekt.
Zusatzkosten auswählen
Klicke auf edit Bearbeiten oben in der Spalte, um die Kosten zu bearbeiten.
Nimm die Änderungen vor.
Speichern

Standard-Zusatzkosten einrichten

Standardfunktionen helfen dir, Planungsprozesse zu beschleunigen, denn du kannst sie für jedes Projekt wiederverwenden.

Zusatzkosten hinzufügen Zusatzkosten bearbeiten

Öffne ein Projekt und navigiere zum Reiter Zusatzkosten.
Klicke in der Seitenleiste auf der linken Seite auf +.
Fülle die folgenden Informationen aus:
- Name der Kosten (z B., "1 Hotelübernachtung")
- Einkaufspreis pro Stück
- Rabatt
- Menge
- Verkaufspreis
- Anschaffungspreis
- MwSt. Klasse
- Hauptbuch
- Details
Speichern

Gehe zum table_chart Projektmodul, und öffne ein Projekt.
Navigiere zum Reiter Zusatzkosten in deinem Projekt.
Standard-Zusatzkosten auswählen
Klicke auf edit Bearbeiten oben in der Spalte, um die Standardkosten zu bearbeiten.
Nimm die Änderungen vor.
Speichern

So fügst du wiederkehrende Kosten wie Unterkunft, Flüge, Parkgebühren oder Tagegelder ganz einfach hinzu – ohne die Angaben jedes Mal neu einzugeben.

Zusatzkosten gruppieren

Um Zeit zu sparen, die Übersicht zu verbessern und deine Finanzdokumente klar und organisiert zu halten, kannst du Zusatzkosten strukturiert gruppieren. So funktioniert es:

Zusatzkosten können in Kostengruppen wie „Verpflegung“, „Hotels“ oder „Transport“ organisiert werden, um alles übersichtlich und strukturiert zu halten.
Ziehe einzelne Kosten per Drag & Drop in die passende Kostengruppe.
Jede Gruppe zeigt eine Zwischensumme an.
Die Anzeigereihenfolge in diesem Reiter entspricht der Reihenfolge auf der Rechnung.
Wenn keine Gruppen existieren, wird automatisch eine Standardgruppe erstellt, sobald neue Kosten hinzugefügt werden - genau wie bei Materialien. Wenn jedoch bereits Gruppen vorhanden sind, wirst du aufgefordert, die Gruppe auszuwählen, der die neuen Kosten zugeordnet werden sollen.

So strukturierst du deine Kosten, damit verwandte Posten zusammengehalten und auf Angeboten sowie Rechnungen klar dargestellt werden..

Verlorenes oder beschädigtes Material

Materialtracking

Wenn du Materialien im group_work Lagermodul Retour buchst, kannst du einen Artikel oder eine Seriennummer als "Verloren" oder "Beschädigt" markieren. Die dadurch entstandenen Kosten werden im Reiter Zusatzkosten des Projekts angezeigt, um die Kosten zu berechnen und an den Kunden zu übermitteln.

FAQs

Wie kann ich die Reihenfolge der Zusatzkosten ändern?

Die Reihenfolge, in der die Zusatzkosten in deiner Liste erscheinen, ist auch die Reihenfolge auf der Rechnung. Du kannst die Kosten per Drag & Drop innerhalb der Liste neu anordnen. Falls das Ziehen nicht möglich ist (z. B. wegen Gruppierungen oder Einschränkungen), musst du die Posten entfernen und in der gewünschten Reihenfolge neu hinzufügen.

Kann ich Rabatte auf einzelne Zusatzkosten anwenden?

Ja, das geht. Du kannst einen Rabatt auf einzelne Zusatzkosten geben, indem du im Feld „Rabatt“ einen Wert eingibst. Der Gesamtverkaufspreis wird dann automatisch auf Basis der Menge und des Rabatts berechnet.

Kann ich verwandte Zusatzkosten gruppieren?

Ja, du kannst Zusatzkosten in Gruppen organisieren, zum Beispiel „Verpflegung“ oder „Hotels“, um die Liste übersichtlicher zu machen. Das ist besonders praktisch, um Angebote und Rechnungen strukturierter zu präsentieren. Jede Gruppe zeigt außerdem eine Zwischensumme der darin enthaltenen Kosten.

Wie kann ich häufig verwendete Zusatzkosten am einfachsten hinzufügen?

Nutze die Standardkostenliste auf der linken Seite im Reiter „Zusatzkosten“. Dort findest du häufig genutzte Posten (z. B. Unterkunft, Parkgebühren, Verpflegung), die du schnell hinzufügen kannst, ohne die Details jedes Mal neu eingeben zu müssen. Du kannst diese Kosten auch in Ordnern gruppieren und bequem durchsuchen.

Warum muss ich meine kopierte Standardvorlage nach den letzten Verbesserungen bei den Zusatzkosten in Rentman aktualisieren?

Wir haben die Darstellung der Zusatzkosten sowohl in der Software als auch in den Dokumentvorlagen verbessert, um mehr Übersichtlichkeit und Kontrolle zu bieten. Wenn du eine kopierte Standardvorlage nutzt, sind diese Änderungen nicht automatisch enthalten. Damit Preise korrekt angezeigt werden und Verwirrung vermieden wird, solltest du deine Vorlage prüfen und aktualisieren.

Warum sind alle meine bestehenden Zusatzkosten jetzt in einer Gruppe?

Mit der letzten Verbesserung, die in Version 482 eingeführt wurde, müssen alle Zusatzkosten zu einer Gruppe gehören. Wenn dein Account auf die neueste Version aktualisiert wird, werden deine bestehenden Zusatzkosten automatisch in eine Standardgruppe namens „Zusatzkosten“ eingeordnet. Diese Änderung gewährleistet die Kompatibilität mit der neuen Struktur. Es werden keine weiteren Änderungen an deinen Kosten vorgenommen - nur die Gruppierung wird aktualisiert.