Cada prueba de Rentman comienza con una base de datos de muestra de contactos. Puedes añadir rápidamente tus propios contactos importando un archivo de contactos. En este artículo, te guiaremos a través de los pasos para obtener tu lista de contactos en Rentman.
También puedes añadir un único (o pequeño) número de contactos en el contact_phone Módulo de contactos, en lugar de importar un archivo.
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Antes de comenzar
Esto es lo que necesitas antes de importar tu lista de contactos:
- Un archivo de Excel o .csv con la información de tus contactos. Si aún no tienes uno, puedes usar nuestra plantilla para crearlo fácilmente. Al final de este artículo, puedes encontrará más consejos sobre cómo preparar tu archivo de importación.
- Una estructura de carpetas lógica en el contact_phone Módulo de contactos, para que puedas mantenerte organizado y encontrar tus contactos más rápidamente. Puedes seguir el enlace para crear tus carpetas con antelación, o dejar que Rentman cree automáticamente las rutas de las carpetas que elijas. Elige la ruta de la carpeta correcta en la columna Carpeta de tu archivo (lee la siguiente sección).
Columnas de la persona de contacto
Si tu contacto también utiliza personas de contacto, puedes crear columnas en tu archivo de contactos que contengan información sobre (a) personas de contacto únicas. Estas columnas son útiles porque cada persona que pertenece al mismo contacto puede tener su propio número de teléfono, dirección de correo electrónico y otra información.
En tu archivo, las columnas de personas de contacto podrían tener el siguiente aspecto:
Crear varias personas de contacto por contacto
Si el contacto que deseas añadir tiene más de una persona de contacto, puedes importarlos todos a la vez. Para importar varias personas de contacto, cada persona de contacto debe tener una fila en tu archivo de importación. Cada fila tiene entonces información tanto del contacto como de la persona de contacto, como puede verse en amarillo en el ejemplo siguiente.
Importa tu archivo de contactos
- Ve al contact_phone Módulo de Contactos.
- Haz clic en el botón more_vert al costado de + Agregar contacto y elige Importar.
- Selecciona el tipo de importación que quieres hacer:
- "Importar todas las filas como elemento nuevo" - tu base de datos de contactos está vacía y esta es tu primera importación
- "Actualizar elementos existentes con nuevos datos": tienes contactos ya importados y quieres actualizar sus datos
- "Añadir nuevos elementos y omitir los existentes": tienes contactos ya importados y quieres añadir más contactos
- Indica si quieres importar las personas de contacto asociadas a tus contactos.
- Carga un archivo de contactos de acuerdo con las "Condiciones" indicadas.
Si aún no dispones de un archivo con tus contactos, puedes descargar nuestra plantilla encima del botón de carga "Descarga un archivo de muestra aquí" - Indica si tu archivo contiene una cabecera (títulos de las columnas). Si seleccionas "sí", la primera fila de tu archivo no se importará.
- Para cada columna, el sistema hace coincidir los nombres de las cabeceras con los nombres de las columnas en Rentman. Comprueba si se han hecho todos los emparejamientos y ajusta/añade lo que sea necesario.
Si has seleccionado "Sí" en la importación de personas de contacto en el paso 4, el sistema intentará hacer coincidir las columnas de tu archivo con columnas de Contactos o columnas de Personas de contacto. Corrobora en las columnas si todos los emparejamientos se han hecho correctamente.
- Haz clic en "Siguiente paso" cuando todas las columnas se hayan emparejado correctamente.
- Selecciona una carpeta raíz de tu propia estructura de carpetas. La carpeta raíz es la que se encuentra en la parte superior, y contiene tu estructura de carpetas. Los nuevos artículos se colocarán en esta carpeta. Si has definido carpetas en tu archivo de importación, estos elementos se colocarán bajo la carpeta raíz elegida.
Advertencia: Si tu archivo de contactos no contiene una columna de Carpeta, todos los elementos se colocarán en la misma carpeta raíz. Esto significa que tus contactos no estarán organizados, y puede ser difícil encontrar contactos. Te recomendamos que crees tu propia estructura de carpetas, y que especifiques la ruta correcta de las carpetas para tus contactos en la columna Carpeta. - Opcional Si has seleccionado "Añadir nuevos elementos y omitir filas duplicadas" o "Actualizar elementos existentes con nuevos datos" en el paso 3, debes seleccionar Coincidir columnas para que el sistema sepa qué entradas debe actualizar. Por ejemplo, si estás actualizando el Personas de contacto de todos los artículos de equipo, seleccionarías "Nombre" como columna de coincidencia, ya que es único para cada artículo de equipo que se actualiza y no se actualiza por sí mismo. La columna emparejada nunca debe ser la columna que se intentas actualizar.
Advertencia: Estas columnas no pueden contener valores dobles en el archivo de importación, ya que se utilizan durante la importación para identificar qué artículo o número de serie debe omitirse. - Haz clic en "Siguiente paso" y comprueba por última vez la vista previa de tus datos.
Nota: Solo se mostrarán las 10 primeras filas en la vista previa. - Haz clic en Importar
- Una vez finalizada la importación, aparecerá una ventana con los resultados. Si tus datos se han importado con éxito, puedes Crear la ventana, o elige "Ver contactos importados". Si la importación ha fallado, por favor, lee la sección de información sobre el resultado de la importación más abajo.
Conoce el resultado de tu importación
A veces ocurre que la importación puede fallar (parcial o totalmente). Si esto sucede, puedes encontrar todas las respuestas en el resultado de la importación como:
- mceclip7.png
- Porque estas filas (contactos) han fallado
- Qué filas (contactos) se han importado con éxito
En la parte inferior del resultado de la importación, puedes descargar un archivo que contiene todas las filas que fallaron, acompañadas del motivo del fallo. Esto te da una visión directa por Filas de cuál es la razón del fallo.
Algunas razones por las que falla la importación:
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Demasiados datos - Los archivos grandes pueden tardar demasiado en ser procesados y es posible que no se importe cierta información. Si esto sucede, borra la última importación, divide tu lista en archivos más pequeños e impórtalos por separado.
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Formato incorrecto - Toda la información en el archivo debe ser ingresada como texto, y sin marcas de revisión (negrita, cursiva, colores de fondo, etc.).
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Hojas Múltiples - Si tu archivo .xlsx contiene hojas múltiples, no podrá ser importado en Rentman.
Consejos para configurar tu archivo de importación de contactos
La lista que importes en Rentman debe ser un archivo.xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) o.csv.
Puedes descargar nuestra plantilla al final de este artículo. Puedes usarla como referencia o para crear un archivo de contacto
He aquí algunos consejos para preparar tu archivo:
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Es una buena idea tener cabeceras (títulos) claras en la primera fila de tu archivo.
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No importes más de 64 columnas de una sola vez.
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Incluye al menos la información más importante (por ejemplo, nombre, apellido, carpeta).
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La ruta de la carpeta de un elemento debe especificarse en la columna Carpeta, de esta forma: Autónomos/técnicos de audio
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Asegúrate de que el archivo no tiene varias hojas (un.xslx con varias hojas no se puede importar en Rentman).
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No dejes filas vacías en tu archivo.xlsx.
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No insertes imágenes en tu archivo.xlsx. Puedes agregarlos más adelante en el software.
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Asegúrate de que toda la información del archivo se introduce como texto y sin marcas de revisión (negrita, cursiva, colores de fondo, etc.)
Eliminar una importación
Cuando una importación sale parcialmente mal, la mejor opción es borrar la información y volver a hacerlo todo de nuevo. Cada vez que importas un contacto, Rentman crea una etiqueta con el formato "importar-fechar-hora". Simplemente selecciona la etiqueta de tu última actualización y elimina esos elementos.
Actualizar los contactos en tu base de datos
Si ya has importado tu lista de Contacto, pero necesitas hacer algunos cambios importantes, puedes actualizar los elementos de tu base de datos.
Importación de campos de entrada adicionales
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Configura el campo de entrada extra en el módulo Configuración.
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Crea una columna con el valor extra del campo de entrada en tu archivo.xlsx.
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Al importar el archivo, haz coincidir la nueva columna con el campo de entrada extra (lo encontrarás en la sección 'Extra' de las columnas).