La actualización de los artículos de la base de datos es útil para hacer cambios masivos en los artículos de Rentman, como el aumento del precio de todos los artículos de equipo o la actualización de los números de teléfono de todos los contactos.

La actualización de la base de datos también puede sur utilizada para hacerla más completa añadiendo mediciones para todos los artículos de equipo o añadiendo números de serie a los artículos de equipo, por ejemplo.

Nota: Si tu base de datos está vacía (o la estás importando por primera vez), lee nuestros artículos sobre la importación de equiposcontactos, empleados o vehículos.

Después de subir tu archivo .XLSX actualizado, Rentman actualizará los elementos existentes en tu base de datos con nuevos valores.

Rentman también necesita que las columnas coincidan al actualizar tus artículos. Las las columnas que coinciden que elijas son únicas y determinan qué elementos deben actualizarse si se encuentran valores duplicados en el archivo.

Disponible para: Lite Clásica Pro

Paso 1: Exporta tu base de datos actual

Exportar tu base de datos actual como un archivo .XLSX (Excel, Google Sheets) facilita mucho la actualización de la información de tus artículos. También asegurara que puedas elegir las columnas correctas para que coincidan, más adelante.

  • Asegúrate de saber de antemano qué detalles de tus artículos vas a actualizar. Si estás actualizando el precio, asegúrate de incluir la columna de precios en tu archivo de exportación.
  • Piensa en las columnas que coincidan que Rentman necesitará más adelante. Asegúrate de incluir estas columnas en tu archivo de exportación también.

Paso 2: Actualiza la información de tus artículos

  1. Abre el archivo exportado usando un editor de hojas de cálculo, como Excel o Google Sheets.
  2. Haz tus cambios.
  3. Guarda tu archivo como .XLSX.

Paso 3: Importa tu archivo actualizado 

  1. En el módulo correspondiente de Rentman, haz clic en la parte superior derecha en el botón More actions more_vert y elije "Importar".
  2. Elije el tipo de importación "Actualizar los artículos existentes con nuevos datos".
  3. Haz clic en "Siguiente paso".
  4. Sube tu archivo actualizado y haz clic en "Siguiente paso".
  5. Haz coincidir los títulos de tus columnas con los títulos de Rentman. Esto es necesario porque sus propias columnas podrían tener un nombre (ligeramente) diferente.
  6. Haz clic en "Siguiente paso".
  7. Elije las columnas que coincidan (ver el siguiente párrafo)
  8. Haz clic en "Siguiente paso".
  9. Comprueba tus datos y haz clic en Importar

Elije tu columnas que coincidan

Para identificar los artículos que ya están en su base de datos y que necesitan una actualización, utilizamos el campo de la columna que coincida. Cuando Rentman encuentra un artículo en tu base de datos y una fila en tu archivo .XLSX con los mismos valores en las columnas que coinciden seleccionadas (como Nombre o Código), el artículo se identifica como un duplicado. Los valores que difieren, y que no están en las columnas que coinciden, son actualizadas.

Posibles problemas y soluciones

Si tienes problemas para actualizar tu base de datos, es posible que haya algún error en la forma en que hayas organizado tu archivo o tu base de datos. El error más común, en este caso, es tener elementos dobles en las columnas únicas coincidentes: si las columnas que seleccionaste como columnas que coinciden contienen elementos dobles (por ejemplo, dos elementos con el mismo nombre o el mismo código) esto podría crear un error que resultaría en un elemento duplicado.

Para comprobar si tienes elementos dobles en tu base de datos, puedes agrupar las columnas que utilizarás como columna coincidentes. Después busca qué elementos están agrupados en (2), y corríjelos. Si son únicos, el número de cada grupo debe ser siempre (1).

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Si esta no es la causa del error, comprueba esta lista de posibles errores.

 

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