Planifica el equipo en un proyecto

En Rentman, puedes planificar tus equipos, kits, cases y accesorios. En la pestaña de Equipo de tu proyecto decides qué artículos planear y cómo se mostrarán en tu presupuesto. En este artículo le guiaremos a través de la planificación del equipo y las opciones relacionadas.

Disponible para: Lite Clásica Pro

Video explicativo

Para entender rápidamente las bases para planificación de equipos, puedes ver el siguiente vídeo. 

 

La vista de planificación del equipo

En Rentman, siempre planeas tu equipo desde la pestaña Equipo en un proyecto.

A la izquierda, puedes tus equipos en tu base de datos. A la derecha, encontraras un listado de todo el equipo planeado. Esta información también aparecerá en tu cotización para el proyecto (dependiendo de la plantilla elegida).

Nota: para personalizar la vista puedes mostrar u ocultar las columnas.

Consejo de Rentman:puedes editar los valores de varios equipos seleccionados a la vez. Selecciona  varios elementos y haz clic eneditar Editar.

Valores de la columna

Nombre
El nombre por defecto (base de datos) de este articulo. Puedes cambiar el nombre de este articulo (por proyecto), y este nombre aparecerá en tus documentos. Esto no cambiará el nombre predeterminado (de la base de datos) del artículo.

Por defecto, tus listados de empaque muestran el nombre de la base de datos de tu artículo. Si le cambias el nombre a un artículo en un proyecto, puedes elegir mostrar este nombre en tus listados de empaque en su lugar. Edita la plantilla de tus listados de empaque y añade la columna del nombre del proyecto al módulo de equipos de tu plantilla, en lugar de la columna del nombre de la base de datos.

Cantidad (Total en el Kit)
Número de unidades planeadas. Puedes hacer clic en él para cambiar la cantidad. Al abrir un kit presionando chevron_right, la cantidad mostrara el número de unidades por Kit, y entre paréntesis encontrarás el número total de unidades planeadas.
Ejemplo: un set de DJ contiene dos CDJ2000, planeas el set de DJ dos veces. En la columna Cantidad (Total en el kit) encontrarás 2(4). Si planeas el set de DJ 4 veces, la cantidad (total en el kit) será 2(8).
Descuento
Rellena un porcentaje de descuento que se restará del precio del alquiler diario introducido en tu base de datos.
Observación externa 
Las observaciones externas se pueden mostrar en la cotización Editar la plantilla para mostrar o no mostrar el comentario o mostrarla de una manera diferente. La observación externa en el proyecto se rellena automáticamente con la observación externa rellenada en la categoría Módulo de equipo.
Observación interna
La observación interna se muestra en el módulo del almacén, en la App de Rentman y se puede ver en el listados de empaques. Editar la plantilla para mostrar o no mostrar el comentario o mostrarla de una manera diferente. La observación interna en el proyecto se rellena automáticamente con la observación externa rellenada en la categoría Módulo de equipo.
Opción 
Marca un artículo, kit o estuche como Opcional. Esto es útil para que el cliente pueda elegir entre diferentes artículos, kits o estuches.

Grupos de equipo

Los grupos de equipo pueden utilizarse para separar el equipo en la planificación y los documentos. Puedes elegir la forma en que deseas dividir el equipo, por ejemplo, para diferentes categorías (audio, luces), lugares (escenarios, salas) o períodos de tiempo.

Fijar los tiempos de los grupos de equipos

Cada grupo tiene un período de planificación (el equipo del período sale del almacén) y un período de utilización (período que se cobra en la cotización).

Por defecto, un nuevo grupo de equipo tomará el mismo período de planificación y uso que el proyecto. Pero también puedes vincular manualmente el grupo de equipos a un período de tiempo diferente.

Un consejo de Rentman Si utilizas una estructura estándar de grupos de equipos, añádelos a una plantilla de proyecto. Cuando crees un nuevo proyecto selecciona la plantilla, así no tendrás que crear todos los grupos cada vez.

Un consejo de Rentman Si deseas pedir automáticamente el equipo en listados de empaque por carpetas o ubicación de almacén, configúralo en tus plantillas de documentos.

Añade un nuevo grupo de equipos

Para crear un nuevo grupo de equipos:

  1. Haz clic en + Grupo de equipo
  2. Introduce un nombre y selecciona un período de uso y planificación. Por defecto, se seleccionan la utilización y el período de planificación.

También puedes establecer una duración de tiempo para el grupo de equipos haciendo clic en un período de tiempo y seleccionando "Introducir una duración".

Para editar un grupo de equipos, haz doble clic en el nombre del grupo de equipos.

Ejemplos de grupos de equipo

Tipo de equipo:

  • Audio
  • Video
  • Andamiaje

Ubicación del almacén:

  • Area 1
  • Area 2 

Añade una observación del grupo de equipo 

Para añadir una observación a un grupo de equipos, haz doble clic en el nombre del grupo de equipos. Las observaciones pueden ser mostradas en la cotización para describir el grupo de equipo a su cliente. Ejemplo: utiliza un comentario para explicar tu idea para un área.

Planifica los artículos de equipo

Cómo funciona

En la pestaña Equipo, encontrarás tu lista de equipo con tus artículos, kits y cases en la columna izquierda. Puedes utilizar la función de búsqueda para buscar rápidamente un elemento en tu base de datos.

Planifica los artículos de tu base de datos

Para planear un artículo, tienes dos opciones:

  • Haz doble clic - en el artículo. Esto copiará un elemento de tu base de datos a la planificación
  • introduce una cantidad - haciendo clic en el lado derecho (bajo la columna de la cantidad) se abrirá un campo de texto donde se puede introducir una cantidad manual.

Planifica automáticamente equipos con kits, cases y accesorios

Los kits, cases y accesorios aceleran el proceso de planificación.

Kits de planificación: El contenido de un kit (a diferencia del contenido de un estuche) puede ser cambiado. Haz clic en chevron_rightpara abrir el kit. Cuando se abren los kits, el número de artículos del kit puede cambiarse directamente.

Si cambias el contenido de un kit dentro de un proyecto, puedes mantener el mismo precio del kit o editar el precio del kit en base al nuevo contenido. Para hacer esto, selecciona el kit, haz clic en el botón Más acciones more_vert  e escoge 'Editar el precio del kit basado en el contenido'..

Planificación con accesorios: los accesorios son artículos de equipo que se planifican automáticamente u opcionalmente en tu proyecto cuando se planifica ese artículo de equipo. Ejemplo: al planear una luz de cabeza móvil puede que quieras añadir una cubierta para la lluvia si el evento está en el exterior.

Añade un elemento temporal o una línea de comentarios

Artículos temporales: Los artículos temporales son útiles para añadir un elemento personalizado para un proyecto específico. Un artículo temporal no está en tu stock, y por lo tanto se mostrará directamente como una escasez.

para añadir un artículo temporal:

  1. Haz clic al lado de + Grupos de equipo en el buton Más acciones more_vert 

    mceclip1.png
  2. Elije "Agregar equipo temporal".

Comentarios: Con los comentarios, puedes añadir información a tu listado de empaque o cotización.

para añadir un comentario:

  1. Haz clic al lado de + Grupos de equipo en el botón Más acciones more_vert 

    mceclip1.png
  2. Elije la línea de comentarios.

Disponibilidad de equipo cuando se planifica el equipo

Al planificar los artículos, Rentman tiene en cuenta la disponibilidad de tus equipos Si planeas más artículos de los que tienes en stock, el artículo se volverá rojo para resaltar la escasez. Para ver más información sobre la disponibilidad del equipo, abre la línea de tiempo de disponibilidad.

  1. Selecciona un artículo de equipo.
  2. Haz clic en watch_later abrir línea de tiempo de disponibilidad
  • Reservar equipos - Cuando tu proyecto se confirma el equipo se reserva automáticamente. Al reservar el equipo, te aseguras de que el equipo se reserva para el proyecto.

Equipo opcional 

Puedes marcar el equipo como opcional para un proyecto.  Esto es útil para que el cliente pueda elegir entre diferentes artículos, kits o estuches. Además, esto te permite ofrecer artículos extra a un cliente.

Esconder el equipo en una cotización (pero no en tu listado de empaque)

Puedes ocultar el equipo de las cotizaciones y las facturas, mientras sigues mostrándolo en tu listado de empaque. De esta manera puedes evitar llenar tus documentos con artículos que tus clientes no quieren saber (por ejemplo, cables). Tienes tres opciones para hacer esto:

  • Ocultar un grupo de equipos - Haz doble clic en el nombre de un grupo de equipos y selecciona "No" en la casilla "Mostrar en el cálculo del precio".
  • Precio accesorios como 0 - Asegúrate de configurar tus plantillas para ocultar los artículos con precio = 0 (ten en cuenta que los artículos de equipo con descuento del 100% tampoco se mostrarán).
  • Esconder el contenido de un kit - Prepara un kit para que su contenido no se muestre en los documentos financieros.

Planificar los números de serie

Puedes planear un artículo específico usando números de serie. Para hacer esto:

  1. Selecciona un articulo en tu proyecto y haz clic en el botón Más acciones more_vert  
  2. Elije "Asignar número de serie . La pantalla emergente que se abre muestra un resumen de tus números de serie y su disponibilidad.
  3. Selecciona tu número de serie preferido y elije Confirmar para reservarlo para el proyecto.

El número de serie que ha seleccionado será visible en el listado de empaque y en la pantalla de reserva de su módulo de almacén.

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