Cada versión de prueba de Rentman comienza con una base de datos de muestra de miembros del personal. Si lo deseas, es posible añadir tu propio personal con la importación de un archivo de miembros del personal, o puedes añadirlos uno a uno en el módulo people Miembros de personal.

En este artículo, te guiaremos paso a paso para importar tu lista de personal a Rentman.

Importante: cuando importes nuevos miembros del personal, recibirán automáticamente una invitación a través del correo electrónico. Para evitar que estos correos se envíen inmediatamente, configura la columna «Puedes iniciar sesión» en 0 en tu archivo de importación. Esto detendrá las notificaciones iniciales por correo. Una vez configurado el espacio de trabajo, puedes actualizar este ajuste de forma masiva y enviar las invitaciones por correo. 

Importa tu archivo de personal

1. Dirígete al módulo group Miembros de personal. 
    

2. Haz clic en más acciones more_vert en la esquina derecha y luego clic en Importar.
    

3. Aquí puedes seleccionar el tipo de importación que quieres hacer: 
    

   Importar todas las filas como nuevo elemento	Rentman crea un nuevo miembro para cada fila.
   Actualizar elementos existentes con nuevos datos	Si quieres actualizar los miembros del personal en tu base de datos, lee cómo hacerlo en nuestro artículo sobre actualización de datos.
   Añadir nuevos elementos y omitir los existentes	Rentman no importa miembros que ya estén en tu base de datos.

4. Carga el archivo de personal de acuerdo con las «Condiciones» indicadas.
   

   Si todavía no dispones de este archivo, puedes descargar nuestra plantilla desde el botón «Descargar un archivo de muestra aquí».

    

5. Selecciona si tu archivo contiene cabecera o no. Si seleccionas Sí, la primera fila del archivo no se importará. 

6. Para cada columna, el sistema hace coincidir los nombres de las cabeceras con los nombres de las columnas en Rentman. Comprueba que se hayan realizado todas las correspondencias y ajústalas cuando sea necesario.

7. Haz clic en «Siguiente paso» cuando lo hayas hecho para todas las columnas.

8. Selecciona una carpeta raíz para tu importación. Esta es la carpeta de la parte superior y contiene la estructura de carpetas. Los nuevos miembros se colocarán en esta carpeta. Si has definido carpetas en tu archivo de importación, estos miembros del personal se colocarán en la carpeta raíz elegida.

   Advertencia: si el archivo de los miembros del personal no contiene una columna Carpeta, todos los elementos se colocarán en la misma carpeta raíz. Esto significa que los elementos no estarán organizados y que puede resultar difícil encontrar al personal. Te recomendamos que crees tu propia estructura de carpetas y especifiques la ruta correcta de la carpeta para tus elementos en la columna Carpeta.

    

9. Si has seleccionado «Añadir nuevos elementos y omitir filas duplicadas» o «Actualizar elementos existentes con nuevos datos» en el paso 3, necesitas seleccionar columnas coincidentes para que el sistema sepa qué entradas debe actualizar. Por ejemplo, si estás actualizando los números de teléfono de todos los miembros del personal, podrías seleccionar «Correo electrónico» como columna coincidente, ya que es única para cada miembro del personal que se está actualizando y no se está actualizando ella misma. La columna coincidente nunca debe ser la columna que estás intentando actualizar.

   Advertencia: estas columnas no pueden contener valores dobles en el archivo de importación, puesto que se utilizan durante la importación para identificar qué miembro del personal debe omitirse.

    

10. Haz clic en «Siguiente paso» y comprueba por última vez la vista previa de tus datos.
    

    Nota: en la vista previa solo se mostrarán las 10 primeras filas.

     

11. Haz clic en Importar 

12. Una vez finalizada la importación, aparecerá una ventana con los resultados. Si los datos se han importado correctamente, puedes Cerrar la ventana o elegir «Ver miembros importados». Si la importación ha fallado (parcialmente), consulta la sección Información sobre el resultado de la importación.

Información sobre el resultado de la importación

A veces, la importación puede fallar (parcial o totalmente). Si esto ocurre, puede encontrar todas las respuestas en el resultado de la importación como: 

• Qué filas (miembros del personal) han fallado. 

• Por qué han fallado estas filas (miembros del personal). 

• Qué filas (miembros del personal) se han importado correctamente.

Algunas razones por las que falla la importación:

• Demasiados datos: los archivos grandes pueden tardar demasiado en procesarse y es posible que parte de la información no se importe. Si esto ocurre, elimina la última importación, divide tu lista en archivos más pequeños e impórtalos por separado.

• Formato incorrecto: toda la información del archivo debe introducirse como texto plano, sin marcadores (negrita, cursiva, colores de fondo, etc.).

• Múltiples hojas: si tu archivo .xslx tiene varias hojas, no puede importarse en Rentman.

Eliminar una importación

Cuando una importación sale parcialmente fallida, la mejor opción es borrar la información y volver a hacerla. Cada vez que importas miembros del personal, Rentman crea una etiqueta con el formato «fecha-hora de importación». Simplemente, selecciona la etiqueta de tu última actualización y borra esos elementos.

Actualizar el personal en tu base de datos

Si ya has importado tu lista de miembros, pero necesitas hacer algunos cambios masivos, puedes actualizar los elementos en tu base de datos.

Importar campos de entrada adicionales

1. Configura el campo de entrada adicional en el módulo settings Configuración

2. Crea una columna con el valor del campo de entrada extra en tu archivo .xlsx.

3. Cuando importes el archivo, haz coincidir la nueva columna con el campo de entrada extra (lo encontrarás en la sección «Extra» de las columnas).

Preguntas frecuentes

Descarga nuestro archivo de importación de ejemplo