La actualización de los artículos de tu base de datos es útil para hacer cambios masivos en los artículos de Rentman, como el aumento del precio de todos los artículos de equipo o la actualización de los números de teléfono de todos los contactos.

Además, la actualización también puede utilizarse para mejorar la base de datos, por ejemplo, añadiendo medidas a todos los equipos o números de serie a los artículos de equipo.

Nota: si tu base de datos está vacía (o es la primera vez que la importas), lee nuestros artículos sobre la importación de equipos, contactos, empleados o vehículos.

Después de subir tu archivo .XLSX actualizado, Rentman actualizará los artículos existentes en tu base de datos con los nuevos valores.

Rentman también necesita que las columnas coincidan al actualizar tus artículos. Las columnas coincidentes que elijas tienen que ser únicas y determinan qué artículos deben actualizarse si se encuentran valores duplicados en el archivo.

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Paso 1: exporta tu base de datos actual

Exportar tu base de datos actual como un archivo .XLSX (Excel, Google Sheets) facilita mucho la actualización de la información de tus artículos. También garantiza que puedas elegir las columnas correctas para que coincidan, más adelante.

• Asegúrate de saber de antemano qué detalles de tus artículos vas a actualizar. Si vas a actualizar el precio, no te olvides de incluir «la columna de precios» en tu archivo de exportación.
• Piensa en las columnas coincidentes que Rentman necesitará más adelante. Asegúrate de incluir estas columnas en tu archivo de exportación también.

Cuando exportes tu base de datos, exporta la columna del ID para tu equipo masivo y/o serializado. Al volver a importar los artículos con el Excel actualizado, Rentman utilizará la columna de ID para hacer coincidir automáticamente las filas por ti. ¡Se acabaron los problemas de correspondencia de las filas!  

Paso 2: actualiza la información de tus artículos

1. Abre el archivo exportado usando un editor de hojas de cálculo, como Excel o Google Sheets.
2. Realiza los cambios necesarios.
3. Guarda tu archivo en formato .XLSX.

Paso 3: importa tu archivo actualizado 

1. En el módulo correspondiente de Rentman, haz clic en la parte superior derecha en el botón More actions more_vert y elige «Importar».
2. Elige el tipo de importación «Actualizar los artículos existentes con nuevos datos».
3. Haz clic en «Siguiente paso».
4. Sube tu archivo actualizado y haz clic en «Siguiente paso».
5. Haz coincidir los títulos de tus columnas con los títulos de Rentman. Esto es necesario, ya que, las propias columnas podrían tener un nombre (ligeramente) diferente.
6. Haz clic en «Siguiente paso».
7. Elige las columnas coincidentes (ver el siguiente párrafo)
8. Haz clic en «Siguiente paso».
9. Comprueba tus datos y haz clic en Importar

Elige las columnas coincidentes

Para identificar los artículos que ya están en su base de datos y que necesitan una actualización, utilizamos el campo de la columna coincidente. Cuando Rentman encuentra un artículo en tu base de datos y una fila en tu archivo .XLSX con los mismos valores en las columnas coincidentes seleccionadas (como «nombre» o «código»), el artículo se identifica como un duplicado. Los valores que difieren, y que no se encuentran en las columnas coincidentes, se actualizan.

Posibles problemas y soluciones

Si te encuentras con algún problema para actualizar la base de datos, es posible que haya algún error en la configuración del archivo o de la base de datos. El error más común, en este caso, es tener elementos dobles en las columnas coincidentes únicas: si las columnas que seleccionaste como «columnas coincidentes» contienen elementos dobles (por ejemplo, dos artículos con el mismo nombre o el mismo código) esto puede crear un error que dé como resultado un artículo duplicado.

Para comprobar si tienes elementos dobles en tu base de datos, puedes agrupar las columnas que utilizarás como columna coincidente. A continuación, busca qué artículos están agrupados en (2) y corrígelos. Si son únicos, el número de cada grupo debe ser siempre (1).

Si esta no es la causa del error, consulta esta lista de posibles errores.