El módulo Registro de tiempo te permite hacer un seguimiento de todas las horas trabajadas por los miembros de tu personal. Es posible vincular sus horas trabajadas a las funciones de los miembros de personal en un proyecto o, también, registrarlas por separado. Además, se pueden dar permisos a los miembros del personal para registrar sus horas y las de otras personas. Esto se hace mediante la asignación de un rol de usuario diferente en Rentman.
La suma de todas las horas registradas aparece en la columna Costes reales de la pestaña Finanzas de tu proyecto. Con ello, se obtiene una mejor estimación de los costes reales del personal de un proyecto.
Asimismo, se pueden exportar los datos del módulo watch_later Registro de tiempo a un archivo .xlsx, para gestionar las horas trabajadas del personal en tu programa de contabilidad preferido.
Se recomienda también hacerlo desde el submódulo Actividades, donde se muestran las horas programadas para cada actividad y te permite ver las horas extra.
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Puedes registrar tus horas en la versión web de Rentman y en la aplicación Rentman Mobile (iOS y Android). A continuación, encontrarás las instrucciones.
Añadir un nuevo registro de tiempo (versión web)
Desde Registro de tiempo Desde Actividades
- Dirígete al módulo watch_later Registro de tiempo.
- Haz clic en + Añadir registro de tiempo
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Selecciona el tipo de registro.
Registro de tiempo manual vs. Actividades planificadasRegistro de tiempo manual: esta opción te permite seleccionar manualmente el tiempo desde y hasta. Luego, puedes vincular actividades en el registro de tiempo.
Actividades planificadas: esta opción muestra una lista de todas las actividades de las últimas 24 horas en las que estabas planificado. Si seleccionas esta opción, el tiempo desde y hasta se rellenarán automáticamente según las actividades que selecciones. - Selecciona el tiempo desde/hasta si has seleccionado el Registro de tiempo manual, o selecciona las actividades si has seleccionado Actividades planificadas.
- Haz clic en Continuar
- Selecciona el/los miembro(s) al/a los que se aplica este registro.
- Elige la duración de la pausa o selecciona el tiempo desde/hasta para la pausa.
- Rellena el resto de opciones disponibles.
- Introduce una (o más) actividad(es) que describa(n) las tareas realizadas en este periodo con el botón AÑADIR al lado de las actividades.
Nota: aquí aparecen todas las funciones/turnos que se realizan en el día o días seleccionados y puedes conectar fácilmente las horas a estas actividades. - Guardar o (opcional) Guardar y nuevo.
Abre el submódulo Actividades.
Desde la esquina superior derecha, selecciona el miembro o miembros para los que quieres registrar horas.
Selecciona una o más actividades para las que quieres registrar horas y haz clic en ABRIR EL REGISTRO DE
- Elige la duración de la pausa o selecciona el tiempo desde/hasta para la pausa.
- Rellena el resto de opciones disponibles.
Añade la duración de la actividad.
Nota: aquí aparecen todas las funciones/turnos que se realizan en el día o días seleccionados y puedes conectar fácilmente las horas a estas actividades.Guardar o (opcional) Guardar y nuevo.
Añadir un nuevo registro de tiempo (aplicación Rentman)
En el módulo watch_later Registro de tiempo hay dos pestañas:
Por registrar: las actividades a las que te faltan horas por registrar.
Registradas: las actividades cuyas horas ya has registrado.
Registrar las horas vinculadas a funciones
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Registrar las horas manualmente
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Registrar las horas con el reloj de entrada y salida
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Opciones disponibles
Al crear un nuevo registro de tiempo, debes configurar la siguiente información:
- Pausa: introduce la duración total de las pausas o el inicio/fin de los períodos de pausa. Se restará de la duración de la función.
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Tiempo de trayecto (opcional): se restará de la duración de la función. Se muestra en una columna separada en la parrilla de registro de tiempo. La empresa puede decidir remunerar o no al miembro de personal.
Nota: las pausas y el tiempo de viaje no se incluyen en el número total de horas trabajadas. - Tipo de registro de horas (opcional): leer esta sección.
- Distancia (opcional): la distancia de trayecto recorrida en este período de tiempo.
- Almuerzo (opcional): marca la casilla si el almuerzo debe incluirse en este período.
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Actividad (opcional): descripción de la tarea llevada a cabo en este periodo. Puedes:
- Vincular la actividad a una función/turno del personal: si las horas registradas corresponden a una función/turno planificado de un miembro de personal, se puede vincular esta actividad a la misma seleccionando la función/turno de la lista.
- Añadir como texto libre: si este registro no corresponde a una función/turno planificado para un miembro de personal, simplemente se puede introducir una actividad en este campo. Siempre es posible añadir varias actividades a un registro.
Tipo de registro de horas
Se puede asignar un valor a las horas registradas. El valor que elijas determinará si las horas registradas deben sumarse o restarse del total de horas trabajadas.
Trabajadas: la opción por defecto. Se sumará al total de horas trabajadas.
Vacaciones: se sumará al total de horas trabajadas, pero se muestra por separado en horas de vacaciones.
Corrección: permite sumar o restar tiempo al total de horas trabajadas.
Baja por enfermedad: se sumará al número total de horas trabajadas, pero se muestra por separado en horas de baja por enfermedad.
Compensación: no se suma al total de horas trabajadas.
Por ejemplo: tu empleado Juan ya ha trabajado horas extras y, por lo tanto, no trabajará el viernes. Juan se tomará el viernes libre, como día de compensación. Este valor indica la razón por la que el empleado no trabajó el viernes.
Configurar la vista general
En el módulo watch_later Registro de tiempo, verás todas las horas registradas en el periodo de tiempo que hayas seleccionado.
Se pueden filtrar las horas registradas, añadir diferentes columnas y agrupar las horas por columnas para tener una vista general más definida.
Configurar permisos para los miembros del personal
Los miembros del personal pueden tener permisos para registrar sus horas y las horas de otras personas asignándoles un rol de usuario diferente.
Exportar el tiempo de registro
Las horas registradas se pueden exportar en un archivo .xlsx, así podrás gestionar las horas trabajadas del personal en tu software de contabilidad preferido.
El submódulo Actividades
Informar sobre las actividades es opcional pero muy recomendable. Se puede vincular una actividad a una función o turno del proyecto o añadirla como texto libre.
En el submódulo Actividades de este módulo, se encuentra una vista general de todas las actividades registradas. Aquí, puedes comparar fácilmente cada función del proyecto y las horas registradas correspondientes a esa función o turno.
Para tener una visión más precisa, puedes filtrar las actividades, añadir diferentes columnas y agrupar las actividades por columna.
Como freelance (autónomo), la pestaña de actividades es también la pestaña donde puedes encontrar la tarifa total que has acordado con tu cliente para este trabajo en particular. Esto es útil, ya que puedes utilizarlo como referencia a la hora de crear facturas. Puedes encontrar esta tarifa bajo coste planificado, que solo se muestra cuando se te conceden los permisos adecuados a tu rol de usuario en particular.
Introducir la referencia de la factura
Selecciona una o más actividades y haz clic en post_add Introducir referencia de factura para asignarles una referencia de factura. Así, controlarás las actividades por las que ya te han facturado tu equipo y tus autónomos, además de asegurarte de que no te facturan dos veces por la misma actividad.