Les projets sont la base de Rentman. Tous les projets - événements courts ou grosses productions - commencent par la création un nouveau projet dans Rentman.
Cet article est là pour vous guider dans l'ajout d'un nouveau projet.
Créer un nouveau projet
Pour créer un nouveau projet, Rentman vous propose des options flexibles :
- Allez dans le module table_chart Projets.
- Cliquez sur + Ajouter un projet ou cliquez sur un jour dans l'affichage calendrier (par exemple la date de début du projet)
- Sélectionnez Projet vide. Le moyen le plus efficace de créer un nouveau projet est de choisir un modèle de projet. Cela vous permet d'économiser du temps et de l'énergie.
- Définissez les périodes du projet. Si vous avez sélectionné un modèle de projet, sélectionnez une date de début. Toutes les périodes et plages horaires seront reprises du modèle et copiées dans votre nouveau projet. Vous pourrez ensuite modifier les heures de début et de fin de chaque période pour répondre à vos nouveaux besoins.
- Faites défiler l'affichage jusqu'au coin droit en bas de l'écran pour prévisualiser plus d'informations sur le projet (comme l'agenda ou les groupes d'équipements/fonctions).
- Cliquez sur Sauvegarder pour créer un projet.
Vous pouvez dorénavant adapter les détails du projet à vos besoins en commençant par l’onglet Général.
Dupliquer un projet existant
La duplication est utile lorsque votre nouveau projet contient en grande partie les mêmes informations qu'un autre projet. La duplication peut vous faire gagner du temps et de l’effort, car vous pouvez simplement modifier les informations du projet que vous avez dupliqué.
- Allez dans le module table_chart Projets.
- Sélectionnez
le projet que vous souhaitez dupliquer.
-
Cliquez sur more_vert et choisissez Dupliquer.
- Sélectionnez la nouvelle date de début. Un nouvel onglet avec le projet apparaîtra.
- Vous êtes maintenant prêt.e à saisir les informations dans l'onglet Général de votre projet.
Étapes suivantes après la création du projet
Une gestion de projet efficace implique souvent une communication claire par le biais de notes et d'instructions :
- Sur l'onglet Général de votre projet, attribuez un nom au projet.
- Pour y associer un client, saisissez les trois premières lettres de son nom dans le champ "Client" et sélectionnez son nom dans la liste.
- Améliorez la communication en ajoutant des notes, telles que les codes vestimentaires de l'équipe ou les instructions d'utilisation du matériel.
- Optimisez la visibilité en veillant à ce que ces notes soient affichées dans les sections pertinentes telles que le Calendrier ou l’Entrepôt.
Organiser les groupes d’équipements et les groupes de fonctions
L'organisation des groupes d'équipement et de fonctions améliore l'efficacité et la clarté de votre projet :
- Dans l'onglet Équipement ou Équipe et transport de votre projet, créez des groupes pour classer les articles ou les fonctions.
- Nommez les groupes de manière appropriée, par exemple "Préparation", "Évènement" ou "Clôture" et alignez leurs périodes d'utilisation sur les étapes du projet.
- Rationalisez la planification en faisant glisser les articles ou les fonctions dans leurs groupes respectifs pour une organisation logique.
- N'oubliez pas que le calcul des prix est basé sur les prix individuels de location des articles ou des fonctions.
Création de devis et de contrats
Rationalisez votre processus de création de devis en procédant aux étapes suivantes :
- Accédez à l'onglet Finance de votre projet.
- Appliquez les remises nécessaires, soit à l'ensemble du projet, soit à des articles spécifiques.
- Lancez la création d'un devis en cliquant sur "+ Ajouter un devis". Sélectionnez un modèle et un en-tête pour le devis.
- Une fois généré, le devis est prêt à être envoyé au client et sera également accessible dans la section des fichiers du projet.