Comment faire : rendez-vous dans le module settings Configuration > Finance > Finance
Comment faire : configurer vos conditions générales
Comment faire : configurer vos facteurs de prix d'équipements (remise sur plusieurs jours)
Comment faire : Manage ledger accounts in Rentman
Comment faire : configurer vos taxes (TVA & GST)
Pour configurer un moment de facturation, rendez-vous dans settings Configuration > Finance > Moments de facturation
Pour configurer vos conditions de paiement, rendez-vous dans settings Configuration > Finance > Conditions de paiement
Comment configurer vos devis en ligne
Quand vous générez un devis ou un contrat, Rentman va automatiquement reprendre les informations financières du projet. Afin de faire apparaître ces informations sur vos documents, vous devez d'abord planifier votre équipement et ajouter des fonctions d'équipe et de transport à un projet.
Il n'y a aucune différence entre la façon dont les devis et les contrats sont générés et fonctionnent dans Rentman. Vous pouvez utiliser l'un, l'autre ou même les deux selon les usages et préférences de votre entreprise.
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Créer un devis ou un contrat
- Rendez-vous dans l'onglet "Finance" de votre projet.
- En haut à gauche de cette section, choisissez entre Devis et Contrat.
- Cliquez sur Ajouter devis ou bien Ajouter contrat
- (Facultatif) Vérifiez les détails du document, choisissez des sous-projets à inclure ou ajoutez un texte personnalisé.
- (Facultatif) Modifiez le modèle de document par défaut et configurez les paramètres avancés. Le modèle de vos devis peut être modifié afin d'afficher les informations que vous souhaitez voir apparaître sur votre document. Voici comment personnaliser les modèles de document et ajouter un en-tête.
- Cliquez sur Générer
Votre document est sauvegardé dans l'onglet Finance de votre projet, au niveau de la section située en haut à gauche. Vous pouvez également le retrouver dans la section Fichiers de votre projet.
Une fois votre devis créé, vous pouvez le publier pour en faire un devis en ligne. En savoir plus sur les devis en ligne ici.
Regénérer un devis ou un contrat
Lorsque vous apportez des modifications à vos projets (par exemple : changement d'équipement), il se peut que vous souhaitiez générer un autre devis afin d'afficher les modifications pour votre client. Trois options s'offrent à vous :
- Ajouter un devis pour proposer une nouvelle offre et conserver l'ancienne à des fins de référence ou de comparaison. Ce nouveau devis portera un numéro différent. Si vous souhaitez que votre client signe numériquement les nouvelles modifications, un nouveau (numéro de) devis est nécessaire.
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Écraser pour mettre à jour le devis sans en modifier la version ou le numéro. Utilisez cette option si vous essayez différents modèles de documents ou si vous apportez des modifications avant d'envoyer le devis au client pour la première fois.
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Créer une nouvelle version si vous envoyez une version actualisée de votre offre. L'ancienne version du document est sauvegardée en tant que fichier dans le projet et le numéro de version augmentera pour le document mis à jour.
Si vous ne choisissez pas l'une de ces trois options, les modifications apportées ne seront pas affichées sur le document.
Pour regénérer un devis ou un contrat :
- Ouvrez le document.
- À partir du menu situé à droite, cliquez sur Regénérer
- Choisissez Écraser et Nouvelle version
Chaque document que vous générez dispose d'une période d'expiration. Passé ce délai, l'offre ou le contrat n'est plus valable. Par défaut, Rentman utilise un délai d'expiration de 14 jours. Vous pouvez toutefois modifier ce paramètre par défaut pour obtenir la durée que vous souhaitez.
Vous pouvez toujours modifier manuellement la période d'expiration d'un document. Cette modification remplacera le paramètre par défaut.
- Rendez-vous dans le module settings Configuration > Finance > Finance.
- Cherchez l'option Date d'expiration par défaut devis / contrat et indiquez le nombre de jours souhaités.
La date d'expiration d'un document s'affiche sur celui-ci.
Dans le module settings Configuration, vous pouvez également offrir à vos clients la possibilité de signer les documents après leur date d'expiration.
Dans le module table_chartProjets, vous pouvez filtrer vos projets Avec devis expirés.
Télécharger votre document
Vous pouvez télécharger votre devis ou contrat au format .PDF ou Word (.docx). Cliquez sur l'icône "Télécharger" dans le coin supérieur droit et choisissez entre "Télécharger comme fichier PDF" et "Télécharger comme fichier Word" lors de la création du document.
Avant de télécharger votre document, n'oubliez pas de le (re)générer pour appliquer les modifications non sauvegardées.
Envoyer vos devis ou contrats par e-mail
Vous pouvez envoyer votre devis ou votre contrat par e-mail directement à partir de Rentman. Vous pouvez également permettre à vos clients de signer un devis ou un contrat numériquement.
Paramètres de document
Sélectionnez la série de numéros qui s'applique au document.
Le numéro du document. Vous pouvez l'utiliser en référence interne ou pour son destinataire.
Dans le module settings Configuration, vous pouvez configurer des séries de numéros pour decide what number each document should start with.
Cliquez sur "Nouveau numéro" en haut de la fenêtre du document pour créer un devis ou un contrat supplémentaire pour votre client. Cela vous permet de proposer plusieurs options à un client et tous les devis seront affichés dans l'onglet Finance.
Choisissez la date à laquelle le document expire.
Modèles : choisissez un modèle de document pour le fichier en question. Le type de projet choisi détermine le modèle de document sélectionné par défaut. Vous pouvez toutefois toujours choisir un modèle différent de celui par défaut.
En-tête : le papier à en-tête correspond au fond du document et peut contenir des images, des en-têtes et des pieds de pages. Le type de projet choisi détermine l'en-tête sélectionné par défaut. Vous pouvez toutefois toujours choisir un modèle différent de celui par défaut.
Ouvrir combinaison physique ou virtuelle : choisissez si vous souhaitez afficher ou masquer le contenu de vos combinaisons physiques ou virtuelles. Vous pouvez découvrir ici comment procéder lorsque vous générez un document. Vous pouvez paramétrer cela par défaut dans le module Équipements.