Planifier vos équipements sur un projet

Dans Rentman, vous pouvez planifier vos équipements, kits, cases et accessoires. Dans l'onglet Équipements de votre projet, vous pouvez choisir quoi faire apparaître dans l'emploi du temps et sur vos devis. Dans cet article, nous vous expliquons pas-à-pas comment procéder

Disponible pour : Lite Classic Pro

Vidéo tutorielle

Afin de maîtriser les bases de la planification d'équipement, vous pouvez également regarder notre vidéo tutorielle ci-dessous. 

UPDATE VIDEO

L'affichage de la planification d'équipements

Dans Rentman, vous pouvez toujours planifier vos équipements depuis l'onglet Équipement de votre projet.

Sur la gauche, vous verrez les équipements présents dans votre base de données. Sur la droite, vous verrez la liste des équipements actuellement planifiés sur votre projet et triés en groupes d'équipements. Ces informations apparaîtront également sur votre devis (selon le modèle choisi).

Remarque : afin de personnaliser votre aperçu, vous pouvez afficher ou cacher des colonnes.

Astuce Rentman : vous pouvez éditer plusieurs équipements en même temps. Sélectionnez select_1.png plusieurs articles et cliquez sur éditer Edit.

Vue d'ensemble des colonnes

Nom
Le nom par défaut de l'article. Vous pouvez renommer cet élément (par projet), et ce nom apparaîtra sur vos documents. Renommer un article dans un projet ne modifie pas son nom par défaut dans la base de données.

Par défaut, vos bons de préparation indiquent le nom entré dans la base de données pour chaque article. Si vous modifiez le nom d'un élément dans un projet, vous pouvez choisir d'afficher ce nom sur vos bons de préparations à la place. Modifiez le modèle pour vos bons de préparation et ajoutez la colonne Nom du projet au module Matériel de votre modèle, au lieu de la colonne Nom de la base de données.

Quantité (Total pour un kit)
Nombre d'articles prévus. Vous pouvez cliquer directement afin de modifier la quantité. Lorsque vous déployez un kit en cliquant sur chevron_right, la donnée dans quantité vous indiquera le nombre d'unités par kit tandis qu'entre parenthèses, vous trouverez le nombre total d'unités planifiées.
Exemple : un kit DJ contient 2 CDJ2000 et vous planifiez ce kit trois fois sur votre projet. Dans la colonne Quantité, vous verrez alors 2(6). Si vous planifiez le kit DJ quatre fois, ce sera alors 2(8).
Remise
Remplissez un pourcentage de réduction qui sera soustrait du prix de location à la journée.
Remarque externe 
Elles apparaissent sur le devis. Éditez le modèle pour afficher ou non la remarque ou la montrer d'une manière différente. La zone de remarque dans le projet est automatiquement remplie avec la remarque externe pour le devis indiquée dans le category module Equipements.
Remarque interne
Elles apparaissent dans le module Entrepôt, sur l'app rentman ou bien sur les bons de préparation. Editez le modèle de document pour afficher ou non la remarque ou la montrer d'une manière différente. La remarque interne dans le projet est automatiquement remplie avec la remarque interne indiquée dans le category module Equipements.
Option 
Marque un article, kit ou case comme Optionnel.  ceci est particulièrement pratique pour laisser votre client choisir entre différents articles, kits ou cases.

Groupes d'équipements

Les groupes d'équipements peuvent être utilisés pour séparer et catégoriser les équipements sur le planning et sur les documents. Vous pouvez décider comment vous désirez diviser vos équipements. Vous pouvez, par exemple, faire la différence entre les différentes catégories d'utilisation (audio, vidéo) d'équipements, leur emplacement (salle, scènes) ou la période sur laquelle ils seront planifiés. 

Configurer la planification de vos groupes d'équipements

Chaque groupe a sa propre période de planification (durée pendant laquelle l'équipement sera immobilisé) ainsi qu'une période d'utilisation (durée facturée).

Par défaut, un nouveau groupe d'équipements aura les mêmes périodes de planification et d'utilisation que le projet. Vous pouvez toutefois décider de relier le groupe d'équipements à une autre période de la planification du projet.

Astuce Rentman : Si vous utilisez une structure standard pour définir vos groupes d'équipements, vous pouvez les ajouter dans un modèle de projet. Lorsque vous créerez un nouveau projet, vous pourrez alors sélectionner votre modèle et tous les groupes d'équipements seront créés automatiquement.

Astuce Rentman : Si vous voulez automatiquement ranger vos groupes d'équipements sur vos documents par ordre de dossiers ou bien par emplacement dans l'entrepôt, vous pouvez sélectionner ce choix directement dans votre modèle de document.

Ajouter un nouveau groupe d'équipements

Afin de créer un nouveau groupe d'équipements, vous devrez :

  1. Cliquez sur  + Groupe d'équipements
  2. Entrer le nom du nouveau groupe d'équipements et sélectionnez une période d'utilisation et de plannification. Par défaut, By default, la période d'utilisation et de plannification du projet sont sélectionnées.

Vous pouvez également choisir d'appliquer une duréeau groupe d'équipements en cliquant sur une période et en sélectionnant "Entrer une durée".

Afin de modifier un groupe d'équipements, double-cliquez sur le nom du groupe en question.

Exemples de groupe d'équipement

Type d'équipement :

  • Audio
  • Video
  • Rigging

Emplacement dans l'entrepôt:

  • Zone 1
  • Zone 2 

Ajouter une remarque à votre groupe d'équipements

Afin d'ajouter une remarque à votre groupe d'équipements, double-cliquez sur le nom du groupe en question. Les remarques peuvent apparaître sur les devis afin de le décrire à votre client. Par exemple, vous pourrez ainsi exprimer les idées que vous avez pour la zone.

Planifiez vos équipements

Comment ça marche ?

Depuis l'onglet Équipement de votre projet, vous trouverez une liste avec tous vos articles, kits et cases dans la colonne de gauche. Vous pouvez alors utiliser la barre de recherche pour facilement trouver un équipement présent dans votre base de données.

Planifiez vos équipements depuis votre base de données

Vous pouvez planifiez les équipements de vos projets de différentes façons :  

  • Ajouter individuellement des articles : pour ce faire, double-cliquez sur l'article concerné. Vous le copierez ainsi depuis votre base de données dans le planning.
  • Ajouter des articles en quantité : cliquez à droite (sous la colonne de quantité) et un champ de texte dans lequels vous pourrez entrer la quantité manuellement s'ouvrira.
  • Ajouter plusieurs articles différents en une fois : en cliquant sur la barre de recherche au-dessus de l'article, vous pouvez chercher, sélectionner et ajouter plusieurs articles en une seule fois. Après avoir sélectionné le premier article, vous pouvez poursuivre vos recherches en cliquant sur la loupe.

    Ajout_articles.jpg

  • Poursuivez la lecture pour apprendre comment planifier rapidement vos équipements en utilisant les raccourcis.

Planifier rapidement vos équipements en utilisant les raccourcis : 

  1. Sélectionnez le champ de recherche avec Alt + F et indiquez votre recherche.  
  2. Pressez Entrée pour sélectionner la première ligne d'article. 
  3. Facultatif : pressez Esc pour désélectionner la ligne actuelle et retourner à la barre de recherche
  4. Naviguez à travers les articles grâce aux touches directionnelles avec les flèches haut et bas.
  5. Sélectionnez la colonne de quantité en pressant la barre d'espace ou un chiffre de votre choix. 
  6. Indiquez la quantité d'articles que vous souhaitez ajouter. 
  7. Pressez Entrée pour ajouter les équipements au planning.

Planifier vos équipements, kits, cases et accessoires automatiquement

Les kits, cases, et accessoires permettent de gagner un temps considérable lors de la planification.

Planifier des kits : Le contenu d'un kit (contrairement à celui d'un case) peut être modifié. Cliquez sur chevron_right pour ouvrir le kit en question. Une fois le contenu déroulé, le nombre d'articles le composant pourra être directement et manuellement modifié.

Si vous modifiez le contenu d'un kit directement depuis le projet, vous pourrez conserver le même prix ou bien ajuster le prix du kit à son contenu. To do this, select the kit, click on the More actions more_vert  button and choose 'Edit kit price based on content'.

Planifier des accessoires : les accessoiresnbs sont des équipements qui s'ajoutent de façon automatique ou optionnelle (c'est vous qui voyez) à votre projet lorsque vous planifier l'équipement duquel ils sont accessoires.

Ajouter un article temporaire ou une ligne de commentaire

Articles temporaires : Ces articles sont particulièrement pratiques lorsqu'il vous faut planifier un équipement sur mesure pour un projet particulier. Cet équipement ne faisant pas partie de votre stock, il apparaîtra immédiatement comme en pénurie

Pour ajouter un article temporaire, il vous faut :

  1. Cliquer sur le bouton Plus d'actions more_vert à côté de + Groupe équipement
    Temporaire.jpg
  2. Choisir un article temporaire.

Commentaires : Vous pouvez ajouter des informations sur vos devis ou bons de préparation grâce aux commentaires.

Pour ajouter un commentaire, il vous faut :

  1. Cliquer sur le bouton Plus d'actions more_vert à côté de + Groupe équipement
    Temporaire.jpg
  2. Choisir Commentaire.

Disponibilité d'un équipement lorsqu'il est planifié

Lorsque vous planifiez des articles, Rentman prend en compte les disponibilités de l'équipement. Si vous planifiez plus que vous n'avez en stock, l'équipement en question sera surligné en rouge pour indiquer une pénurie. Afin d'avoir plus d'informations, vous pourrez alors ouvrir l'historique.

  1. Sélectionnez un équipement.
  2. Cliquez sur watch_later Ouvrir l'historique
  • Reserver un équipement - Lorsque votre projet est confirmé, vos équipements seront automatiquement réservés. En réservant un équipement vous vous assurer de sa disponibilité sur le projet.

Équipement optionnel 

Vous pouvez indiquer qu'un équipement est optionnel dans votre projet. C'est particulièrement utile afin de laisser votre client choisir entre deux articles différents. De plus, cela vous permet d'offrir des équipements supplémentaires à vos clients. 

Cacher un équipement sur votre devis (mais pas votre bon de préparation)

Vous pouvez cacher un équipement de votre devis mais le laisser apparant sur vos bons de préparation. Ainsi, vous évitez de trop remplir vos documents avec des éléments donc vos clients ne se soucient pas vraiment (ex. cables). Pour ce faire, vous disposez de 4 options :

  • Cacher un groupe d'équipements - Double-cliquez sur le nom d'un groupe d'équipements et décochez "Afficher dans le calcul du prix".
  • Prix = 0 - Assurez-vous de configurer vos modèles de documents de telle sorte que les articles avec prix = 0 soient cachés (gardez en tête que les équipements bénéficiant d'une remise de 100% seront également cachés). 
  • Paramètres par défaut du contenu des kits/cases - configurez vos kits ou cases afin que leur contenu n'apparaisse pas sur les documents financiers.
  • Masquer ou retirer - au moment de générer vos documents, vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer le contenu de l'ensemble des kits/cases, quels que soient leurs paramètres par défaut.

    Masquer_contenu.jpg

Réserver un numéro de série

Vous avez également la possibilité de sélectionner l'article spécifique (numéro de série) de l'équipement que vous souhaitez réserver pour un projet. Pour faire cela :

  1. Sélectionnez un article dans votre projet et cliquez sur le bouton Plus d'action more_vert 
  2. Cliquez sur Assigner numéro de série. L'écran contextuel affiche une vue d'ensemble de vos numéros de série et de leur état de disponibilité.
  3. Sélectionnez le bon numéro de série et choisissez Confirmer pour l’assigner au projet.

Le numéro de série que vous avez sélectionné sera visible sur le bon de préparation et sur l'écran de réservation de votre module d'entrepôt.

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