Dans Rentman, vous pouvez ajouter des coûts supplémentaires à vos projets, comme des frais d'hôtel, de transport, de repas ou toute autre dépense liée à un projet. Ces coûts supplémentaires apparaissent sur les devis et factures, tout comme les équipements ou le personnel. Vous pouvez également utiliser les coûts supplémentaires pour générer des bons de commande pour vos fournisseurs externes, directement depuis l'onglet Coûts supplémentaires.

Qu'est-ce que les coûts supplémentaires ?

Les coûts supplémentaires vous aident à gérer et à suivre les dépenses liées aux projets, qui ne concernent pas le matériel et le personnel, telles que les frais de déplacement, d'hébergement ou autres frais logistiques. Ceux-ci peuvent être inclus sur les devis et les factures, ce qui facilite leur répercussion sur votre client.

Vous pouvez créer des coûts supplémentaires ponctuels pour un projet spécifique ou en définir par défaut pour tous les futurs projets. Les coûts supplémentaires peuvent aussi être organisés en groupes qui apparaîtront sur vos documents financiers.

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment utiliser cette fonctionnalité.

Ajouter des coûts supplémentaires

Ajouter des coûts supplémentaires Modifier des coûts supplémentaires

Accédez au table_chart module Projets et ouvrez un projet.
Rendez-vous au niveau de l'onglet Coûts supplémentaires de votre projet.
Sélectionnez + Coûts
Remplissez les informations supplémentaires :
- Nom (par ex. : 1 nuit d'hôtel)
- Prix d'achat unitaire
- Remise
- Quantité
- Prix de vente
- Prix d'achat
- Classe de TVA
- Grand livre
- Détails
Sauvegardez

Accédez au table_chart module Projets et ouvrez un projet.
Rendez-vous au niveau de l'onglet Coûts supplémentaires de votre projet.
Sélectionnez un coût supplémentaire.
Cliquez sur edit Modifier en haut de la colonne pour modifier les coûts en question.
Effectuez les modifications.
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Configurez vos coûts supplémentaires par défaut

La configuration de fonctions par défaut accélère les processus de planification, car cela vous permet de réutiliser ces fonctions pour chaque projet à venir.

Ajouter des coûts par défaut Modifier des coûts par défaut

Ouvrez un projet et accédez à l'onglet Coûts supplémentaires.
Au niveau de la barre latérale, cliquez sur l'icône +.
Remplissez les informations suivantes :
- Nom (par ex. : 1 nuit d'hôtel)
- Prix d'achat unitaire
- Remise
- Quantité
- Prix de vente
- Prix d'achat
- Classe de TVA
- Grand livre
- Détails
Sauvegardez

Accédez au table_chart module Projects et ouvrez un projet.
Rendez-vous au niveau de l'onglet Coûts supplémentaires de votre projet.
Sélectionnez un coût supplémentaire.
Cliquez sur edit Modifieren haut de la colonne pour modifier le coût par défaut.
Effectuez les modifications.
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Cela facilite l'ajout de dépenses récurrentes telles que l'hébergement, les vols, le stationnement et les indemnités journalières, sans avoir à saisir les mêmes informations à chaque fois.

Regrouper des coûts supplémentaires

Pour gagner du temps, améliorer la visibilité globale et garantir la clarté et l'organisation de vos documents financiers, vous pouvez regrouper les coûts supplémentaires de manière structurée. Voici comment procéder :

Les coûts supplémentaires peuvent être classés par groupes, comme "Repas", "Hôtel" ou "Transport", afin de garantir plus de clarté et une meilleure organisation.
Faites glisser et déplacez des coûts spécifiques dans le groupe souhaité.
Chaque groupe affiche un sous-total.
L'ordre d'affichage de cet onglet est celui de la facture.
Si aucun groupe n’existe, un groupe par défaut sera automatiquement créé lorsque vous ajouterez un nouveau coût - tout comme pour les équipements. En revanche, si des groupes existent déjà, il vous sera demandé de sélectionner le groupe auquel le nouveau coût doit être associé.

Cela vous aide à structurer vos coûts afin que les éléments connexes soient regroupés et présentés clairement sur les devis et les factures.

Équipements perdus ou endommagés

Suivi du matériel

Lorsque vous réservez du matériel provenant d'un projet dans le warehouse module Entrepôt, vous pouvez marquer un article ou un numéro de série comme "Perdu" ou "Endommagé". Ces coûts seront ensuite ajoutés à l'onglet Coûts supplémentaires d'un projet, afin de calculer et de transmettre ces coûts à votre client.

Questions fréquentes

Comment réorganiser les coûts supplémentaires ?

L'ordre dans lequel les coûts supplémentaires apparaissent sur votre liste correspond à leur ordre d'apparition sur la facture. Vous pouvez les réorganiser en les faisant glisser et en les déposant là où vous le souhaitez. Si cela n'est pas possible (par exemple en raison de groupes ou de restrictions), vous devrez les supprimer puis les ajouter de nouveau dans le bon ordre.

Puis-je appliquer une remise à certains coûts supplémentaires ?

Oui, vous pouvez appliquer une remise à un coût supplémentaire individuel en saisissant une valeur dans la colonne "Remise". Le prix de vente total est automatiquement calculé en fonction de la quantité et de la remise appliquée.

Puis-je regrouper certains coûts supplémentaires entre eux ?

Oui, vous pouvez organiser les coûts supplémentaires en groupes (par exemple "Repas" ou "Hôtel") pour rendre la liste plus lisible. Cela s'avère particulièrement utile pour présenter les devis et les factures de manière plus claire. Chaque groupe affiche également un sous-total.

Quelle est la manière la plus rapide d’ajouter des coûts supplémentaires fréquemment utilisés ?

Utilisez la liste de coûts par défaut située dans la barre latérale gauche de l’onglet Coûts supplémentaires. Elle vous permet d’ajouter rapidement des éléments courants (par exemple : hébergement, parking, repas) sans devoir ressaisir les informations à chaque fois. Vous pouvez par ailleurs organiser ces coûts dans des dossiers et les retrouver facilement.

Pourquoi dois-je mettre à jour la copie de mon modèle par défaut après les récentes améliorations des Coûts supplémentaires dans Rentman ?

Nous avons amélioré l'affichage des Coûts supplémentaires dans le logiciel et sur les modèles de documents afin de gagner en clarté et en maîtrise. Si vous utilisez une version copiée d’un modèle par défaut, ces améliorations ne seront pas appliquées automatiquement. Pour garantir des prix précis et éviter toute confusion, assurez-vous de vérifier votre modèle et de le mettre à jour.

Pourquoi tous mes coûts supplémentaires existants sont désormais dans un groupe ?

Avec les dernières améliorations associées à la version 482, tous les coûts supplémentaires doivent appartenir à un groupe. Lors de la migration de votre compte vers la nouvelle version, vos coûts supplémentaires sont automatiquement placés dans un groupe par défaut, appelé “Coûts supplémentaires”. Cette modification assure la compatibilité avec la nouvelle structure. Aucun autre changement ne sera apporté à vos coûts, seul le regroupement a été mis à jour.