Dans Rentman, vous pouvez générer des factures, les exporter vers un logiciel de comptabilité ou les marquer comme payées. Lisez cet article pour savoir comment configurer votre processus de facturation.

Comment savoir quel projet est à facturer ?

Dans Rentman, les utilisateurs et utilisatrices peuvent gérer plusieurs projets à la fois.Pour mener à bien toutes les opérations de l'entreprise, il est essentiel de savoir quel projet a été facturé et lequel ne l'a pas été.

Dans le module monetization_on Finance, puis le sous-module À facturer, vous trouverez tous les projets qu'il vous reste à facturer. Un projet s'affiche dans cet ongler lorsque les paramètres suivants sont réunis :

• Le projet est confirmé
• La date correspondant au moment de la facturation du projet se situe dans la période que vous avez sélectionnée dans le filtre de date.

Lorsque la date correspondant au moment de la facturation du projet est dépassée, mais que vous n'avez pas encore facturé le projet, le projet sera mis en évidence en rouge.

Module Projets

Dans le module table_chart Projets, vous pouvez voir d'un seul coup d'œil quel projet doit être facturé. En sélectionnant l'affichage Liste, vous trouverez une colonne intitulée "Avancée du projet". Cette colonne affiche plusieurs icônes représentant les différentes parties du projet. Si vous placez votre curseur au-dessus de l'icône de facture, Rentman fera apparaître une infobulle qui vous permettra de savoir si votre projet a été facturé ou non.

Jetez un œil à cet article sur les icônes d'avancée des projets.

Astuce : vous ne voulez pas ajouter cette colonne ? Obtenez un aperçu rapide de ces icônes en sélectionnant "Détails" lorsque vous passez votre curseur au-dessus du projet.

Remarque : lorsque vous créez des factures partielles avec des moments de facturation échelonnés (par exemple, 60 % avant et 40 % après un évènement), celles-ci peuvent apparaître deux fois dans le monetization_on module Finance. Pour les suivre plus facilement, ajoutez la colonne Pourcentage de facture partielle à votre affichage. Consultez cet article pour en savoir plus.

Générer une facture

Pour un projet existant

1. (Depuis le module monetization_on Finance > À facturer) sélectionnez le projet que vous souhaitez facturer et cliquez sur monetization_on Facturer.
   (Depuis le projet) dans l'onglet Finance, cliquez sur Ajouter une facture.
2. Configurez les options de facturation.
3. Cliquez sur Générer en haut à droite de l'écran.
4. Si nécessaire, procédez aux ajustements de format, de texte et de paramètres avancés. 
   Vous souhaitez configurer vos factures plus rapidement à l'avenir ? Cochez la case "Ignorer cette fenêtre contextuelle la prochaine fois" en bas à gauche de votre écran.
5. Générez

Non-connecté à un projet

1. Allez dans monetization_on le module Finance > Factures
2. Cliquez sur Ajouter facture
3. Complétez les détails et configurez les options de facturation.
4. Cliquez sur Générer

Dupliquer une facture 

Si vous souhaitez créer une facture similaire à une autre, déjà existante, vous pouvez créer un duplicata. Cela vous permettra de gagner du temps : les paramètres préconfigurés, comme le texte du document, la sélection de sous-projets et les paramètres avancés, seront repris de la facture d'origine.

1. Ouvrez le projet que vous voulez facturer
2. Cliquez sur more_vert à côté de la facture à dupliquer
3. Choisissez "dupliquer" 

Les éléments de la facture, tels que le prix du projet, seront basés sur les données actuelles du projet au moment de la création du duplicata. Ces éléments ne seront pas copiés de la facture d'origine.

Options de facturation

Avant de cliquer sur Générer, les utilisateurs et utilisatrices disposent d'options supplémentaires pour personnaliser et modifier leur facture. Voici chaque élément de configuration :

Modifier le moment de facturation et les conditions de paiement

Dans le projet, vous pouvez toujours changer manuellement le moment de facturation par défaut assigné au client ou au type de projet. Pour ce faire :

1. Allez dans l'onglet Finance d'un projet.
2. Cliquez sur le champ Moment de facturation et sélectionnez un autre moment de facturation.

Après avoir généré une facture, vous pouvez modifier manuellement les conditions de paiement par défaut que vous avez définies pour le client. Pour ce faire :

1. Générez une facture.
2. Cliquez sur edit éditer. 
3. Sélectionnez une autre date de paiement butoir ou des conditions de paiement différentes.

Sous settings Configuration > Communication client > Communication, vous pouvez choisir de toujours mettre en CCi vos factures (ou e-mails) vers une adresse e-mail.

Factures partielles

Les factures partielles sont utiles si vous préférez facturer vos projets à différents moments plutôt qu'en une seule fois.

Lorsque vous générez une facture, 100% du total du projet est automatiquement sélectionné. Si vous souhaitez créer une facture partielle, vous pouvez décocher le sous-projet que vous ne souhaitez pas inclure dans le montant total de la facture ou simplement indiquer le pourcentage du montant total que vous souhaitez facturer.

Lorsque vous créerez la facture pour le reste du projet, vous pourrez soustraire le montant déjà facturé dans la section Factures à soustraire.

Astuce : jetez un œil à cet article pour obtenir plus d'informations sur vos factures.

Voyez le montant total des factures payées

Lorsque vous marquez plusieurs factures comme payées, vous pouvez voir le montant total payé pour bénéficier d'une vue d'ensemble plus claire. 

Pour voir le montant total des factures payées :

1. Rendez-vous dans le module the monetization_on Finances et ouvrez le sous-projet Factures.
2. Sélectionnez les factures dont vous voulez voir le montant total.
3. Cliquez sur

Exporter les factures

Il existe plusieurs façons d'exporter vos factures :

• Exportez vos factures vers QuickBooks en ligne.
• Exportez votre facture vers Xero (article en anglais).
• Exportez manuellement vos factures.
• Établissez une connexion avec l'API Rentman.

Questions fréquentes