L'onglet Finance de vos projets fournit une vue d'ensemble de votre chiffre d'affaire et coûts du projet. Depuis cet onglet, vous pouvez aussi calculer vos marges et bénéfices, générer et envoyer des devis, des contrats et des factures.
Dans cet article, nous couvrirons les composants suivants de l'onglet Finances : Coûts estimés, Coûts prévus, Coûts réels, Chiffre d'affaires, Remise, Total.
Aperçu
Dans la partie basse de l'onglet, vous trouverez un aperçu détaillé des coûts estimés, planifiés et réels. Si vous disposez de l'extension Devis et Factures, vous verrez également vos totaux et vos marges pour chaque catégorie et vous pourrez appliquer vos remises ou modifier les données relatives à la TVA. De plus, vous obtiendrez un rapide aperçu des profits de votre projet et de la part déjà facturée. appliquer des remises et changer le taux de TVA, toujours par catégorie ou pour la totalité du projet. Enfin, c'est à cet endroit que vous pourrez générer vos devis, contrats et factures.
Sous-projets
Dans l'onglet Finance de chaque sous-projet, vous trouverez un aperçu détaillé de chaque sous-projet que vous avez ajouté à votre projet.
Dans l'aperçu financier de votre projet principal, vous pourrez consulter un aperçu total des coûts, revenus et remises pour chaque sous-projet. Plus loin dans cet article, nous nous pencherons sur l'aperçu financier du projet principal.
Coûts estimés
La colonne des coûts estimés indique les coûts que vous prévoyez de générer pour votre projet. Ils se basent sur les fonctions équipe et transport prévues et le prix d’achat du matériel que vous vendez.
Lorsque vous générez un devis, gardez un oeil sur les coûts estimés afin de calculer le montant de vos marges et de la remise que vous pouvez possiblement offrir. Vous utiliserez cette vue d'ensemble principalement lorsque votre projet est en concept ou option
Les coûts de location sont calculés par unité d'équipement sous-louée. Pour chaque article, la formule suivante est utilisée pour estimer les coûts réels annuels :
(prix moyen associé à l'article sous-loué par jour) * (quantité de réservations sur la sous-location) * (nombre de jours d'utilisation sur le projet).
Tous les coûts supplémentaires liés à une sous-location sont divisés par les lignes d'équipements de la sous-location sur la base des coûts totaux des lignes d'équipements ; ils font également partie du prix moyen associé à l'équipement de sous-location.
L'article X coûte € 20 et l'article Y coûte € 180.
L'article X correspond à 10% du total des coûts, ce qui signifie que 10% des coûts supplémentaires y sont également associés : soit, dans ce cas, € 10. Les 90% restants sont ajoutés à l'article Y.
Les coûts suivant résulteront de la location de ces articles pendant 10 jours :
Article X : € 20 de coûts d'équipement + € 10 de coûts supplémentaires = € 30
Article Y : € 180 de coûts d'équipement + € 90 de coûts supplémentaires = € 270
Soit un prix moyen par jour de :
Article X : € 30 / 10 jours = € 3
Article Y : € 270 / 10 jours = € 27
Si vous planifiez une unité de sous-location de l'article X pour 5 jours sur un projet, cela vous coûtera € 3 * 1 * 5 = € 15
Lorsque vous ajoutez des équipements de vente à un projet, le prix d'achat de l'équipement s'affichera dans les colonnes coûts estimés et coûts prévus.
Dans l'onglet Équipement tab de votre projet, vous verrez les prix d'achat des équipements de vente dans la colonne Prix unitaire (voir image ci-dessous). Vous configurez cela lors de l'ajout des équipements or ou lors de l'ajout d'un élément temporaire..
Ces coûts seront totalisés et affichés en tant que coûts prévus dans la catégorie vente dans l'onglet finance.
Les coûts estimés pour l'équipe sont basés sur le tarif de recrutement que vous avez prédéfini pour vos fonctions équipe et transport planifiées. Vous avez la possibilité de définir ces coûts à l'heure ou sous forme de montant fixe.
Dans l'onglet Équipe et Transport d'un projet, vous trouverez les coûts de recrutement d'une fonction dans la colonne Coûts totaux (voir image ci-dessous). Les coûts de l'ensemble de cette colonne seront totalisés et affichés en tant que coûts estimés pour la catégorie ressources humaines dans l'onglet Finance de votre projet.
Les coûts de transport estimés sont basés sur les coûts de location que vous avez définis pour les fonctions transport. Vous pouvez définir ces coûts par kilomètre ou comme un montant fixe.
d'un projet, vous trouverez les coûts d'embauche des fonctions transport dans la colonne Coûts totaux.
Coûts prévus
La colonne des coûts prévus fournit une vue d'ensemble des coûts du projet avant qu'il ne commence. Dès que votre planification prendra forme, vous verrez plus d'informations sur (par exemple) le membre de l'équipe qui exécutera sa fonction, quels équipements sont nécessaires et quels véhicules seront utilisés. Ces informations sont utilisées pour calculer les coûts prévus.
Vous pouvez utiliser les coûts prévus pour vous assurer que vous respectez le budget avant le début du projet, vous pouvez donc toujours modifier votre planification en conséquence.
Ce nombre est basé sur le prix de sous-location de votre base de données, multiplié par la quantité que vous avez déjà sous-louée.
Exemple : vous connaissez un fournisseur qui vous donnera 5 articles X, vous créez donc une sous-location pour 5 des 10 articles X dont vous êtes à court. Le coût prévu sera alors: 5€ x 5 (déjà sous-loué) = 25 €
Les coûts d'achat des équipements destinés à la vente sont indiqués dans les colonnes des coûts estimés et des coûts prévus. Pour plus d'informations, consultez le paragraphe Vente d'équipements dans la section Coûts estimés.
Lorsque vous planifiez une équipe sur un projet, vous générez automatiquement des informations sur les coûts qui y seront associés. Dans le module Membres du personnel vous pouvez définir différents taux pour chaque membre du personnel, via l'onglet Taux. Pour chaque membre, le tarif standard sera automatiquement sélectionné. Vous pouvez le modifier manuellement lorsque son taux diffère du taux standard. Les tarifs que vous avez sélectionnés, apparaîtront en tant que coûts dans la colonne des coûts prévus.
Lorsque vous planifiez des véhicules sur un projet, vous générez automatiquement des informations sur les coûts que vous aurez. Dans le module Vehicles module, vous pouvez définir un taux fixe et un taux variable pour chaque véhicule. Le taux standard sera sélectionné par défaut. Les tarifs que vous sélectionnez seront affichés dans la colonne des coûts prévus.
Coûts réels
Parfois, les coûts d'un projet sont différents de ce à quoi vous vous attendiez. Par exemple, votre équipe peut être amenée à travailler plus, ou le fournisseur d'un article que vous sous-louez pourrait vous facturer un prix différent. Cette colonne indique les coûts réels à la fin de votre projet.
Location
Ce nombre est basé sur le prix réel que vous avez convenu avec le fournisseur, multiplié par la quantité que vous avez sous-louée.
Exemple: vous contactez votre fournisseur, et il vous offre une meilleure offre que ce à quoi vous vous attendiez: 4€ par pièce, vous décidez donc de tout sous-louer chez lui. Le coût réel sera alors: 4€ x 10 (toute la pénurie) = 40€
Jetez un œil à cet article si vous souhaitez obtenir des informations détaillées sur les calculs des coûts dans Rentman.
Personnel
Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs de la licence Pro.
Il peut arriver que votre équipe consacre plus d'heures que prévu sur un projet. La colonne des coûts réels le montre.
Les coûts que vous voyez dans cette colonne sont basés sur le nombre réel d'heures travaillées de votre équipe. Vous pouvez enregistrer les heures de votre équipe dans le module watch_later Enregistrement horaire. Ce faisant, il est important de connecter les heures travaillées à une fonction. De cette façon, Rentman peut connecter la fonction (et donc ses coûts) au projet.
Chiffre d'affaire, remises , bénéfices / marges & total
Chiffre d'affaire
La colonne du chiffre d'affaires indique le CA de votre projet par catégorie. Nous calculons vos CA en ajoutant les montants facturés à votre client pour les équipements prévus, l’équipe, les différents transports et les coûts supplémentaires.
Remise
L'onglet finance vous permet d’offrir différentes réductions avant de générer un devis ou une facture. Vous pouvez sélectionner une remise par catégorie ou pour le prix total du projet.
Vous pouvez définir des remises par catégorie via la colonne remise. Vous définissez les remises sous forme de pourcentage du prix total de cette catégorie.
Vous pouvez définir une remise pour la totalité du projet via le champ de saisie remise en bas à coté du total hors TVA. Vous pouvez choisir entre un pourcentage du prix total ou un montant fixe.
Bénéfice / Marge
Dans cette colonne, vous pouvez voir combien vous gagnez sur vos équipements, vos l'équipes, vos transports et sur la totalité du projet. Ceci est calculé en soustrayant vos coûts aux revenus.
Cliquez sur l'en-tête de la colonne pour basculer la vue entre Profit (en chiffres) et Marges (en pourcentage).
Total
Ceci montre les coûts totaux de chaque colonne. Vous pouvez toujours définir ou ajuster manuellement la remise totale et le prix total du projet.
Verrouillez un prix ou personnalisez la TVA
Si vous souhaitez verrouiller le prix de votre projet après avoir généré un devis ou une facture, vous pouvez le faire dans l'onglet finance. Après avoir cliqué sur le bouton pour verrouiller, les modifications apportées à vos équipements, à votre équipe et à vos transports planifiés n’affecteront en rien les prix.
- Rendez-vous dans l'onglet Finance de votre projet.
- Cliquez sur l'icône en forme de cadenas, à côté du total.
Assurance, caution et moment de facturation
Une fois le montant saisi, un menu déroulant s'affichera avec trois options de statut pour vous aider à assurer le suivi de la caution :
- Aucune caution versée
- Caution versée
- Caution reversée
Par défaut, le montant et le statut de la caution n'apparaissent pas sur vos documents (devis, factures). Cependant, vous pouvez les ajouter en modifiant vos modèles de documents :
- Pour afficher le montant de la caution, modifiez le module somme de votre modèle.
- Pour afficher le statut de la caution, modifiez un module de texte et ajoutez la variable "Statut de caution".
Pour reverser une caution, créez une note de crédit.
Conditions générales et conditions supplémentaires
Vous utilisez souvent les mêmes conditions supplémentaires ? Il est plus rapide de les ajouter aux "conditions supplémentaires" dans le module Configuration. Vous pouvez sélectionner ces conditions personnalisées dans le menu déroulant sous le champ de saisie libre.
Générer des devis, contrats ou factures
À partir de l'onglet Finance vous pouvez également générer un devis, un contrat, ou une facture (cliquez sur Ajouter un devis or Ajouter une facture .