Dans Rentman, vous pouvez générer des factures, les exporter vers un logiciel de comptabilité ou les marquer comme payées. Lisez cet article pour savoir comment configurer votre processus de facturation.

Générer une facture

Pour un projet existant

  1. (Depuis le module monetization_on Finance > Facturables) sélectionnez le projet que vous souhaitez facturer et cliquez sur monetization_on Facturer.
    (Depuis le projet) dans l'onglet Finance, cliquez sur Ajouter une facture.
  2. Vérifiez les paramètres.
  3. Choisissez de facturer le total en une seule fois ou de créer une facture partielle.
  4. (Facultatif) Dans la section Lignes de facturation, vous pouvez ajouter des montants de facturation supplémentaires au total du projet. Si vous ajoutez une ligne avec un montant négatif, celui-ci sera soustrait du total.
  5. (Facultatif) Dans la section Factures à soustraire, vous pouvez déduire un montant que vous avez déjà facturé dans une facture précédente - ceci est particulièrement utile si vous facturez le projet à différents moments.
  6. Cliquez sur Générer en haut à gauche de l'écran.
  7. Si nécessaire, procédez aux ajustements de format, de texte et de paramètres avancés. 
    Vous souhaitez configurer vos factures plus rapidement à l'avenir ? Cochez la case "Ignorer cette fenêtre contextuelle la prochaine fois" en bas à gauche de votre écran.
  8. Générer

Non-connecté à un projet

  1. Allez dans monetization_on le module Finance > Factures
  2. Cliquez sur Ajouter facture
  3. Complétez les détails.
  4. Dans la section Lignes de facturation, vous pouvez ajouter des montants supplémentaires au total du projet. Si vous ajoutez une ligne avec un montant négatif, celui-ci sera soustrait du total.
  5. (Facultatif) Dans la section Factures à soustraire, vous pouvez déduire un montant que vous avez déjà facturé dans une facture précédente - ceci est particulièrement utile si vous facturez le projet à différents moments.
  6. Cliquez sur Générer

Dupliquer une facture 

Si vous souhaitez créer une facture similaire à une autre, déjà existante, vous pouvez créer un duplicata. Cela vous permettra de gagner du temps : les paramètres préconfigurés, comme le texte du document, la sélection de sous-projets et les paramètres avancés, seront repris de la facture d'origine.

  1. Ouvrez le projet que vous voulez facturer
  2. Cliquez sur more_vert à côté de la facture à dupliquer
  3. Choisissez "dupliquer" 

Les éléments de la facture, tels que le prix du projet, seront basés sur les données actuelles du projet au moment de la création du duplicata. Ces éléments ne seront pas copiés de la facture d'origine.

Modifier le moment de facturation et le délai de paiement

Dans le projet, vous pouvez toujours changer manuellement le moment de facturation par défaut assigné au client ou au type de projet. Pour ce faire :

  1. Allez dans l'onglet Finance d'un projet.
  2. Cliquez sur le champ Moment de facturation et sélectionnez un autre moment de facturation.

Après avoir généré une facture, vous pouvez modifier manuellement les conditions de paiement par défaut que vous avez définies pour le client. Pour ce faire :

  1. Générez une facture.
  2. Cliquez sur edit éditer. 
  3. Sélectionnez une date de paiement butoir ou des conditions de paiement différent.

Le sous-dossier Facturables

Dans le sous-dossier Facturables du module monetization_on Finance, vous verrez tous les projets que vous avez encore à facturer. Un projet apparaît dans cet onglet lorsque les paramètres suivants sont remplis :

  • Le projet est confirmé
  • La date correspondant au moment de facturation du projet se trouve dans la période que vous sélectionnez dans le filtre

Lorsque la date correspondant au moment de facturation du projet est passée, mais que vous n'avez toujours pas facturé le projet, le projet sera mis en évidence en rouge.

Télécharger ou envoyer la facture par e-mail

Après avoir généré votre facture, vous pouvez la télécharger au format pdf ou ficher XML (article en anglais) en cliquant sur mceclip0.png

Vous pouvez envoyer votre facture par e-mail en cliquant sur mceclip1.png  Sous settings Configuration > Communication client > Communication, vous pouvez choisir de toujours CCi vos factures (ou vos e-mails) à une adresse e-mail (par exemple, à votre comptable).

Factures partielles

Les factures partielles sont utiles si vous préférez facturer vos projets à différents moments plutôt qu'en une seule fois.

Lorsque vous générez une facture, 100% du total du projet est automatiquement sélectionné. Si vous souhaitez créer une facture partielle, vous pouvez décocher l'une des cases à cocher dans la section Somme du projet et insérer un pourcentage.

Lorsque vous allez créer la facture pour le reste du projet, vous pouvez soustraire le montant déjà facturé dans la section Factures à soustraire.

Exporter les factures

Il existe plusieurs façons d'exporter vos factures :

  • Exportez vos factures vers QuickBooks en ligne.
  • Exportez votre facture vers Xero (article en anglais).
  • Exportez manuellement vos factures.
  • Établissez une connexion avec l'API Rentman.

Créer une note de crédit

À partir d'une facture existante

  1. Allez dans le module monetization_on Finance > Factures
  2. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez créer une note de crédit.
  3. Cliquez sur le bouton Plus d'options more_vert.
  4. Sélectionnez "Créer une note de crédit".

Non connecté à une facture

  1. Allez dans le module monetization_on Finance > Factures
  2. Cliquez sur Ajouter une facture
  3. Remplissez les détails.
  4. Ajoutez un montant négatif comme ligne de facture.
  5. Cliquez sur Générer

Marquer les factures comme payées

Si vous laissez vos clients payer vos factures via Mollie ou Stripe, les factures sont automatiquement marquées comme payées. Pour toutes les autres options, il est nécessaire de faire cette opération manuellement.

Pour marquer une ou plusieurs factures comme payées :

  1. Allez dans le module monetization_on Finance > Factures
  2. Sélectionnez les factures que vous souhaitez marquer comme payées.
  3. Sélectionnez "Modifier le statut de paiement" ou utilisez le raccourci clavier : ALT + P
  4. Sélectionnez "Oui"
  5. (Facultatif) modifiez la méthode et la date de paiement.
  6. Sauvegarder

 

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