Quand vous générez un devis ou un contrat, Rentman va automatiquement reprendre les informations financières du projet. Afin de faire apparaître ces informations sur vos documents, vous devez d'abord planifier votre équipement et ajouter des fonctions d'équipe et de transport à un projet.

Il n'y a aucune différence entre la façon dont les devis et les contrats sont générés et fonctionnent dans Rentman. Vous pouvez utiliser l'un, l'autre ou même les deux selon les usages et préférences de votre entreprise.

Disponible pour : Lite Classic Pro

Créer un devis ou un contrat

  1. Rendez-vous dans l'onglet "Finance" de votre projet.
  2. En haut à gauche de cette section, choisissez entre Devis et Contrat.
  3. Cliquez sur Ajouter devis  ou bien  Ajouter contrat 
  4. (Option) Vérifiez les détails du document, choisissez des sous-projets à inclure ou ajoutez un texte personnalisé.
  5. (Option) Changez le modèle de document, l'en-tête de document et les paramètres avancés par défaut.
  6. Cliquez sur Générer
    Si vous faites des modifications dans votre projet ou les paramètres de votre document, vous devrez régénérer votre devis ou contrat afin de les appliquer.

Votre document est sauvegardé dans l'onglet "Finance" de votre projet, dans la section en haut à gauche.

Effectuer des modifications

Lorsque vous modifiez quelque chose sur votre projet (changement de matériel par exemple), il vous faudra certainement générer un nouveau devis afin de montrer ces modifications à votre client. Pour ce faire, trois options s'offrent à vous :

  • Ajoutez un devis si vous souhaitez en créer un nouveau et garder celui de référence en comparaison. Ce nouveau devis aura un numéro différent. Si vous voulez demander une signature numérique à votre client, le nouveau devis devra en effet disposer d'un nouveau numéro (de devis). 
  • Écrasez le devis pour l'actualiser sans changer de version ou de numéro. Utilisez ce procédé si vous essayez plusieurs modèles de documents ou effectuez des modifications avant d'envoyer le premier devis à votre client.
  • Créez une nouvelle version si vous vous envoyez un devis actualisé à votre client. L'ancienne version sera conservée au sein des documents du projet et le numéro du nouveau devis sera plus élevé que celui de l'ancien.

Si vous ne choisissez pas l'une de ces trois options, les changements n'apparaîtront pas sur votre document.

Comment écraser un devis et créer une nouvelle version

  1. Ouvrez le document
  2. Cliquez sur edit Éditer en haut à droite.
  3. Cliquez sur Générer
  4. Choisissez entre Écraser  et  Nouvelle version

Paramètres du document

Numéro de série
Numéro

Le numéro de votre document. Vous pouvez l'utiliser soit en référence interne, soit à l'adresse de votre destinataire.

Dans le module configuration, vous pouvez configurer vos numéros de série et donc décider par quel numéro chaque document devra commencer.

Cliquez sur "Nouveau document" en haut à gauche de la fenêtre du document afin de créer un nouveau devis ou contrat pour votre client. C'est assez pratique de pouvoir laisser au client le choix entre différentes options. Tous les devis et contrats générés apparaîtront dans l'onglet "Finance" de votre projet.

Date d'échéance
Choisissez la date à laquelle le document expirera.
Date

Date de création de ce document.

Paramètres avancés

Modèle de document
Choisissez un modèle pour ce document. Le type de projet peut déterminer quel modèle sera utilisé par défaut. Vous pourrez toutefois toujours en sélectionner un autre.
En-tête
Une en-tête servira d'arrière-plan au document. Elle peut contenir des images, des en-têtes ou pieds-de-page. Le type de projet peut déterminer quel modèle sera utilisé par défaut. Vous pourrez toutefois toujours en sélectionner une autre.
Déplier les kits et les cases

Choisissez si le contenu de vos kits et de vos cases doit ou non apparaître sur le document. Vous pouvez configurer ce point par défaut dans le module Équipements.

Afficher ou masquer le contenu des kits sur vos documents

Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer le contenu de vos kits et cases de deux manières. Vous pouvez définir votre choix par défaut dans le module category Équipement ou le modifier au moment où vous génèrerez vos documents. Cette deuxième étape va vous être décrite ici :

  1. Suivez les étapes 1 à 3 de création de devis ou contrat. 
  2. Descendez jusqu'aux paramètres avancés. 
  3. Cliquez sur "Déplier les kits et les cases".
  4. Choisissez l'option souhaitée. 

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Date d'échéance

Chaque document généré a une date d'échéance. Après cette période, le devis ou bien le contrat n'est plus valide. Par défaut, Rentman va appliquer une date d'expiration 14 jours plus tard. Cependant, vous pouvez changer ce paramètre par défaut et choisir la durée que vous souhaitez.

Vous pouvez toujours modifier cette date d'échéance manuellement sur un document. Cette modification va écraser les paramètres par défaut.

  1. Allez dans le module settings Configuration > Finance > Finance.
  2. Cherchez l'option Date d'expiration par défaut devis / contrat, et entrez le nombre de jours désiré.

La date d'échéance sera affichée sur le document.

Dans le module configuration, vous pouvez également choisir de laisser vos clients signer le document après la date d'expiration.

Dans le module Projets, vous pouvez filtrer vos projets par Projets avec devis expirés.

Télécharger le document

Vous pouvez télécharger votre devis ou contrat au format a .PDF ou Word (.docx). Cliquez tout simplement sur "Télécharger comme fichier PDF" ou bien "Télécharger comme fichier Word" après avoir créé votre document.

N'oubliez pas de (ré)générer votre document afin d'appliquer toutes les modifications qui n'auraient pas encore été enregistrées avant de télécharger votre document.

Envoyez vos devis et contrats par email

Vous pouvez envoyer vos devis et contrats à vos clients directement depuis Rentman. Vous pouvez également permettre à vos clients signer en ligne.

Associez vos termes et conditions

Vous pouvez configurer vos termes et conditions et choisir comment les envoyer depuis le module Configuration.

Questions fréquemment posées

Comment puis-je ajouter mon logo et les informations de mon entreprise sur mon document ?
Vous pouvez télécharger votre en-tête dans Rentman.
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