Vous pouvez ajouter ou modifier vos contacts dans le module Contacts. Il existe deux types de contacts que vous pouvez ajouter : un particulier ou une entreprise. Vous pouvez également ajouter une personne de contact à un contact. Ce sont des personnes affiliées à votre contact. Par exemple : une personne spécifique qui reçoit les factures et d'autres personnes de la même entreprise avec lesquelles vous devez également communiquer. Vous pouvez toutes les ajouter dans l'onglet Personne de Contacts de votre contact unique.

Dans cet article, nous expliquons comment ajouter ou modifier des contacts et des personnes de contact. De plus, nous détaillons tous les onglets du module Contacts.

Si vous souhaitez ajouter rapidement tous vos contacts en une fois, importer votre liste de contacts est l'option la mieux adaptée.

Ajouter un contact

Allez dans le modulecontact_phone Contacts et choisissez + Ajouter contact.
Tapez le nom de l'entreprise dans le champ ou le suivant
Sélectionnez l'entreprise et cliquez sur .
Sauvegardez.

Jetez un coup d'œil à cette vidéo pour une démonstration détaillée.

Ou ajoutez ces données manuellement en suivant ces étapes :

Rendez-vous dans le module contact_phone Contacts et cliquez sur + Ajouter un contact.
Dans le champ Type, choisissez "Entreprise" ou "Particulier".
Remplissez manuellement les informations des onglets Données, Personnes de contact et Paiement. Toutes les options sont détaillées plus bas dans cet article.

Modifier un contact

Dans le module contact_phone Contacts, double-cliquez sur un contact existant pour le modifier.

Ajouter une personne de contact

Les personnes de contact sont d'autres personnes affiliées à votre contact et peuvent avoir leurs propres informations de contact uniques.

Par exemple : Une personne spécifique (autre que votre contact principal) qui devrait recevoir les factures, ou d'autres personnes de la même entreprise avec lesquelles vous devez également communiquer.

Lors de l'ajout ou de la modification d'un contact, accédez à l'onglet Contacts.
Sélectionnez + Ajouter une personne de contact.
Remplissez les informations de votre personne de contact et confirmer vos changements.
(Facultatif) Cliquez sur bookmarkConfigurer par défaut pour en faire votre "personne de contact par défaut" et/ou votre "personne de contact administratif". Une personne de contact par défaut est automatiquement ajoutée si vous choisissez le client en question pour un projet ou une sous-location.

Personne de contact administratif

Si un contact administratif est attribué, cette personne/adresse sera automatiquement sélectionnée comme destinataire lors de l'envoi de factures (par exemple : finance@exempledentreprise.com). Sinon, c'est le contact par défaut qui sera utilisé.

Onglet Données

Type - Choisissez « Particulier » ou « Entreprise ».
Dossier - Choisissez le dossier dans lequel ce contact doit être rangé.
Si vous souhaitez créer un nouveau dossier, lisez notre article sur la création de votre structure de dossiers.
Numéro de base de données - Le numéro de base de données unique de votre contact est pour votre référence interne et votre référence pour votre comptabilité. Le numéro est lié à vos documents. Si vous laissez ce champ vide, Rentman générera automatiquement un numéro de base de données.

Adresse de visite, postale et de facturation

Si le contact est une grande entreprise, il peut avoir des adresses différentes pour son siège, ses bureaux et son service comptable. Vous pouvez ajouter trois adresses différentes à votre contact : l'adresse de visite, postale et de facturation.

L'adresse de visite est utilisée par Rentman pour calculer la distance et le temps de trajet depuis votre localisation. Dans cette section, vous trouvez le champ Distance/Temps de trajet.

N'oubliez pas de cliquer sur refresh pour calculer la distance et le temps de trajet. Sinon, ceux-ci ne seront pas pris en compte lors de l'ajout d'un contact dans un projet.
L'adresse postale s'affiche par défaut sur vos devis et contrats. Vous pouvez changer cela en modifiant vos modèles de documents.
L'adresse de facturation est affichée par défaut sur vos factures. Vous pouvez modifier cela en modifiant vos modèles de documents.

Détails

Avertissement - Ce message d'avertissement s'affiche lorsque ce contact est sélectionné dans un projet.
Sujet de la note - Le sujet de la note automatique du projet (voir ci-dessous).
Note de projet automatique - Cette remarque (note) est automatiquement ajoutée aux projets lorsque ce contact est sélectionné comme client ou emplacement.

Onglet de paiement

Informations de paiement

Moments de facturation - Choisissez le moment de facturation pour ce contact. Vous pouvez créer vos propres moments de facturation dans settings Configuration > Finance > Moments de facturation.

Note : Le choix d'un moment de facturation pour un contact remplacera le moment de facturation du projet, si le contact est sélectionné comme client.
Conditions de paiement - Choisissez les conditions de paiement de ce contact. Vous pouvez créer vos propres conditions de paiement dans settings Configuration > Finance > Conditions de paiement.

Note : Le choix d'un délai de paiement pour un contact remplacera le délai de paiement du projet, si le contact est sélectionné comme client.
Régime de TVA - Choisissez le régime de TVA pour ce contact. Lisez notre article sur fiscalité (TVA) pour plus d'information.

Note : Le choix d'un régime de TVA pour un contact remplacera le régime de TVA du projet, si le contact est sélectionné comme client.
Pourcentage d'assurance spécifique - Si vous sélectionnez "Oui", vous pouvez indiquer le pourcentage d'assurance pour ce contact.

Groupes de remise

Choisissez le pourcentage de remise pour vos équipements de location et de vente. Vous pouvez créer vos propres groupes de remise dans settings Configuration.

Regroupez vos contacts

Vous pouvez utiliser des étiquettes pour donner un "filtre" spécifique à un contact. Pour regrouper plusieurs contacts, attribuez-leur simplement la même étiquette. Il n'est pas possible de regrouper vos contacts en utilisant la structure de dossiers, car elle est uniquement conçue pour stocker vos contacts dans la base de données Rentman.

Si un contact est à la fois client et fournisseur, donnez-lui une étiquette appelée client et une étiquette appelée fournisseur.

Modifications en bloc

En sélectionnant tous les contacts souhaités dans le module contact_phone Contacts, vous pouvez modifier toutes leurs propriétés en une fois. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps si vous souhaitez modifier la ou les mêmes valeurs pour un groupe de contacts.

Vous pouvez également modifier en bloc vos contacts en les exportant, en les mettant à jour et en les important à nouveau.

Allez dans le module contact_phone Contacts.
Sélectionnez les contacts souhaités.
Cliquez sur edit Éditer.
Sélectionnez les champs que vous voulez modifier dans les différentes sections et modifiez les valeurs.

Questions fréquemment posées

Puis-je déplacer une personne de contact vers un autre contact ? (par exemple, quelqu'un qui travaille pour deux entreprises différentes)

Non, ce n'est pas possible. Au lieu de cela, vous pouvez ajouter la même personne de contact aux deux contacts.

Comment puis-je ajouter un contact (emplacement) avec plusieurs scènes, zones ou salles et leurs propres personnes de contact uniques ?

Actuellement, il n'est pas possible de créer un contact avec des sous-catégories pour plusieurs scènes, zones ou salles. Vous pouvez simplement créer un nouveau contact et y ajouter vos informations et personnes de contact. Par exemple, un contact nommé Tivoli Utrecht (étape A) et un contact nommé Tivoli Utrecht (étape B).

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Configurer et modifier la base de données des contacts