Équipes et tableaux de tâches d'équipe

Un tableau de tâches de projet répond à une question : où en est ce projet ? Mais la plupart des gens ne travaillent pas sur un seul projet à la fois. Votre graphiste travaille sur quatre projets cette semaine, et ce dont elle a besoin, ce ne sont pas quatre tableaux, mais un seul tableau présentant l’ensemble des livrables de l’équipe de conception.

C’est à cela que servent les équipes. Une équipe regroupe les personnes qui travaillent ensemble, et un tableau de tâches d’équipe présente d’un seul coup d’œil leur travail sur l’ensemble des projets.

Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est une équipe, comment en créer une, comment y associer les membres du personnel et les tâches, et comment configurer un tableau de tâches d’équipe.

Remarque : les équipes et les tableaux de tâches d'équipe font partie d'Organize. La création d'une équipe relève des compétences de l'administrateur, tandis que la création d'un tableau de tâches d'équipe relève des compétences des utilisateurs avancés. En savoir plus sur Organize.

Qu'est-ce qu'une équipe ?

Une équipe est un groupe de membres du personnel qui travaillent ensemble, par exemple au sein des services Conception, Atelier, Bureau ou Entrepôt. Une équipe remplit deux fonctions :

Elle regroupe votre travail. Les tâches peuvent être associées à une équipe, ce qui permet de les afficher sur le tableau de cette équipe.
Elle donne accès. Tous les membres d’une équipe voient automatiquement toutes les tâches et tous les tableaux appartenant à cette équipe. Vous n’avez pas besoin de partager un tableau d’équipe avec chaque personne individuellement.

C’est ce deuxième point qui est essentiel. Avec un tableau de tâches de projet, c’est vous qui décidez qui y a accès en ajoutant des personnes au tableau. Avec un tableau d’équipe, l’accès dépend de l’appartenance à l’équipe : ajoutez quelqu’un à l’équipe et il voit le tableau, retirez-le et il ne le voit plus.

Remarque : un membre du personnel ne peut être ajouté à une équipe que s’il peut voir le module Tâches. Au-delà de cela, il n’a pas besoin d’autorisation particulière pour consulter, modifier ou supprimer les tâches des autres membres du personnel sur un tableau auquel il a accès.

Créer une équipe

Accédez au module Configuration > Équipes.
Cliquez sur + Ajouter une équipe.
Saisissez le nom de l'équipe.
Sélectionnez les membres de l'équipe dans la liste.
Confirmer.
Sauvegardez.

Un membre du personnel peut appartenir à plusieurs équipes. Une personne qui conçoit et dirige l’atelier peut faire partie des deux équipes et verra les tableaux des deux équipes.

Les membres du personnel reçoivent une notification lorsqu’ils sont ajoutés à une équipe ou retirés de celle-ci, afin qu’ils sachent qu’un nouveau tableau est apparu dans leur module Tâches.

Modifier une équipe

Vous pouvez modifier une équipe pour en retirer un membre, en ajouter de nouveaux ou changer le nom de l’équipe.

Accédez au module Configuration > Équipes.
Sélectionnez une équipe, puis cliquez sur Modifier.
Apportez les modifications nécessaires.
Confirmer.
Sauvegardez.

Associer une tâche à une équipe

C’est en associant une tâche à une équipe que celle-ci apparaît sur le tableau de cette équipe. Pour ce faire, rendez-vous dans la tâche elle-même, en utilisant le champ Équipes. Consultez l'article sur l'utilisation des tâches.

Associer une tâche à une équipe n'est pas la même chose que de l'attribuer. Une tâche peut être associée à l'équipe de conception afin que toute l'équipe puisse la voir, tout en étant attribuée à un seul concepteur ou à personne pour le moment, ce qui est un moyen pratique de mettre de côté un travail que l'équipe reprendra plus tard.

Remarque : une tâche peut être associée à plusieurs équipes.

Tableaux de tâches d'équipe

Un tableau de tâches d'équipe affiche les tâches associées à une équipe, tous projets confondus.

Les tableaux d’équipe sont créés dans le module Tâches, et chaque tableau appartient à une équipe. Une fois qu’un tableau est publié pour l’équipe, tous les membres de cette équipe peuvent le voir.

Créer un tableau de tâches d’équipe

Accédez au module Tâches.
Cliquez sur Ajouter un tableau de tâches.
Entrez un nom pour le tableau de tâches.
Sélectionnez la ou les équipes auxquelles appartient le tableau.
Confirmez.

Une fois que vous avez confirmé, un tableau de tâches d'équipe est créé. Le tableau s’ouvre vide, et vous pouvez soit créer des tâches directement sur le tableau, soit associer des tâches existantes à ce tableau depuis la tâche elle-même. Le tableau est partagé avec les membres de votre équipe dès sa création.

Astuce Rentman : pour ajouter quelqu’un à un tableau d’équipe, ajoutez-le à l’équipe. Il n’y a pas d’étape de partage distincte, et il n’est pas possible de donner à une personne l’accès à un tableau d’équipe sans l’intégrer à l’équipe.

Si un tableau ne vous concerne pas, vous pouvez le masquer sur votre propre liste sans que cela n'affecte personne d'autre. Découvrez comment masquer un tableau.

Questions fréquentes

Un membre du personnel peut-il faire partie de plusieurs équipes ?

Oui. Il peut voir les tableaux de toutes les équipes dont il fait partie.

Dois-je partager le tableau d’une équipe avec chaque personne séparément ?

Non. Tous les membres de l’équipe voient automatiquement les tableaux de l’équipe. Le partage personne par personne s’applique aux tableaux de tâches de projet, pas aux tableaux d’équipe.

Puis-je donner à quelqu'un l'accès à un tableau d'équipe sans l'ajouter à l'équipe ?

Non. L’accès à un tableau d’équipe est lié à l’appartenance à l’équipe. Si vous souhaitez partager du travail avec une personne extérieure à l’équipe, partagez plutôt le tableau des tâches du projet concerné avec cette personne.

Quelle est la différence entre un tableau des tâches d’équipe et un tableau des tâches de projet ?

Un tableau des tâches de projet affiche un projet pour l’ensemble des équipes. Un tableau des tâches d’équipe présente une équipe pour l’ensemble des projets. La plupart des utilisateurs ont recours aux deux : le tableau de projet pour vérifier si un projet est en bonne voie, et le tableau d’équipe pour voir ce qu’ils ont personnellement à faire.

Quelqu’un vient de rejoindre l’équipe. Cette personne voit-elle les tâches antérieures à son arrivée ?

Oui. Un tableau est une vue filtrée des tâches, et non un historique des membres qui faisaient partie de l’équipe à un moment donné. Un nouveau membre voit tout ce qui se trouve actuellement sur le tableau.

Puis-je associer une tâche à une équipe sans l'attribuer à qui que ce soit ?

Oui, et c’est une méthode de travail très pratique. La tâche apparaît sur le tableau de l’équipe où n’importe quel membre de l’équipe peut la prendre en charge, et le responsable peut être désigné lorsque quelqu’un commence à y travailler.

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