In questo articolo ti guidiamo passo dopo passo nella creazione e nella gestione degli ordini di acquisto per la manodopera sulla piattaforma.

Che cos’è un ordine di acquisto per la manodopera?

Un ordine di acquisto per la manodopera definisce un accordo tra la tua azienda e un freelance per un progetto specifico. Serve a garantire che autorizzazioni e budget siano approvati prima dell’inizio dei lavori, offre una traccia chiara per contabilità e revisioni e stabilisce in modo esplicito ambito, responsabilità e aspettative sia per il cliente sia per il fornitore del servizio.

Esempi pratici

Assunzione di tecnici temporanei per un evento

Una società di produzione ha bisogno di tre tecnici audio per un evento di due giorni. Poiché i tecnici vengono ingaggiati tramite un’agenzia esterna, l’azienda crea un ordine di acquisto per la manodopera che specifica:

Il numero di tecnici
Date e orari dell’evento
Tariffa oraria
Costo totale stimato

Verifica delle fatture dei freelance da parte dell’amministrazione

Al termine di un festival musicale di tre giorni, il reparto amministrativo riceve le fatture di diversi subappaltatori audiovisivi, come tecnici luci, fonici e macchinisti. Ogni fattura viene confrontata con gli ordini di acquisto per la manodopera approvati, per verificare la correttezza di ore lavorate, ruoli, spese e tariffe. Una fattura con un’indennità giornaliera anomala viene segnalata per un controllo approfondito; una volta confermati tutti i dettagli, il pagamento viene autorizzato.

Come iniziare a usare i gli ordini di acquisto per la manodopera

Per utilizzare gli ordini di acquisto per la manodopera è necessario completare alcune configurazioni iniziali:

Impostare i permessi dei ruoli utente
Configurare le spese del personale
Configurare le tariffe del personale

Permessi dei ruoli utente

Per consentire a un utente di creare e gestire gli ordini di acquisto per la manodopera, è necessario assegnare specifici permessi al suo ruolo utente nel modulo settings Configurazione.

Permessi richiesti

Configurare le spese del personale

Le spese del personale sono costi aggiuntivi rispetto alle tariffe standard di manodopera, che possono essere visualizzati sugli ordini di acquisto per la manodopera creati su Rentman. Sono suddivise in quattro categorie: Catering, Viaggi, Alloggio, Altro. Per assicurarti che vengano incluse correttamente, devi associarli alle attività.

Configurare le tariffe del personale

Le tariffe della personale rappresentano il costo attribuito a ciascun membro o attività (ruolo) per il lavoro svolto. Possono essere espresse su base oraria, giornaliera o per evento.

Le tariffe possono essere definite in anticipo e poi assegnate alle attività o ai singoli membri del personale.
È inoltre possibile impostare una tariffa personalizzata per un collaboratore specifico, ad esempio in presenza di un accordo particolare.

Spese del personale

Oltre alle normali tariffe, nell'ordine di acquisto per la manodopera puoi includere costi aggiuntivi legati al personale, chiamati spese del personale, come pasti o spese di viaggio. Su Rentman queste spese sono suddivise in quattro categorie: Catering, Viaggi, Alloggio e Altro.

Nota: negli account statunitensi viene usato il termine Lodging al posto di Alloggio e Meals al posto di Catering.

Creare un ordine di acquisto per la manodopera

Apri il progetto desiderato dal modulo table_chart Progetti
vai alla scheda Pianificazione personale;
passa con il mouse sul nome del membro della personale pianificato per cui vuoi creare un ordine di acquisto per la manodopera;
clicca su more_vert accanto a menu_openDettagli
selezione Aggiungi all'ordine di acquisto;
Conferma
compila il modulo dell’ordine di acquisto con le informazioni necessarie;
Salva

Nella scheda Pianificazione personale del tuo progetto, usa il filtro Membri del personale per visualizzare tutte le attività assegnate a uno specifico membro.

Creare ordini di acquisto per la manodopera in blocco

Apri il progetto desiderato dal modulo table_chart Progetti
vai alla scheda Pianificazione personale;
seleziona i membri del personale per cui vuoi creare un ordine di acquisto per la manodopera;
dalla barra blu in alto, clicca sull’icona more_vert;
seleziona Aggiungi all’ordine di acquisto;
Conferma
usa chevron_left e chevron_right nell’angolo in alto a destra dello schermo per passare all'ordine di acquisto per la manodopera successivo o precedente;
quando viene visualizzato il modulo dell’ordine di acquisto, inserisci tutte le informazioni necessarie;
Salva

Aggiungi all’ordine di acquisto

La finestra Aggiungi all’ordine di acquisto viene visualizzata quando crei uno o più ordini di acquisto per la manodopera e mostra un riepilogo delle operazioni che stai per eseguire.

Se per il personale selezionato non esiste ancora un ordine di acquisto per la manodopera nel sottoprogetto selezionato, oppure se quello esistente è stato completato o annullato, verrà creato un nuovo ordine per ciascun membro del personale.
Se invece esiste già un ordine di acquisto per la manodopera con uno stato diverso da Completato o Annullato, i membri del personale selezionati verranno aggiunti ai rispettivi ordini già esistenti.

Confronto dei costi

Per verificare che l’importo approvato dell’ordine di acquisto per la manodopera corrisponda al costo finale effettivo, puoi utilizzare la riga Confronto costi. Per maggiori dettagli, consulta l’articolo dedicato.

Stato e storico degli ordini di acquisto per la manodopera

Durante il processo di creazione, un ordine di acquisto per la manodopera attraversa diversi stati. È possibile visualizzare l’intero processo nella sezione Cronologia degli ordini d'acquisto. Per capire come funziona la sezione dello Storico degli ordini di acquisto e il significato di ciascuno stato, consulta questo articolo.

Gli stati degli ordini di acquisto per la manodopera sono gli stessi degli ordini di acquisto standard. Tuttavia, il flusso di lavoro può variare e non tutti gli stati sono sempre necessari. Ad esempio, l’approvazione potrebbe non essere richiesta, ma ogni ordini di acquisto per la manodopera deve comunque essere impostato su “Approvato” prima dell’invio.

Creare un documento

Dopo l’approvazione dell’LPO, puoi generare un documento e inviarlo al membro del personale.

Nella scheda Ordini di acquisto del progetto seleziona l’ordine desiderato;
nella barra blu in alto, clicca su Modifica;
seleziona Crea documento;
scegli il modello di documento e la carta intestata;
clicca su Genera

Modello di documento

Per impostazione predefinita, viene utilizzato un unico modello sia per gli ordini di acquisto per la manodopera, sia per gli ordini di acquisto standard. È possibile aggiungere al modello un modulo informativo chiamato "Dettaglio dei costi del personale", che mostra le spese del personale solo negli ordini di acquisto per la manodopera.

Vai al modulo settings Configurazione >Comunicazione>Modelli di documento;
seleziona il modello Ordine di acquisto;
nella barra blu in alto, fai clic su Modifica;
duplica il modello cliccando su Clicca qui per duplicare il modello nella parte superiore della pagina;
nel menu a destra, fai clic su add_circle ;
trascina il modulo Dettagli dei costi del personale dalla colonna di destra nella sezione del documento che preferisci;
Salva. Suggerimento: in alternativa, puoi utilizzare due modelli separati: mantieni il modello originale per gli ordini di acquisto standard e crea una copia dedicata agli ordini di acquisto per la manodopera, includendo il modulo Dettagli dei costi del personale per visualizzare le spese del personale

Domande frequenti

Perché un ordine di acquisto per la manodopera che è stato annullato non appare più nel progetto?

Quando un ordine di acquisto per la manodopera viene annullato, viene rimosso dalla scheda Ordini di acquisto del progetto, ma rimane consultabile nel sottomodulo.

Perché i totali degli ordini di acquisto per la manodopera non corrispondono al budget del progetto?

Questo accade se le spese del personale vengono modificate dopo l’approvazione dell’ordine. La riga di confronto dei costi evidenzia le differenze.

Perché il membro del personale appare come “fornitore” nell’ordine di acquisto?

Gli ordini di acquisto per la manodopera seguono la stessa struttura degli ordini di acquisto standard. Per questo motivo, il membro del personale per cui viene creato l’ordine viene indicato come fornitore. Se nel campo Nome azienda della sezione Dati aziendali della scheda Dettagli amministrativi del profilo del personale è stato inserito un valore, sarà quello a comparire come fornitore nell’ordine. In caso contrario, verranno utilizzati il nome e il cognome della persona.

Un ordine di acquisto per la manodopera può includere subnoleggi?

No. Solo gli ordini di acquisto standard possono includere subnoleggi.

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Permesso	Azioni richiesta	Perché
Power user	È necessario essere un power user	Alcuni dei permessi elencati di seguito, contrassegnati dall’icona , sono disponibili solo per i power user.
Pianificazione	Attivato	Necessario per accedere al permesso “Modifica programma”.
Pianificazione > Modifica programma	Selezionato	Consente l’accesso alla scheda di pianificazione del personale nei progetti, dove vengono creati gli ordini di acquisto per la manodopera.
Ordini di acquisto	Attivato	Necessario per accedere alla funzionalità degli ordini di acquisto per la manodopera.
Ordini di acquisto > Ordini di acquisto visibili	"Tutti gli ordini di acquisto"	Necessario per aggiungere attività del personale agli ordini di acquisto.
Ordini di acquisto > Crea e modifica ordini di acquisto	"Tutti gli ordini di acquisto"	Consente di aggiungere informazioni anche agli ordini di acquisto per la manodopera creati da altri utenti.
Ordini di acquisto > Approva ordini di acquisto	Selezionato	Necessario per approvare autonomamente un ordine di acquisto.
Ordini di acquisto > Annulla ordini di acquisto	Selezionato	Necessario per annullare un gli ordini di acquisto per la manodopera.
Ordini di acquisto > Completa ordini di acquisto	Selezionato	Necessario per contrassegnare un ordine di acquisto per la manodopera come “Completato”.
Ordini di acquisto > Aggiungere attività del personale agli ordini di acquisto	Selezionato	Necessario per creare un ordine di acquisto per la manodopera.

Ordine di acquisto per la manodopera