Su Rentman, un'attività è una mansione o un lavoro per un progetto. Quando configuri le attività, è necessario specificare cosa deve essere fatto, entro quando e quante persone sono necessarie. Una volta fatto ciò, assegna alle attività i membri del personale e i veicoli.
Che cos è un'attività?
Un'attività è un compito che deve essere eseguito e può essere collegata al tuo calendario per avere una propria durata se non vuoi specificare degli orari esatti.
È possibile creare un'attività unica per un singolo progetto o creare un'attività predefinita da utilizzare per ogni progetto futuro.
Una volta create le attività del personale e di trasporto, è possibile pianificare e aggiungere attività a diversi progetti.
Le attività possono essere pianificate in gruppi di attività che possono essere collegati al tuo calendario.
Attività del personale e di trasporto
Su Rentman sono presenti due tipi di attività: Personale e Trasporto. A eccezione del calcolo del prezzo, queste attività sono essenzialmente molto simili. Per le attività del personale è previsto il calcolo del prezzo su base oraria, mentre per le attività di trasporto il prezzo si basa sulla distanza percorsa.
Attività predefinite e attività uniche
Impostare le attività predefinite
L'impostazione di attività predefinite accelera il processo di pianificazione, perché è possibile riutilizzarle per ogni progetto.
È inoltre possibile modificare i ruoli utente di altri power user per impedire loro di modificare, creare o eliminare le attività predefinite.
Aggiungere un'attività predefinita
- Apri un progetto e vai alla scheda Personale e Trasporto;
- nella barra laterale a sinistra, clicca sull'icona + e seleziona settings Gestisci le attività predefinite;
- clicca su Crea attività predefinita arrow_drop_down
-
scegli tra Attività del personale e Attività di trasporto;
- compila le opzioni delle attività;
- Salva
- Apri un progetto e vai alla scheda Personale e Trasporto;
- nella barra laterale a sinistra, clicca sull’icona + ;
- scegli tra Aggiungi attività predefinita per il personale e Aggiungi attività predefinita per il trasporto;
- compila le opzioni delle attività;
- Salva
Modificare un'attività predefinita
- Apri un progetto e vai alla scheda Personale e Trasporto;
- nella barra laterale a sinistra, clicca sull'icona + e seleziona settings Gestisci le attività predefinite;
- seleziona un'attività predefinita;
- clicca su edit Modifica in cima alla colonna per modificare l’attività;
- apporta le modifiche desiderate;
- Salva
- Apri un progetto e vai alla scheda Personale e Trasporto;
- seleziona un’attività predefinita;
- clicca su edit in cima alla colonna per modificare l’attività;
- apporta le modifiche desiderate;
- Salva
Tariffa oraria e fissa
Per la stessa attività, è possibile applicare sia una tariffa fissa che una tariffa oraria.
In questo caso ti suggeriamo di creare due attività separate, una con tariffa oraria e una con tariffa fissa. Puoi dare a queste due attività lo stesso nome esterno ma nomi interni diversi, in modo da non confonderti e da non far vedere ai tuoi clienti la differenza.
Opzioni delle attività
Le attività hanno diversi tipi di opzioni. Qui di seguito ti spieghiamo il significato di queste opzioni.
- Nome esterno: il nome visualizzato in preventivi, contratti e fatture.
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Nome interno: il nome visualizzato nelle liste di contatti e nella pianificazione del personale.
- Cartella: puoi organizzare le tue attività predefinite in cartelle. Scopri di più sulla struttura delle cartelle leggendo questo articolo.
- Mostra nella pianificazione: il personale può essere pianificato o meno per questa attività.
- Periodo di utilizzo: il periodo importante per il cliente. Se si dispone di un add-on per i preventivi e le fatture, questo è il periodo per il quale il cliente viene addebitato.
- Periodo di pianificazione: il periodo importante per il responsabile della pianificazione e per il membro del personale, in quanto si tratta del periodo in cui quest´ultimo è impegnato.
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Pausa: durata della pausa (solo per le attività del personale).
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Prezzo
Preventivi e fatture- Il prezzo che viene addebitato al cliente per l'attività. È possibile applicare un prezzo orario/chilometrico, un prezzo fisso o combinare le due cose. È anche possibile scegliere tra le tariffe personalizzate per il personale che possono essere impostate nel modulo settings Configurazione.
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Costi
Pianificazione del personale Pro- Questi sono i tuoi costi. È possibile applicare un prezzo orario/chilometrico, un prezzo fisso o combinare le due cose. Puoi anche scegliere tra le tariffe personalizzate per il personale che possono essere impostate nel modulo settings Configurazione.
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Classe IVA
Preventivi e fatture- Seleziona la classe IVA da utilizzare per l'attività.
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Libro mastro
Preventivi e fatture- il libro mastro predefinito della fattura assegnato a questa attività.
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Includi nel prezzo
Preventivi e fatture - Deseleziona questa opzione per escludere l'attività dal calcolo del prezzo.
- La distanza dal tuo magazzino alla location (solo per le attività di trasporto).
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Travel time before/after
Pianificazione del personale Pro- Il tempo di viaggio necessario per raggiungere la location. Questo dato è visibile per il responsabile della pianificazione e può essere utilizzato per selezionare se i membri del personale devono raggiungere il luogo con un veicolo o meno.
- Puoi aggiungere tag alle attività e ai membri del personale per trovare la persona giusta per ogni lavoro in modo più semplice ed efficiente utilizzando l'elenco del personale.
Ti ricordiamo che i tag aggiunti alle attività e ai membri del personale devono essere esattamente gli stessi per essere visualizzati nell'elenco "Tag corrispondenti".
- vai al modulotable_chart Progetti, aprine uno e vai alla scheda Personale e trasporto;
- seleziona un'attività dal menu a sinistra e clicca su edit Modifica;
- alla voce Tag, aggiungine di nuovi o modifica quelli esistenti. È possibile aggiungere più tag a ciascuna attività.
- Seleziona un cliente, un responsabile della pianificazione o un membro del personale e inserisci un commento che verrà utilizzato nelle comunicazioni con queste persone.