Quando inizi ad implementare Rentman, puoi importare rapidamente tutti i tuoi contatti. In questo articolo spieghiamo passo per passo come.
Ecco cosa ti serve prima di importare i tuoi contatti::
Un file .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) oppure .csv con le informazioni dei tuoi contatti. Se non ne hai ancora uno, puoi scaricare il modello dalla finestra di importazione in Rentman.
- Usa intestazioni chiare (titoli) nella prima riga del file.
- Non importare più di 64 colonne alla volta.
- Includi almeno le informazioni più importanti (es. Nome, Cognome, Cartella).
- Il percorso della cartella di un elemento deve essere specificato nella colonna Cartella, ad esempio: Freelanc/tecnici audio.
- Assicurati che il file non contenga più fogli (solo uno per file).
- Non inserire immagini nel file .xlsx. Puoi aggiungerle successivamente nel software.
- Verifica che tutte le informazioni siano inserite come testo, senza formattazioni (grassetto, corsivo, colori, ecc.).
- Crea una struttura di cartelle logica nel modulo contact_phone Contatti per trovare i tuoi contatti più velocemente.
Importare contatti di riferimento
Se un contatto utilizza anche persone di riferimento, puoi creare colonne specifiche nel file dei contatti che contengano le informazioni di ciascuna persona. Queste colonne sono utili perché ogni persona di riferimento associata a un contatto principale può avere numero di telefono, email e altre informazioni proprie.
Nel tuo file, le colonne per i contatti di riferimento potrebbero avere un aspetto simile a questo:
Crea più contatti di riferimento per ogni contatto
Se il contatto che desideri aggiungere ha più di un contatto di riferimento, puoi comunque importarli tutti in una sola volta. Per importare più contatti di riferimento, è necessario che ciascun referente abbia una riga dedicata nel file di importazione. Ogni riga deve contenere le informazioni sia del contatto principale che di quello di riferimento, come mostrato in giallo nell'esempio qui sotto.
Importa il file
- Vai al modulo contact_phone Contatti;
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clicca sull'icona more_vert e seleziona Importa;
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scegli il tipo di importazione:
Importa tutte le righe come nuovo elemento Rentman crea un nuovo contatto per ogni riga. Aggiungi nuovi articoli e aggiorna articoli esistenti Se desideri aggiornare i contatti già presenti nel tuo database, leggi il nostro articolo su come aggiornare i dati. Aggiungi nuovi elementi e salta quelli già esistenti Rentman non importerà i contatti già presenti nel tuo database. - indica se desideri importare referenti associati ai tuoi contatti;
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carica un file dei contatti conforme ai "Termini" indicati;
Se non hai ancora un file con i tuoi contatti, puoi scaricare il nostro modello facendo clic sul pulsante "Scarica un file di esempio qui". - indica se il tuo file contiene un’intestazione (titoli delle colonne). Se selezioni “Sì”, la prima riga del file non verrà importata;
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per ogni colonna, il sistema abbina i nomi delle intestazioni con i nomi delle colonne presenti in Rentman. Controlla che tutti gli abbinamenti siano stati effettuati correttamente e correggi dove necessario;
Se hai selezionato “Sì” per l’importazione dei contatti di riferimento al Punto 4, il sistema proverà ad abbinare le colonne del tuo file alle colonne dei Contatti o di quelli di riferimento. Verifica che tutti gli abbinamenti siano corretti e modifica se necessario. - fai clic su “Passaggio successivo” quando tutte le colonne sono state abbinate correttamente;
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seleziona una cartella principale all'interno della tua struttura di cartelle. La cartella principale è quella al vertice e conterrà la struttura delle tue cartelle. I nuovi elementi verranno inseriti in questa cartella. Se hai definito delle cartelle nel file di importazione, questi elementi verranno collocati nella cartella principale selezionata;
Attenzione: se il file dei contatti non contiene una colonna Cartella, tutti i contatti verranno inseriti nella stessa cartella principale. Questo potrebbe rendere difficile la loro organizzazione e ricerca. Ti consigliamo di creare una tua struttura di cartelle e specificare il percorso corretto nella colonna Cartella. -
facoltativo: se hai selezionato "Aggiungi nuovi elementi e salta righe duplicate" oppure "Aggiorna gli elementi esistenti con nuovi dati" al Passaggio 3, devi selezionare le colonne di corrispondenza, affinché il sistema sappia quali voci aggiornare. Ad esempio, se stai aggiornando i contatti di riferimento di tutti i contatti, potresti selezionare “Nome” come colonna di corrispondenza, in quanto è univoca per ogni contatto e non viene aggiornata. La colonna di corrispondenza non deve mai essere quella che stai cercando di aggiornare.
Attenzione: le colonne utilizzate per la corrispondenza non devono contenere valori duplicati nel file di importazione, poiché servono per identificare quali elementi o numeri di serie devono essere saltati. -
fai clic su “Passaggio successivo” e controlla un’anteprima dei tuoi dati un’ultima volta.
Nota: verranno mostrate solo le prime 10 righe.
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clicca su Importa;
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dopo il completamento dell'importazione, verrà visualizzata una finestra con i risultati. Se l’importazione è andata a buon fine, puoi Chiudere la finestra oppure scegliere “Visualizza contatti importati”. Se l’importazione è fallita (parzialmente o totalmente), consulta la sezione successiva.
Risolvere i problemi con l'importazione
A volte l'importazione può fallire (in maniera parziale o totale). Se succede, nel popup con i risultati trovi informazioni come:
- Quali righe non sono state importate
- Perché
- Quali righe sono state importate correttamente
Alcune delle motivazioni più comuni sono:
- Troppi dati: alcuni file potrebbero essere troppo pesanti da elaborare. Se questo è il caso, elimina l'ultima importazione, dividi la lista in file più piccoli e importali separatamente.
- Formattazione sbagliata: tutte le informazioni nel file devono essere in formato 'Testo' e senza formattazione (corsivo, grassetto, sfondo colorato ecc).
- Più schede: se il tuo file ha varie schede non è possibile importarlo su Rentman.
Cancella un'importazione
Se un'importazione fallisce, la scelta migliore è cancellarla e rifare tutto da capo. Ogni volta che importi una lista, Rentman crea un tag con il formato "import-data-ora". Seleziona questo tag ed elimina tutti gli elementi connessi.
Aggiorna contatti
Se hai già importato la tua lista contatti ma hai bisogno di apportare modifiche in blocco, puoi aggiornare gli elementi presenti nel tuo database.
Importa i campi aggiuntivi
- Imposta i tuoi campi aggiuntivi nel modulo settings Configurazione;
- crea una colonna con i campi aggiuntivi nel tuo file .xlsx;
- quando importi il file, abbina la colonna col campo aggiuntivo (la trovi nella sezione "Extra" della scelta delle colonne.