Quando inizi ad implementare Rentman, puoi importare rapidamente tutti i tuoi contatti. In questo articolo spieghiamo passo per passo come.
Puoi anche aggiungere un contatto alla volta nel modulo Contatti, invece di importare un file per intero.
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Prima di iniziare
Ecco di cosa hai bisogno per importare la tua lista dei contatti:
- Un file .xlsx o .csv con le informazioni dei tuoi contatti. Se non ne hai uno, puoi usare uno dei nostri modelli che trovi in fondo all'articolo. Nell'ultima parte di questo articolo trovi anche alcuni consigli su come preparare al meglio il tuo file.
- Una struttura delle cartelle nel modulo contact_phone Contatti che sia chiara e logica per te. Questo ti permette di essere organizzato/a, e trovare più facilmente i tuoi contatti. Se non crei una struttura delle cartelle, Rentman ne creerà una automaticamente. Nel file, la struttura delle cartelle è dettata dalla colonna "Cartella"
Colonne dei Contatti di riferimento
Se un contatto è un'azienda, probabilmente ti interfacci con delle persone in particolare per quell'azienda. In questo caso puoi creare delle colonne per i contatti di riferimento con informazioni relative a quelle persone, come numero di telefono, indirizzo email etc.
Nel tuo file, le colonne dei contatti di riferimento potrebbero essere così:
Crea più contatti di riferimento per un solo contatto
Se hai più di un contatto di riferimento per un'azienda, puoi comunque importarli insieme. Ricordati però di creare una nuova riga per ogni contatto di riferimento (tenendo le stesse informazioni riguardo al contatto/azienda, come nell'esempio qui sotto).
Importa il file
- Vai al modulo contact_phone Contatti
- Clica sull'icona more_vert accanto a + Aggiungi contatto e seleziona Importa.
- Scegli il tipo di importazione
- Importa tutte le righe come nuovo elemento: Scegli questa opzione se il tuo database è vuoto o sei sicuro che i contatti che aggiungi non sono già presenti.
- Aggiungi nuovi articoli e aggiorna articoli esistenti: Scegli questa opzione se hai già importato dei contatti e vuoi aggiornare dei dettagli di quelli esistenti.
- Aggiungi nuovi elementi e salta quelli già esistenti: Scegli questa opzione se vuoi aggiungere nuovi contatti senza cambiare i dettagli di quelli già presenti.
- Scegli se importare anche i contatti di riferimento (vedi paragrafo precedente).
- Fai clic su 'Passo successivo'
- Carica un file che rispetti le condizioni elencate
Se non hai ancora un modello di file da cui cominciare, scarica il nostro da questo articolo o facendo clic su 'Scarica un file di esempio' - Se nel tuo file ci sono intestazioni seleziona la casella 'Contiene intestazione' per evitare di importare anche la riga con le intestazioni.
- Per ogni colonna, il sistema cercherà di far combaciare l'intestazione del file con le colonne di Rentman. Controlla che questa operazione sia avvenuta correttamente, e modifica dove necessario.F
Se hai scelto "Sì" all'importare anche i contatti di riferimento, dovrai scegliere per ogni colonna se appartiene a un contatto o a un contatto di riferimento. - Fai clic su 'Passo successivo'
- Seleziona la cartella principale della tua struttura di cartelle. La cartella principale è quella che contiene tutte le sottocartelle. Normalmente dovresti semplicemente scegliere la cartella principale.
Attenzione: Se nel tuo file non c'è una colonna Cartella tutti i contatti finiranno nella stessa cartella. Quindi non saranno organizzati, e sarà più difficle trovare un contatto. Consigliamo di creare la tua struttura delle cartelle e specificare il corretto percorso delle cartelle dei tuoi contatti nella colonna Cartella. - Opzionale: Se hai scelto "Aggiungi nuovi articoli e aggiorna articoli esistenti" o "Aggiungi nuovi elementi e salta quelli già esistenti", devi scegliere le colonne da abbinare per far capire al sistema quali righe sono già esistenti. Per esempio, se stai aggiornando tutti i contatti di riferimento potresti scegliere la colonna "Nome" in quanto unica per ogni contatto. È importante ricordare che la colonna da abbinare non può essere quella che viene aggiornata.
Attenzione: Queste colonne non possono avere doppioni (due righe con lo stesso valore). - Fai clic su 'Passo successivo' e dai un'occhiata alla preview (vengono mostrate solo le prime dieci righe).
- Importa
- Una volta importato il file, comparirà un popup con i risultati. Se l'importazione è andata a buon fine puoi vedere i contatti o chiudere il popup. Se ci sono stati dei problemi, leggi la sezione successiva.
Risolvere i problemi con l'importazione
A volte l'importazione può fallire (in maniera parziale o totale). Se succede, nel popup con i risultati trovi informazioni come:
- Quali righe non sono state importate
- Perchè
- Quali righe sono state importate correttamente
Infondo ai risultati puoi scaricare un file con tutte le righe che non sono state importate e una spiegazione del perchè.
Alcune delle motivazioni più comuni sono:
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Troppi dati - Alcuni file potrebbero essere troppo pesanti da elaborare. Se questo è il caso, elimina l'ultima importazione, dividi la lista in file più piccoli e importali separatamente.
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Formattazione sbagliata - Tutte le informazioni nel file devono essere in formato 'Testo' e senza formattazione (corsivo, grassetto, sfondo colorato ecc).
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Più schede - Se il tuo file ha varie schede non è possibile importarlo su Rentman.
Prepara la tua lista dei contatti
Molti utenti Rentman hanno già una lista dei contatti. Per l'importazione, il file con la lista deve essere in formato .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) o .csv. Ecco come preparare il tuo file in maniera ottimale:
- È consigliato avere delle intestazioni (o titoli) chiari per le varie colonne nella prima riga del tuo file.
- Non importare più di 64 colonne
- Nel tuo file, alcune colonne sono necessarie per Rentman. Altre sono invece facoltative.
- Indica la giusta cartella per ogni contatto nella colonna Cartella usando questo formato:
Clienti/Lazio/Matrimoni - Assicurati che nel file non ci siano più schede
- Assicurati che nel file non ci siano righe vuote
- Non inserire immagini nel file
- Assicurati che nel file non ci siano formattazioni e tutte le caselle siano in formato "Testo"
Puoi scaricare il nostro modello alla fine di questo articolo. Usalo come riferimento, o per creare il tuo file.
Cancella un'importazione
Se un'importazione fallisce, la scelta migliore è cancellarla e rifare tutto da capo. Ogni volta che importi una lista, Rentman crea un tag con il formato "import-data-ora". Seleziona questo tag ed elimina tutti gli elementi connessi.
Aggiorna contatti
Leggi questo articolo per sapere come aggiornare i tuoi contatti.
Importa i campi aggiuntivi
- Crea una colonna con i campi aggiuntivi nel tuo file .xlsx
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Quando importi il file, abbina la colonna col campo aggiuntivo (la trovi nella sezione "Extra" della scelta delle colonne.